Методологические основы теории управления

Методология — учение о принципах, методах построения, формах и способах научного познания. Методология управления — это логическая схема действий, которая определяется пониманием путей, средств и возможностей достижения поставленных целей. Управление является необходимым элементом, функцией разнообразных организованных систем (технических, биологических социальных). Поэтому природу управления невозможно понять без рассмотрения сферы его осуществления. Различают три сферы объективной действительности и в соответствии с ними выделяют три типа процессов управления:

1. управление в неживой природе (технических системах). Эта область управления является предметом изучения технических наук;
2. управление в живой природе (биологических системах). Изучается естественными науками;
3. управление в человеческом обществе (социальных системах). Изучается социальными (общественными) науками.

Управление с позиций общей теории управления предполагает наличие объекта управления (управляемой системы), субъекта управления (управляющей системы) и цели управления.

Деятельность субъекта управления по достижению объектом управления поставленной цели предполагает:

• изучение внутренней структуры и особенностей функционирования объекта управления;
• анализ внешней среды функционирования объекта;
• принятие субъектом управления рационального решения, позволяющего достичь объектом управления поставленной цели.

Управление в социальных системах охватывает воздействие на деятельность людей, объединенных в группы, коллективы с их различными интересами.

В процессе производства, распределения и потребления материальных благ и услуг люди объединяются в различные организационные формы, то есть социально-экономические системы. Управление в таких системах обеспечивает их упорядоченность, сохранение качественной специфики, совершенствование и развитие. Оно обусловлено общественным характером труда, а также необходимостью общения людей в процессе труда и жизни.

Управление представляет собой специфический вид трудовой деятельности. Оно выделилось в особую разновидность труда вместе с кооперацией и разделением труда. В условиях кооперации каждый производитель выполняет только часть общей работы, поэтому для достижения общего результата требуются усилия по соединению, согласованию деятельности всех участников совместного трудового процесса. Управление устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, вытекающие из функционирования организации в целом. В этом качестве управление устанавливает общую связь и единство действий всех участников совместного процесса производства для достижения общих целей организации. Такова сущность процесса управления.

Таким образом, необходимость управления возникает там, где есть совместный труд в форме производственной кооперации и общая цель. Оно обособляется тогда, когда кооперация достигает величины, при которой совмещение управленческого и производственного труда уже не оправдывается экономически.

Дать полное определение управлению трудно, так как это очень сложное, многогранное явление. Существует более 300 определений управления. Классик управления А. Файоль даёт такое определение управления: «Управлять — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть, т. е. учитывать грядущее и вырабатывать программу действий; организовывать, т. е. строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия; распоряжаться, т. е. заставлять персонал надлежаще работать; координировать, т. е. связывать, объединять, гармонизировать все действия и усилия; контролировать, т. е. заботиться о том, чтобы всё совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям».1 Ли Якокка считает, что управление — не что иное, как «настраивание людей на труд». Акио Морита пишет, что о качестве менеджера можно судить по тому, как хорошо он может организовать большое число людей и насколько эффективно может добиваться наилучших результатов от каждого из них, сливая их труд в единое целое. Питер Друкер определяет управление как особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в целенаправленную, результативную и эффективную группу. Вернер Зигерт подчёркивает, что управлять — значит приводить к успехам других. Майкл Мескон считает, что управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации через других людей. Можно дать и такое определение: управление — это подготовка, принятие и реализация решений во всех областях деятельности организации, направленных на достижение запланированных целей. Все приведённые определения управления имеют нечто общее — это воздействие субъекта управления на объект управления с определённой целью.

Американское слово «менеджмент» переводится на русский язык как управление, но в управленческой практике приобретает особый смысл, означая профессиональное управление социально-экономическими системами, функционирующими в условиях рыночной экономики. Нельзя назвать менеджментом управление войсками, машиной, конём, взрывом, государством и т. п. Не является менеджментом и командно-административное управление. Главным свойством социально-экономических систем является то, что в их основе лежат интересы людей, поскольку главным их компонентом является человек. Совокупность общественных, коллективных и личных интересов людей влияет на состояние системы и процесс её развития.

Менеджмент — это управление людьми, работающими в одной организации, имеющей общую конечную цель. Но менеджмент — не просто управление людьми, организацией, а особая его форма, это управление в условиях рынка, рыночной экономики, то есть в условиях конкуренции, постоянных изменений, риска, что означает:

• ориентацию организации на спрос и потребности рынка, на запросы конкретных потребителей и производство таких товаров и услуг, которые пользуются спросом, могут принести запланированную прибыль и будут способствовать повышению конкурентоспособности организации;
• постоянное стремление к повышению эффективности производства: с меньшими затратами получение оптимальных результатов;
• постоянная корректировка целей и программ в зависимости от изменений внешней среды функционирования организации;
• необходимость использования современной информационной базы с компьютерной техникой с целью осуществления многовариантных расчётов для принятия обоснованных и оптимальных решений;
• успешное элиминирование влияния рисковых ситуаций, что в перспективе обеспечивает наибольшую финансовую устойчивость;
• освоение выпуска новых видов продукции, создание более совершенной системы маркетинга и сбыта продукции, применение новых инструментов финансирования деятельности предприятия и внедрение новых методов мотивирования персонала — необходимые условия поддержания и повышения уровня конкурентоспособности организации.

Лишь в условиях конкуренции хозяйствующие субъекты почувствовали необходимость «правильного», лучшего по сравнению с другими ведения дела — ответом на эту потребность и стало появление менеджмента.

Менеджмент направлен на создание благоприятных условий (технических, экономических, организационных, психологических и др.) функционирования организации, на достижение ею успеха. Основными составляющими успеха являются:

1. выживание организации в долгосрочной перспективе;
2. результативность;
3. эффективность.

С этих позиций менеджмент предстаёт как сложная система данных науки управления, опыта лучших управляющих мира и искусства управления.

Как система научных данных менеджмент — это совокупность концепций, философий, моделей, стратегий, принципов, методов и стилей управления организацией, производством и персоналом в целях повышения эффективности организации и роста прибыли. Теоретическая база менеджмента обеспечивает практику менеджмента научными основами.

Понимание менеджмента как искусства связано с тем, что организации — это сложные социально-технические системы, которые испытывают на себе влияние многочисленных (а часто малопредсказуемых) факторов внешней и внутренней среды. Это требует от людей, решающих управленческие задачи, не только научного подхода, но и искусства его применения в различных ситуациях. В современных условиях процесс управления воспринимается как искусство применения науки к практике.

Управление как особая разновидность труда отличается от труда, создающего материальные блага и услуги. Оно не принимает непосредственного участия в создании благ, а находится как бы «рядом» с этим процессом, руководит им. Специфику управления составляют:

• предмет труда, которым является труд других людей;
• средства труда — организационная и вычислительная техника, информация, система её сбора, обработки и передачи;
• объект труда, в качестве которого выступает коллектив людей в рамках определенной кооперации;
• продукт труда, которым является управленческое решение;
• отношения управления, которые возникают между субъектом и объектом управления, а также внутри них и которые обеспечивают осуществление управленческого взаимодействия между всеми участниками процесса управления. Именно эти отношения создают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять;
• результаты труда, выражающиеся в конечных результатах деятельности коллектива (рис. 1).

Таким образом, предметом теории управления являются отношения управления, возникающие, в первую очередь, между управленческими работниками и исполнителями, а также между самими управленческими работниками и между самими исполнителями по поводу принятия и реализации управленческих решений, направленных на достижение запланированных целей организации. Конечной целью организации является выживание в долгосрочной перспективе. Важно отметить, что в процессе труда работники вступают не только в отношения управления, но и в самые разнообразные формальные и неформальные отношения: экономические, политические, социальные, правовые, национальные и др. В социально-экономической системе наиболее распространены отношения управления, базирующиеся на экономических отношениях. Для управления наиболее важными являются два типа отношений: отношения, возникающие на основе разделения и кооперации труда в процессе совместной трудовой деятельности и отношения найма (возмездные отношения), возникающие между собственниками и пользователями средств производства.

Функционирование и развитие управления подчиняются действию определённых законов, закономерностей и принципов. Законы управления отражают объективные связи возникновения, функционирования и развития организации.

Они определяют строение, функционирование и развитие системы управления и представляют собой сущностные, устойчивые, повторяющиеся, объективные связи в процессе управления.

Закономерности управления — объективно существующие, повторяющиеся связи явлений в отношениях управления. Они отражают общие тенденции изменения всех явлений, характеризующих управление. Это либо совокупное действие законов, либо доступный уровень понимания сущности явления, или и то и другое.2 Рассмотрим состав и содержание закономерностей управления.

1. Закономерность дифференциации и интеграции деятельности людей в процессах управления. Растущий объём управленческой деятельности требует её дифференциации, которая, в свою очередь, может быть реализована только при дальнейшей её интеграции. Дифференциация проявляется в первую очередь в распределении функций и полномочий. Так формируются звенья системы управления, которая отражает дифференциацию и одновременно интеграцию совместной управленческой деятельности персонала.

2. Диверсификация управления, отражающая совмещение разнообразных форм, подходов, целей, функций, объектов управления и пр. Необходимость диверсификации связана с необходимостью выбора того типа управления, который будет наиболее эффективным в конкретных условиях функционирования организации. Особенности типов управления проявляются в системе приоритетов, различиях организационных форм и механизмов управления.

3. Иерархичность строения системы управления, которая определяет возможность воздействия, объединённого общей целью и реализуемого на основе полномочий на принятие управленческих решений. Формы иерархий различаются, но все отражают сущность управления. Вершиной иерархии может быть должность со всеми атрибутами её обязанностей и ответственности, лидерство, собрание акционеров, совет директоров. Иерархия определяет ступенчатое распределение полномочий.

4. Делегирование полномочий, которые необходимы для принятия решений. Распределение полномочий в системе управления отражает одну из её важнейших характеристик — степень централизации. Существует объективная зависимость степени централизации управления от таких параметров организации, как масштаб и территориальная удалённость деятельности, трудоёмкость полномочий, профессионализм, информационное обеспечение (монополия на информацию или система её рационального распределения), потребности экономии времени, уровень развития организации, характеристики внешней среды.

5. Усиление роли человеческого фактора. Менеджмент опирается на знания, потребности, интересы, ценности, установки, опасения человека. В этом проявляется человеческий фактор в управлении. В современных организациях люди, их знания, творческий потенциал являются главным ресурсом повышения эффективности функционирования организации. В связи с этим, всё большее значение приобретают процессы управления знаниями, творческим потенциалом и талантами, человеческим капиталом, что приводит к поиску новых форм организации, изменению коммуникаций и технологий управления.

6. Зависимость процессов управления функционированием и процессов развития организации. Функционирование и развитие организации взаимосвязаны. Функционирование предполагает поддержание стабильного режима деятельности, при этом не возникает нового качества. Если всё внимание сосредоточено на функционировании, возможны застойные явления и даже кризисы. Управление функционированием определяет основу для возможностей развития организации. С одной стороны функционирование выявляет проблемы в осуществлении организационных процессов, а с другой — создаёт возможность развития, обеспечивая получение прибыли, достаточной для совершенствования функционирования. Процессы развития должны соответствовать процессам устойчивого функционирования. При этом и они становятся устойчивыми. Недопустимы «большие скачки», т. е. непомерное ускорение перемен, которые разрушают организацию и приводят к кризису функционирования.

7. Соотносительность субъекта и объекта управления. Объём деятельности по управлению зависит от масштабов, сложности, проблематики, целей функционирования организации, особенностей поведения персонала, характеристик внешней среды. По мере развития экономики и общества соотносительность субъекта и объекта управления изменяется в пользу первого. Затраты на управление растут более высокими темпами. Это определяется усложнением технологии управления, потребностями его технической вооружённости необходимостью профессионализации менеджмента и другими факторами.

8. Соответствие цели менеджмента целям организации. Общая цель менеджмента должна быть тождественна общей цели организации в целом. Целевые установки всех частей организации должны исходить из её общей цели и соответствовать ей.

9. Достаточность информации для построения коммуникаций менеджмента. Информация определяет возможности менеджмента в плане оценки ситуации и разработки управленческих решений. На основе информации строится коммуникационная среда менеджмента.

На основе объективных закономерностей формулируются принципы управления — основные правила, которые способствуют оценке ситуаций. Основными принципами управления являются:

• организационное оформление функционального и полномочного разделения управленческой деятельности;
• сочетание формального и неформального управления;
• делегирование полномочий;
• интеграция процессов управления;
• мотивация деятельности;
• принцип развития как стремление к новому качеству;
• участие в управлении персонала организации;
• сочетание научности и искусства управления;
• принцип динамичности и адаптивности системы управления;
• экономия времени в процессах управления.

Организация — это относительно автономная группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Она представляет собой планируемую систему совокупных (кооперативных) усилий, в которой каждый участник имеет свою, чётко определённую роль, свои задачи или обязанности, которые необходимо выполнять. Эти обязанности распределяются между участниками во имя достижения целей, которые ставит перед собой организация, а не во имя удовлетворения индивидуальных пожеланий, пусть те и другие часто совпадают. Организация имеет определённые границы, которые обусловливаются видами деятельности, численностью работающих, капиталом, производственной площадью, территорией, материальными ресурсами и т.п. Обычно они фиксируются, закрепляются в таких документах, как устав, учредительный договор, положение.

Организациями являются частные и государственные фирмы, государственные учреждения, общественные объединения, учреждения культуры, образования и т.п. Любая организация состоит из трёх основных элементов. Это люди, входящие в данную организацию, цели и задачи, для решения которых она создаётся, и управление, которое формирует и мобилизует потенциал организации для решения стоящих задач. Цель управления — это желаемое, возможное и необходимое состояние управляемого объекта. При таком состоянии достигаются наивысшие результаты (количественные и качественные).

Любая организация представляет собой открытую систему, встроенную во внешнюю среду, с которой организация находится в состоянии постоянного обмена (рис. 2.). На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдаёт во внешнюю среду созданный продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трёх основных процессов:

1. получение ресурсов из внешней среды;
2. преобразование ресурсов в готовый продукт;
3. передача произведённого продукта во внешнюю среду.

При этом ключевую роль выполняет процесс управления, который поддерживает соответствие между этими процессами, а также мобилизует ресурсы организации на их осуществление.

В современной организации основными являются процессы, осуществляемые на входах и выходах, которые обеспечивают соответствие между организацией и её средой. Осуществление внутренних процессов, производственной функции подчинено обеспечению долгосрочной готовности организации адаптироваться к изменениям внешнего окружения.

Управление — это единый процесс, который представлен разными управленческими работниками или органами. Целью их взаимодействия является выработка единого управляющего воздействия на объект управления. К управленческим кадрам относятся менеджеры (руководители), специалисты и служащие (технические исполнители). Центральное место в управлении занимает менеджер. Он возглавляет определённый коллектив, ему принадлежит право принятия и контроля управленческих решений, именно он несёт всю полноту ответственности за результаты работы коллектива (рис. 3).

Менеджер — руководитель, профессиональный управляющий, занимающий постоянную должность и наделённый полномочиями принятия решений по конкретным видам деятельности организации. Специалисты — работники, выполняющие определённые функции управления. Они анализируют информацию и готовят варианты решений для руководителей соответствующего уровня. Труд названных работников обслуживают технические исполнители: секретари, референты, техники, архивариусы и т.д.

Степень соответствия менеджера предъявленным к нему требованиям может быть разная, поэтому качественно определённые степени соответствия работника требованиям профессиональной управленческой деятельности называются уровнями профессионализма управленцев.

Выделяют 10 уровней профессионализма менеджеров:

1. Информационный — способность собирать информацию, осуществлять её первичную обработку, передачу и хранение. На данном уровне обычно происходит применение различных предписаний, а также освоение новых средств мышления и деятельности.

2. Процедурный — способность выстраивать конкретные действия в необходимой последовательности для решения определённых задач.

3. Тактический — способность применять совокупность методов и средств для решения задач в краткосрочный период. Необходимо уметь пользоваться основными средствами мышления и деятельности для достижения согласованных целей.

4. Оперативный — способность управлять деятельностью нескольких специалистов и групп. На данном уровне происходит выработка предписаний для управленческой деятельности, к тому же необходимо обладать способностью познавать других людей.

5. Проектный — способность разрабатывать различные проекты и управлять ими. Здесь происходит видоизменение предписаний в управленческой деятельности. Необходимо обладать способностью к продуктивной деятельности и решать проблемы, поставленные другими.

6. Ситуационный — способность управлять деятельностью людей с учётом ситуационных переменных. Важным является умение корректировать выбранный ситуационный метод управления и принятия решений с учётом тех условий, которые диктует ситуация.

7. Системный — способность придавать управленческой деятельности системность, то есть рассматривать как совокупность взаимосвязанных ситуаций и явлений, а также превращать сложное в простое, двигаться от абстрактного к конкретному.

8. Программно-целевой — способность вырабатывать миссию, цели организации и разрабатывать программы деятельности подчиненным для достижения целей организации.

9. Стратегический — способность разработки эффективной стратегии деятельности организации для достижения её целей, а также программы развития профессионализма коллектива.

10. Концептуальный — способность к глубинному исследованию процессов управленческой деятельности на высшем уровне. Происходит непрерывное саморазвитие и самореализация менеджера.

Каждый уровень имеет такую степень качественной определённости, которая позволяет отличать один уровень от другого, а характеристика уровня является универсальной для любой деятельности управленческого типа. Данные уровни профессиональной управленческой деятельности помогают проводить более точную оценку деятельности руководящего состава при проведении аттестации.

Итак, процесс управления включает следующие элементы: управляющую систему (субъект управления), управляемую систему (объект управления),

управляющее воздействие в форме управленческого решения, отношения управления, которые передают управляющее воздействие от субъекта управления к его объекту, конечный результат, общую цель и обратную связь, которая представляет собой передачу информации о результатах управляющего воздействия от объекта управления к его субъекту (рис. 3.). Обратная связь может реализоваться в виде непосредственной связи между выходом и входом всей системы (глобальная обратная связь) или любой части системы (локальная обратная связь). Различие между прямой и обратной связями заключается в том, что прямая связь в системах управления обеспечивает передачу воздействия, информации с выхода одного элемента на вход другого элемента, а обратная связь — с выхода некоторого элемента на вход того же элемента.

Существует два основных типа обратной связи: усиливающая и уравновешивающая обратная связь. Усиливающая обратная связь возникает, когда изменение выхода системы, возвращаясь на её вход, усиливает первоначальные изменения в том же направлении. В результате система (организация) удаляется от первоначального состояния со всевозрастающей скоростью. Такой тип обратной связи может приводить к экспоненциальному росту.

Уравновешивающая обратная связь возникает тогда, когда изменение состояния системы служит сигналом для противодействия первоначальному изменению, чтобы восстановить утраченное равновесие. Она служит уменьшению действия, которое её активирует. Уравновешивающая обратная связь поддерживает стабильность системы и противится попыткам её изменить. Пока сохраняется разница между действительным и желаемым состоянием системы, уравновешивающая обратная связь будет сдвигать систему в направлении желаемого состояния. Она смещает систему к её цели.

Управление как единый процесс, обеспечивающий согласованность совместного процесса труда, осуществляется в разных формах, через разные функции управления. Они представляют собой форму достижения связи и единства совместного процесса труда и реализуются через определённые виды деятельности. Выделение в управлении отдельных функций — объективный процесс. Он порождается сложностью производства и управления им. Состав функций управления должен обеспечить эффективную реакцию управляющей системы на любое изменение управляемой системы и внешней среды. Прямое управляющее воздействие на объект управления представляет собой взаимодействие трёх функций: планирования, организации и мотивации. Обратную связь осуществляет функция контроля (рис. 2.). Это основные функции управления, они имеют место на любом даже небольшом предприятии. Кроме основных существуют специфические или конкретные функции управления. Их набор и содержание зависят от специфики управляемого объекта. Эти функции связаны с управлением конкретной сферой, областью организации. К ним относятся: управление основным производством, управление вспомогательным производством, управление человеческими ресурсами, управление финансами, управление маркетингом, управление нововведениями и др.

В реальной экономической жизни функции процесса управления проявляются в функциях органов управления, а последние в функциях их работников.

Поэтому функции управления выступают как целенаправленные специализированные виды труда, а само управление — как их совокупность. Труд конкретных управленческих работников — это действия, операции, связанные со сбором, обработкой и анализом информации, подготовкой, принятием и реализацией управленческих решений. Оно воплощает в себе воздействие субъекта управления на управляемый объект (рис. 4).

Анализ информации и принятие на её основе управленческих решений составляют технологию менеджмента. Функция управления должна иметь чётко выраженное содержание, разработанный механизм её осуществления и определённую структуру, в рамках которой завершается её организационное обособление. Под содержанием подразумевают действия, осуществляемые в рамках конкретной функции.

Поскольку менеджмент — это специфический вид труда, особая профессия, должны быть и общие характеристики в содержании работы менеджеров.

Ими являются кратковременность, разнообразие и фрагментарность.

Управленческая деятельность может быть описана в терминах исполнения менеджерами 10 ролей, которые играют руководители в разные периоды и в разной степени. Г. Минцберг сгруппировал эти роли в 3 концептуальные категории:

1. информационные (управление информацией);
2. межличностные (управление людьми);
3. связанные с принятием решений (управление действиями).

Роль — это набор представлений о поведении менеджера. Каждая роль предполагает выполнение определённых видов деятельности, что в конечном итоге обеспечивает выполнение всех четырёх управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль).

Информационные роли состоят в сборе информации о внутренней и внешней среде, распространении её в виде фактов, нормативных установок и разъяснении политики и основных целей организации.

Межличностные роли подразумевают взаимодействие менеджера с другими людьми как внутри организации, так и вне её. Они формируют отношения внутри и вне организации, создают благоприятный морально-психологический климат в коллективе, мотивируют членов организации на достижение целей, координируют их деятельность и представляют организацию во внешней среде.

Роли по принятию решений выражаются в том, что менеджер определяет стратегию развития организации, решает вопросы распределения ресурсов, ведёт переговоры с профсоюзами, клиентами, осуществляет текущие корректировки.

Менеджер должен обладать разнообразными управленческими навыками и способностями. Обычно они объединяются в три группы: концептуальные, коммуникативные, технические.

Эффективный менеджер должен обладать всеми тремя видами навыков, но степень их необходимости зависит от положения менеджера на служебной лестнице. Менеджеры высшего звена в первую очередь должны обладать концептуальными навыками, менеджеры низшего звена — техническими. Коммуникативными навыками в равной мере должны обладать менеджеры любого уровня.

Перечислив необходимые менеджеру навыки, отметим качества эффективного руководителя. Качества менеджера — это обобщённые, наиболее устойчивые характеристики, которые оказывает решающее влияние на управленческую деятельность. Это весьма сложные в психологическом плане образования, зависящие от множества факторов: особенностей характера, структуры личности, её направленности, опыта, способностей, условий деятельности.

Поскольку управление — это наука, профессия, поэтому, чтобы ею овладеть, надо пройти специальное обучение. Но, кроме того, управление — это искусство. Оно требует организаторских способностей, своеобразного таланта руководителя. Управляющий, прежде всего, должен быть хорошим организатором, с трезвым, расчётливым умом, обладать даром предвидения, смелостью, решительностью, способностью пойти на риск, должен быть новатором, восприимчивым к новым идеям, иметь деловую хватку. Менеджер должен уметь строить и регулировать взаимоотношения и психологический климат в коллективе. Кроме того, он должен обладать и высокими моральными качествами: честностью, порядочностью, справедливостью, трудолюбием, добротой. Назовём и определённые физические характеристики: внушительная внешность, активность, энергия, здоровье.

Оценка деятельности руководителя осуществляется, прежде всего, по управляемости возглавляемой им организации, подразделения, отдела, цеха.

Наиболее важными показателями управляемости являются:

• контроль по результатам;
• процент реализации принятых решений;
• способность руководителя контролировать мотивацию сотрудников организации.