1С: Предприятие. Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, заключенное в устной или письменной форме. По трудовому договору работник обязуется выполнять определенную работу, а наниматель выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством РФ. Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок и на время выполнения какой-либо конкретной работы.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), которые заключили трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

1. место работы (с указанием структурного подразделения);
2. дата начала работы;
3. наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция права и обязанности работника;
4. права и обязанности работодателя;
5. характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
6. режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
7. условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
8. виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Так же, возможно наличие в трудовом договоре дополнительных условий, предварительно оговоренных обеими сторонами.

Основанием для приема на работу являются:

1. трудовой договор;
2. приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Изначально подготавливается проект приказа (распоряжение) о приеме на работу. Он составляется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех вновь принятых на работу, кроме тех, которые назначены вышестоящим органом (например, генерального директора акционерного общества назначают учредители или иной уполномоченный орган). В тексте проекта приказа фактически указываются условия трудового договора. Проект приказа в некоторых случаях может быть направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для знакомства с условиями работы.

Заключение о возможности приема утверждается начальником (мастером) структурного подразделения. Должность, на которую нанимающийся может быть принят, его разряд или оклад, а так же продолжительность испытательного срока отображаются на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения).

На оборотной стороне приказа отображаются согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и многие другие отметки.

После того, как проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки, на его основании составляется и подписывается трудовой договор.

Далее работником отдела кадров заполняется личная карточка, делается отметку о зачислении на работу в трудовой книжке на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Оформление приема на работу в программе «1С: Зарплата и Кадры»

Для пользователей, которые для учета труда и расчета заработной платы применяют программу «1С: Зарплата и Кадры», при установке программы на компьютер или при внесении изменений в условия труда или оплаты нужно выполнить определенную вспомогательную работу.

После заполнения всех справочников приступим к отражению в программе факта приема физического лица на работу.

Физическое лицо может выступать по отношению к организации как работник (при заключении трудового договора) или как гражданин (при заключении гражданско-правового договора).

Для отражения приема физического лица на работу по трудовому договору в программе «1С: Зарплата и кадры» предназначен документ «Прием на работу» (меню «Документы» – пункт «Прием на работу» ). Реквизиты документа можно заполнить непосредственно в экранной форме или воспользоваться для заполнения Помощником приема на работу (меню «Документы» – пункт «Прочие кадровые приказы» – подпункт «Помощник приема на работу »). В первом случае пользователю необходимо понимать назначение реквизитов документа и порядок их заполнения. При использовании Помощника необходимая информация запрашивается в режиме диалога и по шагам. При этом Помощник подсказывает, какую информацию необходимо ввести в обязательном порядке при отражении приема на работу, а какие данные можно ввести позже.

В документ «Прием на работу» переносятся все согласованные в трудовом договоре условия, а также дополнительные сведения, необходимые для учета труда и расчета заработной платы.

Аналоги бумажных приказов о приеме на работу должны дублироваться в программе. В течение года всем кадровым документам единым нумератором присваивается очередной номер. Даты документов реквизит «от» должны совпадать с бумажной копией. В программе дата по умолчанию соответствует рабочей дате, то есть рабочему дню, в течение которого документ был зарегистрирован в программе (меню «Сервис» – пункт «Параметры» – Закладка «Общие»)

Реквизит «Сотрудник» представляет собой ссылку на элемент справочника «Сотрудники». В этой связи информацию о работнике, с которым работодатель вступает в трудовые отношения, сначала вносят в справочник «Сотрудники».

Во всех документах, относящихся к вновь принимаемому работнику (кроме внутренних совместителей) должен быть проставлен его табельный номер. В программе табельным номером является код элемента справочника «Сотрудники». Так же в справочнике хранится информация о физических лицах, с которыми организация заключает договора гражданско-правового характера.

Соответствие даты, указанной в трудовом договоре и даты приема на работу (поле «Принять с» ) обязательно. Если трудовой договор с работником подразумевает временную или сезонную работу и заключается на определенный срок, то заполнение реквизита «по» должно осуществляться в момент заключения договора, если же работник принят на постоянную работу, то реквизит оставляют незаполненным.

Если работа в данной организации является для работника основным местом работы, то устанавливают флажок «На основное место работы».

Подразделение, в которое работник принимается на работу, и должность выбирают соответственно из справочников «Подразделения» и «Должности».

При оформлении указывается ставка (полная (1.0), половина (0.5) и т.д.), на которую принимается работник.

Обязательным условием трудового договора является система оплаты. Выбирая в реквизите раздел «Система оплаты» мы определяем состав дополнительной информации, которую необходимо указать на закладке «Основное» экранной формы документа «Прием на работу».

График и характер работы, режим труда указываются на закладке «Прочее» документа «Прием на работу».

Организация может вступать как в трудовые отношения, регулируемые Трудовым кодексом Российской федерации, так и в отношения с физическими лицами, которые регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации.

Для регистрации в информационной базе гражданско-правового договора (который можно заключить, как с уже работающим в организации работником, так и с гражданином, который не состоит с организацией в трудовых отношениях), существует документ «Договор гражданско-правового характера» (меню «Документы» — пункт «Ввод начислений» – подпункт «Договора гражданско-правового характера»)

В случае, когда нам нужно занести сведения о физическом лице, с которым заключен договор гражданско-правового характера, в реквизит «Исполнитель», сначала, информация заносится в справочник «Сотрудники», а после формируется ссылка на элемент этого справочника.

Гражданско-правовой договор заключается, как правило, на выполнение работы за определенный срок. Этот срок указывается в реквизитах «Срок выполнения работ с…» и «по..».

В документе предусмотрена возможность регистрации следующих типов договоров:

1. договор подряда, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг;
2. авторский договор;
3. лицензионный договор.

Код дохода физического лица и код вычета определяют тип договора, если по данному виду дохода он предоставляется в соответствии с налоговым законодательством. В случае предоставления организацией при выполнении функций налогового агента налогового вычета, его сумма указывается на закладке «Налоги» экранной формы документа.

В гражданско-правовом договоре, как правило, указывается общая стоимость вознаграждения за весь объем выполненных работ, что отличает его от трудового договора. Порядок его отражения в экранной форме определяет значение реквизита «Порядок оплаты». При помесячной оплате указывают сумму, приходящуюся на каждый месяц, при разовой оплате по окончании договора – общую стоимость вознаграждения.

Предприниматель без образования юридического лица может выступать в качестве стороны договора гражданско-правового. В отличие от «обычных» граждан, налог с доходов которых удерживает и перечисляет в бюджет организация-работодатель (налоговый агент), предприниматели уплачивают налог с полученных доходов самостоятельно. Кроме того, выплаты этой категории граждан не облагаются единым социальным налогом. Поэтому, если гражданин представил свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя без образования юридического лица, в котором определен вид работ, являющихся предметом договора, на закладке «Налоги» формы документа «Договор гражданско-правового характера» следует установить флажок «Договор с предпринимателем…».

Различные виды страхований (страхование от несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний) так же могут быть предусмотрены в гражданско-правовом договоре. Для отражения этого условия в документе устанавливают флажок «Уплачивать взносы на страхование от несчастных случаев на производстве». Ввод дополнительной информации о физических лицах

В документах, с данными о регистрации приказов о приеме на работу, или договоров гражданско-правового характера для различных расчетов и отчетов требуется дополнительная информация о физическом лице: дата рождения, стаж работы, страховой номер в Пенсионном фонде и т.д. Эту информацию можно ввести в экранных формах элемента справочника «Сотрудники»

Общая информация, которая характеризует физическое лицо как работника организации, находится на закладке «Сотрудник». Там же хранятся основные данные для расчета оплаты труда. Периодическими, за исключением реквизита «Аванс», являются все реквизиты. При просмотре информации система всегда выдает те значения, которые актуальны на рабочую дату. Такие данные, как адрес места жительства, место рождения, общий и непрерывный стаж можно увидеть на закладке «Кадры».

Признаки для расчета единого социального налога по данному физическому лицу установлены на закладке «Бухгалтерский и налоговый учет». В них отображается категория физического лица по классификатору Пенсионного фонда России, а так же необходимость взимания единого социального налога в федеральный бюджет, фонды обязательного медицинского страхования и Фонд обязательного страхования Российской Федерации.

В тех случаях, когда организация или ее обособленные подразделения расположены в районе Крайнего Севера или местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то в реквизите «Территориальные условия» на закладке «Предприятие» обработки «Настройки конфигурации» указывают код РКС или МКС. В этом случае в экранной форме элемента справочника «Сотрудники» появляется дополнительная закладка «Северная надбавка», на которой указывают шкалу, по которой необходимо рассчитывать процентную надбавку, и стаж работы в районах, где такая надбавка в соответствии с действующим законодательством выплачивается. Для выбора процентной шкалы надбавку описывают в справочнике «Процентные надбавки за стаж». Здесь указывают ее наименование, вид и в подчиненном справочнике, открываемом по кнопке «Шкала» описывают ее размер в зависимости от стажа работы.

Список видов начислений и удержаний, которые используются (или использовались) при расчете оплаты труда, а так же период их действия и документ, которым они установлены, можно увидеть на закладке «Начисления и удержания». С помощью кнопки «Ввод данных» на закладке «Основное» экранной формы элемента справочника «Сотрудники» мы можем внести в личную карточку работника по форме № Т-2, любые кадровые данные.