Адаптация персонала
Сущность и виды адаптации персонала
Работник, прошедший отбор и занявший вакантную должность, встречается с новой трудностью – знакомством и приспособлением к новым правилам и ценностям организации, режиму работы, специфики выполнения трудовых функций, коллективу. Такое приспособление называется адаптацией. От того, насколько она будет правильно организована, с точки зрения управления персоналом, зависит эффективность организации в целом и степень удовлетворенностью работой новичка в частности.
Адаптация – (от лат. «аdaption» – «приспособляю») – взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда.
Основная цель адаптации связана с уменьшением стартовых издержек, вызванных менее эффективным выполнением трудовых функций нового работника, в связи с отсутствием информации, опыта, психологическими трудностями и так далее.
Специалисты к адаптационным целям относят:
- экономию времени руководителей подразделений и опытных специалистов – в период адаптации новый работник задает много и часто вопросы, отвлекающие персонал от непосредственного выполнения своих трудовых функций;
- уменьшение обеспокоенности у нового работника от неправильного выполнения трудовых функций, от постоянной необходимости обращаться за помощью к коллегам и прочее;
- повышение уровня удовлетворенности работой, ассимиляции в организации и, как следствие, сокращение текучести кадров.
Указание адаптационных целей, полезно и необходимо организации.
Наиболее популярной классификацией адаптации специалисты считают деление ее на два вида:
– первичную, когда в организацию приходит работник без опыта трудовой деятельности, т. е. выпускники, получившие общее или профессиональное образование. Такие работники не имеют ни практических навыков, ни, что самое главное, опыта работы в коллективе. Первичная адаптация требует особого внимания, временных, психологических и денежных затрат. Она должна быть тщательно спланирована и организована, предполагать наличие наставника, использование различных методов вовлечения персонала в организационную среду. Поэтому к сожалению, большинство компаний стремится брать на работу опытных работников;
– вторичную, когда в организацию приходят работники с опытом работы в других организациях. Такая адаптация проходит значительно быстрее и не требует больших затрат. Однако не всегда предыдущий опыт работника может положительно отразиться на деятельности организации. Поэтому вторичную адаптацию также необходимо организовать и контролировать со стороны кадровой службы или руководителя организации.
Другая классификация адаптации представлена с точки зрения места прохождения. Выделяют производственную или трудовую, осуществляемую непосредственно в стенах организации, и внепроизводственную – за пределами компании.
Производственная (трудовая) адаптация состоит из следующих видов:
– профессиональной, характеризующейся освоением профессиональных знаний, умений и навыков; формированием личностных качеств, необходимых для достижения целей организации, и лояльности к ней. Такой вид адаптации предполагает оценку имеющихся знаний, умений, навыков и качеств, выявление их несоответствия требованиям организации, определение способов повышения уровня профессиональной адаптации;
– психофизиологической, т. е. постижение всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. Нагрузки во время трудовой деятельности могут быть физическими и психическими (уровень монотонности труда, ритм, удобство рабочего места, внешние факторы – шумы, вибрация). Время прохождения адаптации зависит от состояния здоровья и предыдущего опыта нового работника. Чаще всего достаточно быстро проходит такой вид при вторичной адаптации, а при первичной – работнику приходится затратить больше времени и сил;
– социально–психологической, определяющей социализацию нового работника в организации, т. е. вовлеченность его в систему взаимоотношений коллектива. При этом происходит знакомство не только с персоналом, но и с традициями, нормами жизни и ценностными ориентациями, а также формируется лояльность работника к организации, психологический комфорт и безопасность;
– организационно-административной адаптации, связанной со знакомством особенности организационного механизма управления, а также определением места своего подразделения и должности в общей системе целей и организационной структуре. Таким образом, этот вид адаптации направлен на изучение организационной структуры и документационного обеспечения компании (Положение о подразделении, должностная инструкция, Устав);
– экономической, направленной на изучение экономического механизма управления организацией, т. е. происходит знакомство и приспособление к новым условиям оплаты труда и различного рода выплатам, новой системой экономических стимулов и мотивов;
– санитарно-гигиенической, предполагающей ознакомление и принятие новых требований трудовой, производственной и технологической дисциплины, правил трудового распорядка. Такое знакомство происходит в первые рабочие дни. Работник должен изучить документацию, связанную с техникой безопасности и другими видами трудовой дисциплины в организации, и подписать документы, подтверждающие ознакомление и согласие на выполнение этих требований.
Внепроизводственная адаптация связана с привыканием к:
- новым бытовым условиям, возникающими при изменении местожительства или с сокращением времени на выполнение домашних дел;
- внепроизводственному общению с коллегами, опирающемуся на традиции и ценности в организации. Существуют компании, в которых есть четкие правила проведения внепроизводственного общения – от обучения работников во внерабочее время до организациях культурно–массовых мероприятий (походы в театр или кино, экскурсии, участие в КВН). В некоторых организациях, не придают этому значение. В том и другом случае новому работнику придется приспособиться;
- новому графику выходных дней и отпуска.
Такое разнообразие видов адаптации и сложность самого процесса предполагает определенную трудность приспособления новичка. Не случайно, статистика утверждает, что 90 % людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первые дни работы в новой организации. Чаще всего, высокая текучесть кадров в первый год свидетельствует о не эффективном управлении персоналом, а именно – об отсутствии системы адаптации в организации, т. е. никто не помог и не поддержал нового работника.
Поэтому кадровое подразделение должно систематически и планомерно осуществлять процесс адаптации нового работника в организацию.
Процесс адаптации работника в организации состоит из следующих этапов:
1. Оценка уровня подготовленности новичка. Такая оценка необходима для определения степени подготовленности нового работника и составления индивидуальной программы адаптации. Если компания имеет дело с первичной адаптацией, т. е. у работника нет опыта трудовой деятельности, то программа адаптации имеет длительный период времени и должна планироваться на каждый рабочий день. Если работник показал высокий уровень подготовленности, то такая программа будет рассчитана на короткий период времени, а период адаптации будет минимальным. Необходимо обратить внимание, что при любых условиях для новичка должна быть составлена программа адаптации.
2. Ориентация – это практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляют со стороны организации. Ориентацию должны осуществлять как руководители подразделений, так и сотрудники кадровой службы организации, которые совместно составляют программу ориентации.
3. Действительная адаптация. Этот этап состоит в непосредственном приспособлении нового работника к своей должности и трудовой деятельности, а также во включении его в межличностные отношения с коллегами. В этот период времени необходимо максимально организовывать поддержку новичку, а также регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.
4. Функционирование. Этот этап характеризуется разрешением трудностей, возникающих у нового работника в процессе адаптации.
Они могут быть как производственные, так и межличностные. Заканчивается этап переходом новичка к стабильной работе.
Учеными доказано, что при спонтанном развитии процесса адаптации этап функционирования наступает после 1–1,5 года работы. В то же время если этот процесс организовывать, то функционирование нового работника наступает уже через несколько месяцев (в среднем 3–6 мес.). Весомое сокращение адаптации новичка может принести значительную экономию средств, как материальных, так и психологических, и повысить эффективность организации в целом.
Поэтому для любой организации необходима программа ориентации, которая состоит из общей и специальной программ. Документ должен включать следующие вопросы:
- общее представление о компании (цели, приоритеты, традиции, нормы, продукция и ее потребители, информация о руководителях);
- политика организации (принципы кадровой политики, подбора, направления профессиональной подготовки и повышения квалификации, правила пользования телефоном, режим, охраны коммерческой тайны и так далее);
- особенности оплаты труда и стимулирования;
- дополнительные льготы (страхование, пособия, возможности обучения, наличие столовой и др.);
- охрана труда и соблюдение техники безопасности (меры предосторожности, правила поведения и др.);
- работник и его отношение с профсоюзом (права и обязанности, организация рабочих, коммуникация);
- служба быта (организация питания, наличие служебных входов, условия для парковки личных авто);
- экономические факторы (стоимость рабочей силы, стоимость оборудования, ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев).
Помимо этого специалисты выделяют два вида процесса адаптации работников, в зависимости от того пришел новый сотрудник в организацию или переведен внутри организации, т. е. произошла ротация. Во втором случае процесс адаптации проходит значительно быстрее, но и ему необходимо уделять внимание. В таком случае этапы процесса адаптации останутся теми, а программа ориентации или план ввода в должность сократится. В этом случае будет сделан акцент на дополнительное обучение, тренинги и семинары, особенно если это относится к вертикальной адаптации.
Управление адаптацией персонала и оценка ее эффективности
В успешной адаптации нового сотрудника, прежде всего, заинтересована организация, поскольку эффективность деятельности работника напрямую зависит от этого. С этой точки зрения необходимо профессионально организовать и управлять данным процессом для более оперативного и эффективного вовлечения новичка в трудовую деятельность.
Адаптация нового сотрудника зависит от ряда факторов, которые необходимо учитывать при планировании и управлении процессом. Чаще всего к таким факторам относят: нормы взаимоотношений в коллективе; уровень организации и условия труда; организационную и профессиональную структуру компании; характер и содержание труда в профессии; состояние производственной и технологической дисциплины; степень готовности рабочего места к трудовому процессу; правила трудового распорядка; систему организации труда.
Для начала перечисленные факторы необходимо выявить, определить степень их значимости и учитывать при организации адаптации работника.
Специалистами были определены следующие условия успешности адаптации:
- наличие и постоянное совершенствование механизма организации управления адаптации;
- использование различных методов деловой оценки, применяемых как при найме сотрудников, так и в процессе адаптации;
- имидж компании как работодателя, престиж профессии, и, как следствие, значимость для работника своего места в организации (т. е. насколько он дорожит своим рабочим местом);
- наличие гибкой системы мотивации, обучения работников в организации;
- личностные свойства адаптируемого сотрудника, связанные с его психологическими чертами, возрастом, семейным положением.
Успешная адаптация в основном зависит не от работника, а от того, насколько организован процесс адаптации в компании и как он управляется.
Управление адаптацией – это процесс активного воздействия на факторы, определяющие ее развитие и позволяющие снизить неблагоприятные последствия.
Под управлением адаптацией ученые рассматривают воздействие на механизм управления, состоящий из трех элементов:
- закрепление функций управления адаптацией за конкретным работником;
- организация технологии управления трудовой адаптацией;
- организация управления трудовой адаптацией.
Каждый элемент необходимо рассмотреть отдельно для того, чтобы понять, как эффективно управлять адаптацией в организации.
1. Закрепление функций управления адаптацией за конкретным работником.
Эффективное управление подразумевает под собой четкое закрепление конкретных трудовых функций за конкретным работником, а также постоянный контроль их выполнения. Функцию адаптации необходимо закрепить за работником, при этом чаще всего используют следующие варианты:
– выделяют подразделение (отдел) в организационной структуре системы управления персоналом, т. е. в кадровой службе организации есть подразделение, реализующее функцию адаптации. Это встречается крайне редко, только в крупных компаниях и при постоянной потребности в наборе нового персонала;
– выделяют специалиста (-ов) в кадровой службе или подразделениях, отвечающего за реализацию функции адаптации на предприятии, т. е. он должен разрабатывать и выполнять мероприятия по вовлечению нового сотрудника в коллектив и осуществлению им трудовых функций;
– развивают систему наставничества, которая должна обеспечить психологическую и организационную поддержку новичку.
Система предполагает наличие в коллективе опытного работника, который добровольно (нельзя забывать и про эффективное стимулирование), обладая определенным перечнем профессиональных знаний, умений и навыков, прошедшего обучение, закрепляется за новичком и реализует программу адаптации, сформированную в организации. Наставничество на практике показало всю успешность еще в советские годы и теперь возвращается в организации.
В настоящее время в компаниях система наставничества включает в себя конкретные мероприятия, повышающие ее эффективность, например, оценку и стимулирование наставников, контроль за их деятельностью, оценку степени удовлетворенности наставника и новичка.
– развивают структурные взаимосвязи системы управления персоналом (в частности, подразделения управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих зарубежных фирмах эта служба структурно включена в систему контроллинга.
2. Организация технологии управления трудовой адаптацией.
Технология управления адаптацией предполагает наличие и постоянное включение новых мероприятий, которые направлены на эффективное вовлечение работников в трудовую и не только деятельность организации. К основным мероприятиям, чаще всего используемых в компаниях, можно отнести:
– индивидуальную беседу руководителя с новичком, направленную на выявление ожиданий этого работника от должности и соотнесение этих ожиданий с целями компании. Такая беседа должна проводиться обязательно в первый день, на основании которой должен разрабатываться индивидуальный адаптационный план или адаптационная программа для работника;
– различные семинары, обучающие курсы, тренинги, направленные на получение недостающих знаний, умений и навыков новыми сотрудниками. Такие мероприятия проводятся либо собственными силами (сотрудниками кадровой службы, наставником), либо сторонними организациями. Это зависит от специфики деятельности компании и ее возможностей, а также от уровня и особенностей знаний, умений и навыков, которые необходимо получить новичкам;
– специальные ролевые игры, направленные на сплочение сотрудников формирование команды (тимбилдинг). Доказано, что создание в коллективе, команды, укрепление авторитета руководителя значительно влияют на эффективность деятельности организации в целом и социально-психологическую адаптацию новых работников в частности. Мероприятия имеют свои недостатки, среди которых можно выделить большие материальные (приглашение специалистов со стороны) и временные (необходимо отвлечь всех работников от выполнения своих трудовых функций на определенное время – от двух часов до целого рабочего дня) расходы;
– разовые общественные поручения с целью знакомства новичка с сотрудниками организации. Это могут быть простейшие задания, например, ознакомить сотрудников с приказом и собрать подписи или выяснить у работников, хотят ли они поехать вместе на природу. Такие задания способствуют быстрому знакомству новичка с коллективом и ускоряют социально-психологическую адаптацию;
– контроль выполнения заданий с конструктивным анализом ошибок. Такие мероприятия длительны, но очень эффективны. Они предполагают постоянный контроль за работой новичка, целью которого является не наказание за не правильное выполнение трудовых функций, а совместный анализ и устранение ошибок.
3) Организация управления трудовой адаптацией.
Третьим элементом механизма управления адаптацией является организация управления трудовой адаптацией, которая состоит из следующих этапов:
- формирование рабочей группы по разработке и внедрению программы адаптации в организации;
- закрепление ответственного за адаптационный период в каждом подразделении;
- планирование процесса адаптации новых сотрудников в каждом подразделении организации;
- разработка индивидуальной адаптационной программы.
- разработка системы наставничества, подготовка и обучение наставников;
- предоставление различных форм обратной связи новым работникам в период адаптации;
- разработка процедуры контроля за выполнением программы и самого процесса адаптации нового сотрудника;
- оценка эффективности адаптационного периода (будет рассмотрена ниже);
- подведение итогов адаптации (испытательного срока) и принятие решения либо о переводе нового сотрудника в основной штат, либо о расторжении договора или трудового контракта.
Показатели эффективности процесса адаптации
С точки зрения управления в целом организацией необходимо постоянно контролировать и оценивать выполнение трудовых функций, в том числе адаптацию персонала. Оценивать эффективность реализации функции – адаптации можно по показателям, которые делятся на два типа:
- объективные;
- субъективные.
Объективные показатели связаны с трудовой деятельностью новичка, т. е. ее эффективностью, а также с активностью участия новых работников в ее различных сферах, т. е. отражающие уровень и стабильность труда.
Примером объективных показателей эффективности выполнения работников функции – адаптация являются:
- сокращение времени адаптационного периода новичка в организации;
- снижение числа уволившихся работников в период прохождения испытательного срока;
- уменьшение затрат (материальных, временных, психологических), связанных с поиском новых работников;
- сокращение времени на выполнение трудовых функций;
- отсутствие или снижение претензий по качеству, срокам выполнения трудовых функций;
- снижение утомляемости, нервной нагрузки;
- систематическое и качественное выполнение определенных задач, норм, требований;
- соответствие поведения нового работника нормам, сложившимся в коллективе.
Субъективные показатели – это показатели, отражающие уровень удовлетворенности новым работником выполнения своих трудовых функций, в частности, всей трудовой деятельностью в организации в целом. Эти показатели связаны с видами производственной адаптации.
Специалисты к таким показателям относят:
- улучшение организационного климата в коллективе;
- формирование лояльности у работника по отношению к организации и выполнению своих трудовых функций;
- оценку работником своего отношения к профессии и квалификации;
- уровень удовлетворенности своей профессией;
- отношение с коллективом сотрудников, с руководством;
- ощущение своего самочувствия, условий и тяжести труда;
- понимание роли индивидуальных задач в решении общих задач организации.
Для более обоснованного принятия управленческого решения целесообразно регулярно проводить сбор, обработку и анализ информации о перечисленных выше показателях, а по отношению к новым сотрудникам такая процедура должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.
Полученная информация позволяет не только оценить насколько эффективно реализуется функция – адаптация, но и определить ее успешность. Она может проявляться в различных аспектах. Приведем несколько примеров. Работник, пройдя успешно адаптационный период, демонстрирует правильное рабочее поведение, отвечающее требованиям организации. У него снижается, или отсутствует чувство напряженности и неуверенности при общении с руководством и коллегами, при выполнении трудовых функций. Тем самым работник приобретает высокий социальный статус в организационной среде, а также возрастает степень удовлетворенности работой, лояльности к организации и появляется стремление к постоянному совершенствованию.
К показателям низкой адаптации можно отнести:
- текучесть кадров или миграцию;
- асоциальное поведение, т. е. работник, испытывающий трудности при адаптации в организации, а значит – в трудовой деятельности в целом, находит различные способы избавиться от стресса – пьянство, наркомания и прочее.
Как правило, новый работник сталкивается с большим числом трудностей, в основном касающихся отсутствия информации. Поэтому специально организованная процедура введения нового работника в организацию сведет к минимуму эти трудности. Очень часто при приеме на работу нового работника работодатель оговаривает условия, которые предусматривают «испытательный срок», а также психологическую и профессиональную адаптацию. На протяжении одного, трех или шести месяцев, с одной стороны, работодатель наблюдает, оценивает нового работника а, с другой стороны, новый работник включается или нет в систему профессиональных и социально-психологических отношений внутри организации.