Организация и ее среда

Организация — это сознательно координируемое социальное образование (группа людей) с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Так как организация — это группа, возникают проблемы, связанные с ее управлением, с тем, чтобы группу организовать:

1. Координация: необходимо координировать разрозненные действия людей в группе.

2. Множественность целей: каждый человек приходит в организацию, чтобы добиться удовлетворения его собственных целей, которые далеко не всегда совпадают с целями самой организации; искусство менеджера заключается в том, чтобы понять истинные цели работников и сделать так, чтобы в обмен на достижение личных целей работник достигал целей организации.

3. Оппортунизм — это достижение собственных целей, отличных от целей организации (группы), в ущерб и за счет организации или группы; оппортунизм сокращает эффективность организации, возникает там, где контроль за деятельностью членов организации слаб либо мотивация к добросовестному поведению мала.

4. Проблема измерения — это проблема определения вклада каждого участника организации в общий результат; далеко не всегда можно точно сказать, какая доля общей работы сделана конкретным человеком, следовательно, трудно определить вознаграждение, которое покажется справедливым, и может возникнуть проблема — демотивация сотрудника.

Необходимость управления в организации вытекает из всего, в противном случае организация распадается или функционирует предельно неэффективно.

Общие характеристики организации:

• ресурсы есть в любой организации как ее основа. Все ресурсы укрупненно можно разбить по категориям: труд, земля, капитал и предпринимательская способность;
• зависимость от внешней среды: ни одна организация не может быть изолирована, но для каждой организации есть своя среда, которая в большей или меньшей степени воздействует на организацию и испытывает на себе ее ответное воздействие;
• горизонтальное разделение труда, образующее области управления — специфические работы по управлению, выполняемые для организации в целом: производство, маркетинг, кадры, финансы, НИОКР, снабжение и поставки и др.;
• вертикальное разделение труда, формирующее уровни управления (рис. 5):

1. Высший, или стратегический, или инвестиционный, уровень управления (генеральный директор и его заместители, совет директоров) отвечает на вопросы: что производить? (продукт, отрасль); для кого производить? (потребитель, рынок); как конкурировать? (тип конкурентного преимущества: лидерство в издержках, дифференциация, фокусирование).

2. Средний, или управленческий, уровень управления (начальники функциональных отделов, служб) отвечает на вопрос: как производить? В широком плане это вопрос о выборе технологий.

3. Низший уровень управления, или технический, отвечает на вопрос «как производить?» с точки зрения поставок и выпуска (начальники цехов, участков).

Основная исследовательско-аналитическая компетенция менеджера — уметь анализировать внутреннюю и внешнюю среду и их влияние на принятие решений в организации.

Внутренняя среда организации — это ситуационные факторы внутри организации. К ним относятся:

• цели — конечные желаемые состояния;
• задачи — работы, которые необходимо выполнить для достижения целей;
• структура — совокупность областей и уровней управления, сформированных в определенном порядке, для достижения целей организации;
• технология — способ преобразования ресурсов в готовый продукт. Есть несколько классификаций технологий, среди которых выделяются классификация по Джоан Вудворд: массовое производство, серийное и штучное; классификация по Джеймсу Томпсону: многозвенная технология (серии взаимозависимых заданий, которые должны выполняться в определенной последовательности); посредническая технология (действует в рамках процесса, в ходе которого сближаются группы желающих вступить в отношения взаимозависимости людей); интенсивная технология (использует конкретные навыки, приемы или услуги для внесения конкретных изменений в конкретный продукт на входе);
• люди — персонал организации, с их целями, установками, ожиданиями, возможностями, компетенциями, потенциалом.

В конце 1980-х гг. стала распространяться идея представления организации в виде системы бизнес-процессов (бизнес-системы), а управление ее деятельностью — как управление бизнес-процессами. Под бизнес-системой понимается система отношений внутри организации, в ее внешнем окружении, отрасли и на рынке.

В рамках бизнес-процессов организация представляется как динамическая система со своими входами и выходами.

Внешняя среда организации сама по себе является системой, состоящей из взаимосвязанных элементов, которые, изменяясь, влияют на организацию прямо или косвенно.

Кратко описанная в первой главе данного пособия эволюция школ управления отражает в том числе и эволюцию взглядов на роль внешней среды в работе организации. С появлением концепции стратегического управления именно внешняя среда выдвигается на первый план как совокупность факторов, определяющих причину существования организации, основные характеристики ее развития: отраслевая принадлежность, масштаб деятельности, тип конкурентного преимущества.

Традиционным уже подходом к изучению внешней среды организации стало ее разделение на среду прямого и косвенного воздействия в рамках системного подхода. К среде прямого воздействия относятся такие элементы, которые оказывают на организацию непосредственное влияние и испытывают на себе ее ответное воздействие. К элементам среды косвенного воздействия относятся те, что испытывают на себе и оказывают на организацию опосредованное воздействие.

К элементам внешней среды прямого воздействия относятся:

• потребители;
• поставщики;
• органы государственного регулирования;
• конкуренты;
• законы;
• трудовые ресурсы.

К элементам среды косвенного воздействия относятся:

• состояние экономики;
• экология;
• научно-технический прогресс;
• социум;
• политика и пр.

Однако следует отметить, что в ряде случаев состав среды прямого и косвенного воздействия может изменяться. Это зависит в основном от того, в какой отрасли, на каком рынке функционирует организация. Например, такие характеристики внешней среды косвенного воздействия, как учетная ставка или курс национальной валюты, могут оказывать гораздо более существенное влияние для коммерческого банка, нежели нефинансового учреждения. Поэтому состав сред может меняться.

Основные характеристики внешней среды, которые необходимо учитывать при принятии организационных решений:

• сложность;
• взаимосвязанность;
• подвижность;
• неопределенность.

Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а также взаимосвязями между этими элементами. Простыми являются среды, которые имеют сравнительно немного элементов, а существующие элементы очень похожи друг на друга и легко понимаемы. Сложная комплексная среда подразумевает наличие большого количества факторов, каждый из которых может существенно отличаться от других, взаимосвязь между ними очень сложно выявить и проанализировать. В конкретной ситуации на функционирование организации оказывает влияние большое число условий и факторов. Они имеют различную природу.

Сложность внешней среды проявляется не только в большом числе и многообразии ее элементов, но и в их взаимосвязях — степени тесноты связей между элементами внешней среды. Здесь можно выделить два уровня взаимосвязей: это взаимосвязи элементов одного фактора, а также взаимосвязи между различными факторами внешней среды. Сложность внешней среды по-разному влияет на различные внутренние переменные организации, что особенно наглядно проявляется при сложной структуре организации.

Следующей важной характеристикой является подвижность внешней среды, то есть скорость, с которой в ней происходят изменения. Соответственно различают статичные и динамические среды. Статичная внешняя среда остается стабильной и неменяющейся на протяжении какого-то периода времени. Работать в стабильной среде гораздо проще, чем в быстро изменяющейся, однако с этой простотой сталкивается не одна, а все работающие в ней организации, что нивелирует преимущества их друг перед другом.

В динамичной внешней среде резко возрастает ценность информации как управленческого ресурса.

Четвертая характеристика — неопределенность внешней среды.

Для учета сложности и динамичности внешней среды при разработке управленческих решений необходима информация. Однако достоверность такой информации на момент принятия решения всегда ограничена. Ограничены и возможности организации в получении и уточнении информации для конкретной ситуации. Под воздействием усложнения внешней среды, ее динамизма потребность в информации возрастает, а возможность ее получения для конкретной, быстро меняющейся ситуации сокращается. Это приводит к усилению неопределенности внешней среды.

Основная тенденция в развитии внешней среды всех организации — ее турбулентность. Турбулентность может быть выражена/обусловлена:

• внешними шоками;
• моделью экономического цикла;
• кризисами.

Это напрямую влияет на:

• стратегии компаний и их изменение;
• задачи государства.