Кадровое и другие виды обеспечения системы управления персоналом

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом
Нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом

Система управления персоналом не может эффективно функционировать в организации, не обладая определенными ресурсами и возможностями. Одной из главных задач руководства является обеспечение системы этими средствами. Специалистами выделены следующие виды обеспечения системы управления персоналом:

кадровое обеспечение системы управления персоналом;
документационное обеспечение системы управления персоналом;
информационное обеспечение системы управления персоналом;
техническое обеспечение системы управления персоналом;
нормативно–методическое обеспечение системы управления персоналом;
правовое обеспечение системы управления персоналом.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом представляет собой состав работников кадровой службы организации в необходимом количестве и качестве.

Качественный состав работников кадровой службы содержит уровень образования, квалификацию, опыт работы, мотивацию и другие.

В настоящее время, к сожалению, часто можно встретить людей в кадровой службе, не имеющих профессиональных знаний и умений, поэтому выполняющих только техническую работу – заполнение документов, ведение кадрового учета. Современная ситуация требует от работников этой сферы совершенно других компетенций и предъявляет высокие требования к профессиональной квалификации.

Деятельность кадровой службы предполагает тесное взаимодействие с руководителем организации и его подразделениями, постоянный мониторинг рынка труда, проведение ситуационного анализа кадровой политики, использование инновационных методов и приемов работы с персоналом, формирование корпоративной культуры и многое другое.

Специалисты разработали перечень знаний, умений и навыков, предъявляемых к работникам службы управления персоналом в настоящее время:

знать: трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом (учет личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом);
владеть умениями использовать современные методы оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентировать функции структурных подразделений и работников; применять новые социальные технологии управления;
иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений.

На основании вышесказанного кадровик должен обладать профессиональными знаниями, умениями и навыками, при этом постоянно заниматься профессиональным развитием. Только так организация сможет достигнуть поставленных целей и стать конкурентоспособной.

Количественный состав работников кадровой службы зависит от общего числа персонала, который определяется организационно–штатными структурами и уставом организации.

Ученые считают, что среднее число работников, занятых в кадровой службе, составляет от 0,3 до 0,8 % от общего числа персонала организации. Это число колеблется в зависимости определенных факторов, которые необходимо учитывать при расчете:

общая численность работников организации;
конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой деятельности, масштабами, наличием филиалов и прочие;
социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, научных работников), их квалификация;
сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и прочие);
техническое обеспечение управленческого труда и прочее.

В настоящее время существуют различные способы или методы расчета численности персонала кадровой службы:

метод многофакторного анализа функционального разделения управленческого труда. Применяется на крупных предприятиях и рассчитывается с помощью определенных формул, разработанных НИИ труда для каждой отрасли;
экономико–математические методы, включающие в себя разработку экономико–математических моделей, которые основаны на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса;
метод сравнений, предполагающий проектирование потребности в специалистах для менее развитой системы;
экспертный метод, состоящий из получения представлений о потребностях в специалистах, опирающиеся на мнения экспертов, консалтеров и других специалистов, имеющих богатый опыт в этой сфере деятельности;
метод прямого расчета, определяет численность работников кадровой службы из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений, чаще всего через трудоемкость (нормативную).

Специалисты предлагают следующую формулу прямого расчета численности кадровой службы:

Ч= Т × К/Фп где Ч – численность отдела кадров;
Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час;
К – коэффициент, учитывающий затраты на выполнение работ, не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, выполняемых за год в отделе кадров (примерно 1,15);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час (в среднем 1840 ч).

Разные страны мира выработали среднее соотношение численности работников кадровой службы к общему числу персонала организации. Например, в США на 100 работающих приходится один кадровик; в Германии на 130–150 работников – 1; во Франции на 130 – 1; в Японии на 100 – 2,7 работника кадровой службы, в России на 100 – примерно один работник кадровой службы.

Документационное обеспечение системы управления персоналом связано с организацией работы с документами, которые обращаются в системе управления персоналом.

В его основу входит делопроизводство, состоящее из полного цикла обработки и движения документов с того момента, как они создаются работниками кадровой службы или получают их до того момента, когда происходит завершение исполнения и передача в другие подразделения организации.

Специалисты выделяют следующие функции документационного обеспечения системы управления персоналом:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
печатание документов по кадровым вопросам;
регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для организации;
копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
контроль за исполнением документов;
передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Требования, предъявляемые к правильному оформлению документов, опираются на государственные стандарты унифицированных систем документации. Эти стандарты, в свою очередь, определяют перечень и порядок использования реквизитов, которые зависят от сферы деятельности организации и периодически проходят ревизию и изменяются.

В подсистеме информационного обеспечения системы управления персоналом, отвечающей за ведение учета и статистики персонала, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

плановая документация – это плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда;
первичная учетная документация, связанная с учетом труда и заработной платы;
отчетно-статистическая, определяющая численность, баланс рабочего времени, зарплату, производительность труда, высвобождение работников;
документация, связанная с социальным обеспечением (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование);
организационно–распорядительная документация. К ней относятся акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, распоряжения, решения, устав.

В зависимости от организационно–правовой формы предприятия, сферы деятельности, а также знаний руководителя и специалиста кадровой службы к основным документам, относящимися к кадровой деятельности, могут относиться:

инструкции – это локальный нормативный документ, предписывающий обязательное исполнение всеми сотрудниками организации, на которых он распространяется. Ярким и наиболее часто используемым примером является должностная инструкция, определяющая права, обязанности и ответственность за выполнение трудовых функций работника;
правила – это организационно–правовой документ, в котором содержатся организационные, регламентирующие, социальные и другие нормы функционирования организации в целом, а также структурных подразделений или должностных лиц, в частности. К нему можно отнести корпоративный стандарт, регулирующий деятельность компании и предписывающий нормы поведения в ней;
регламент – это нормативно–правовой акт, регулирующий и регламентирующий направления деятельности организации, а также определяющий порядок деятельности руководства. Чаще всего регламент используется на государственной службе в виде административного регламента, который устанавливает сроки и последовательность выполнения определенных действий или процедур (например, предоставления муниципальной услуги);
квалификационная карта – это локальный документ, состоящий из набора квалификационных характеристик, в который входят уровень образования, опыт работы, знание языков, владение информационными технологиями, входящих в представление об «идеальном работнике» на конкретной должности. Документ разрабатывается специалистом кадровой службы совместно с руководителем организации и руководителем того структурного подразделения, в котором находится эта должность или рабочее место;
карта компетенции, определяющая перечень знаний, умений, навыков, способностей, личностных и деловых характеристик, установок, ценностей и мотивов, необходимых для выполнения трудовых функций определенной должности или рабочего места;
профиль должности – это документ, включающий в себя квалификационную карту и карту компетенции и создающий потрет «идеального работника», занимающего определенную должность или рабочее место. Документ позволяет упростить процесс отбора персонала, его адаптацию, мотивацию и всю технологию управления персоналом;
спецификация работы – локальный акт, содержащий в себе требования к конкретной должности или рабочему месту, который составляется на основе анализа работы, т. е. выполнения трудовых функций. Этот документ состоит из описания производственного процесса, контроля за выполнением работы, требований, предъявляемых к работнику (образование, опыт), видов ответственности, системы взаимоотношения в организации и т. д.

Документационное обеспечение позволяет повысить эффективность организации и контроля в управлении персоналом, а также соблюдать законодательство Российской Федерации.

Информационное и техническое обеспечение

Любое управленческое решение, в том силе связанное с управлением персоналом, должно опираться на представленную в полном объеме достоверную информацию, которая составляет единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы.

Это требует проведения организационных мероприятий с информацией и методами оперирования с массивом данных, т. е. организации информационного обеспечения.

Информационное обеспечение системы управления персоналом включает совокупность всех реализованных решений по организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании, т. е. объему, размещению и формам.

Информационное обеспечение состоит из информации оперативной, нормативно-справочной, классификаторов технико–экономической информации и систему документации, которые в свою очередь делятся на унифицированные и специальные.

Информационное обеспечение разделяет информацию, необходимую при управлении персоналом, на: входную; промежуточную и выходную.

Главной задачей информационного обеспечения является осуществление обмена информацией в организации, реализуемого в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Например, орган управления отправляет документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения) к объекту управления и должен получить учетно–отчетную информацию с точки зрения организации обратной связи – от объекта к органу управления. Организация информационного обеспечения, связанного с управлением персоналом, входит в одну из функций работников кадровой службы.

Организация информационного обеспечения системы управления персоналом состоит из следующих видов деятельности:

организации сбора и обмена информацией между структурными подразделениями;
разработки классификаторов информации;
составления унифицированных документов;
организации внемашинной и внутримашинной информационной базы;
формирования базы данных по персоналу;
создания и организации информационных процессов.

Специалисты предлагают разделить управление информационным обеспечением системы управления персоналом на два вида:

управление внемашинной и внутримашинной информационной базой. Управление внемашинной информационной базы состоит из формирования совокупности сигналов, сообщений, документов, которые непосредственно воспринимает сотрудник (приказы, отчеты, служебные записки). Управление внутримашинной базой направлено на создание информационной базы на машинных носителях и системы программы ее организации, накопления, ввода и доступа к данным;
управление информационными процессами, т. е. получение информации; передача; обработка; хранение и использование ее.

Эффективное управление информационным обеспечением, прежде всего, нацелено на:

ориентацию сокращения числа документов, циркулирующих в организации;
минимизацию дублирования документов;
предоставление возможности обработать всю информацию на компьютере, используя программное обеспечение;
сокращение избыточного информационного обеспечения, т.е. конкретизация информации;
обеспечение информацией всех участников процесса и прочее.

Ключевое требование – это предоставление достоверной, оперативной, комплексной, систематичной информации.

Информационное обеспечение системы управления персоналом в настоящее время трудно представить без технического обеспечения.

Техническое обеспечение системы управления персоналом связано с формированием и обеспечением бесперебойного функционирования комплекса технических средств, состоящего из набора взаимосвязанных единым управлением или автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Специалисты предлагают указанный комплекс разбить на следующие группы технических средств, используемых при управлении персоналом:

сбор и регистрация;
передача;
хранение;
обработка;
выдача информации.

Одной из главных задач технического обеспечения является определение наиболее эффективного перечня технических средств для выполнения кадровых функций. При выборе необходимо опираться на две составляющие:

затраты на приобретение технических средств;
эффективность будущего функционирования кадровой службы.

На выбор технических средств влияют следующие факторы:

объем входной и выходной информации;
характеристика носителей информации;
объем вычислительных работ;
сроки выполнения поставленных задач;
формы и способы предоставления информации;
совместимость работы оборудования различных типов;
производительность оборудования;
состав и количество обслуживающего персонала;
стоимость оборудования.

Основная цель состоит в нахождении оптимального соотношения перечисленных выше составляющих и факторов, а также принятии обоснованного управленческого решения.

Процесс принятия решения о выборе технических средств включает следующие этапы:

установление видов трудовой деятельности, в которых возможность использования технических средств или их автоматизация значительно повышают эффективность;
определение предъявляемых к техническим средствам требований относительно выбранных видов деятельности;
создание списка необходимых технических средств;
формирование качественных показателей, а также показателей функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного списка;
определение метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
осуществление сравнительного анализа технических средств;
выбор эффективных технических средств, наиболее удовлетворяющих предъявляемым требованиям организации;
принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Использование в тесном взаимодействии информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом позволяет оперативно и обоснованно принимать управленческие решения, организовывать и контролировать различного рода производственные процессы, тем самым значительно повысить эффективность функционирования службы управления персоналом.

Нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации кадровых решений необходимо разрабатывать и применять в организации нормативно–методическое обеспечение.

Нормативно–методическое обеспечение системы управления персоналом состоит из перечня документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные. Этот перечень используется для решения задач, связанных с организацией труда и управлением персоналом. Они утверждаются в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Примером такого обеспечения являются правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по соблюдению правил безопасности, положение о подразделении, штатное расписание и другие.

Нормативно-методические документы системы управления персоналом подразделяются на три группы:

1. Нормативно-справочные документы, определяющие нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации труда. Эти документы чаще всего используются при нормировании технологических процессов. В эту группу входят три разновидности документов:
1.1 Первичные операционные нормы времени и расценки.
1.2 Производственные нормы и нормативы, полученные на основе первичных норм.
1.3 Нормы, установленные вышестоящими органами.

2. Документы организационного, организационно–распорядительного, организационно–методического характера, регламентирующие задачи, функции, права и обязанности сотрудников организации и их подразделений. К этой группе относятся:
2.1 Законодательные акты по вопросам труда и персонала.
2.2 Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда.
2.3 Положения, инструкции, методические указания министерства труда и иных государственных органов.

3. Документы технического, технико–экономического характера, включающие в себя правила, нормы и требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Группа документов подразделяется на:
3.1 Стандарты качества или технические условия на продукцию.
3.2 Нормативы организации труда.
3.3 Часовая тарифная ставка, коэффициенты отчислений и прочее.

Нормативно-методическое обеспечение плавно переходит в более общее понятие – правовое обеспечение организации.

Правовое обеспечение системы управления персоналом заключается в применении средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом для достижения эффективной управленческой деятельности организации.

К основным задачам такого обеспечения можно отнести регулирование правовых трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем, а также защиту прав и интересов персонала организации.

С точки зрения правового обеспечения системы управления персоналом в организации необходимо выполнять следующие виды деятельности:

соблюдать и применять нормы действующего законодательства в области труда и трудовых отношений;
разрабатывать и утверждать локальные нормативные, а также ненормативные акты организационного, организационно–распорядительного, экономического характера;
готовить предложения об изменении действующих или отмене устаревших и физически утративших силу нормативных актов.

Эти виды деятельности в организации осуществляет в руководитель совместно с руководителями подразделений, специалистами кадровых служб и юристами.

Кадровое, документационное и другие виды обеспечения системы управления персоналом позволяют не только функционировать кадровой службе в организации, но и принимать оперативные и обоснованные управленческие решения, позволяющие эффективно управлять организацией в целом.