Планирование, анализ, разработка и внедрение бенчмаркингового проекта

Планирование проекта

Прежде чем приступить к разбору данного вопроса, необходимо уточнить и дать определение слову “проект”. Проект происходит от латинского слова — “projectus”, что означает — выдающийся вперед, выступающий, брошенный вперед. Проект это совокупность идей, замысла, образов воплощенных в описательную форму, включающую в себя теоретические и практические обоснования, которые раскрывают сущность замысла и его адаптацию в реальной среде.

Как показывает практическая действительность, бенчмаркинговые программы или проекты не всегда применимы по тем или иным причинам в реальных условиях и поэтому обречены на провал. Это может произойти по причине недостаточной проработки программы, отсутствия системного подхода, мониторинга, администрирования и иных действий. Также отсутствие претворения в жизнь проекта может зависеть и от внешних факторов, не зависящих от предприятия, но и их необходимо предусмотреть, например, в ходе сбора информации.

В целях продуктивной реализации концепции бенчмаркинга необходимо определить:

• приоритетные направления и достаточность ресурсов;
• сфокусировать их на достижении реальных и конкретных целей;
• провести разработку технологии их проведения;
• спланировать процесс адаптации и мониторинга.

В зависимости от поставленных целей реализации бенчмаркинговых проектов задействуются различные технологии, зависящие от выбора руководства предприятий, приведем краткий перечень:

• проблемы, цели, информация;
• анализ предприятия;
• разработка планов и решений (определение альтернатив);
• оценка планов и решений;
• финансовый анализ (моделирование);
• анализ потребности в финансировании;
• анализ решения проекта;
• учет неопределенности и рисков;
• оценка бизнеса;
• управление проектом в ходе реализации;
• мониторинг и контроллинг.

Процесс бенчмаркинга можно представить в виде цепочки событий (рис. 17). В любом случае необходимо составить четкий план проекта, который мог бы принести успех организации. В проекте должны быть представлены в полной и одновременно краткой и отточенной форме этапы проведения в описательном виде. Среди этапов должны находиться:

• выбор предмета бенчмаркирования;
• проведение исследования внутренней среды;
• организация сравнительной характеристики лидеров;
• сбор информации из внешней среды;
• анализ информации;
• структурирование информации;
• отбор лучших качеств;
• выявление потенциала улучшений;
• принятие решений;
• апробация.

Наиболее значимые и основные с позиций процесса планирования бенчмаркингового проекта — это этапы плана. Для успешной реализации концепции бенчмаркинга необходимо выделить следующие предпосылки:

• убежденность в необходимости радикальных изменений;
• получить одобрение руководства;
• иметь необходимые ресурсы.

Процесс бенчмаркинга зависит от специфики и размера предприятия и может занимать как короткие промежутки времени, так и большие, все будет зависеть от поставленных целей, имеющихся ресурсов воли руководства. Процесс исследования трудоемкий и затратный и не всегда заканчивается решенным проектом. В случае решения и получения готового проекта, начинается процесс его адаптации, при этом, как правило, результат не всегда приходит сразу.

При осуществлении проекта полную ответственность несет руководство предприятия за формирование корпоративной культуры, направленной на решение поставленных задач. Внедрение проекта зависит, в конечном счете, от его тщательной подготовки, спланированности, мониторинга и контроллинга.

Выбор предмета для сравнения

В предыдущей главе мы подробно провели процесс исследования этапов сравнения и поэтому более подробно рассмотрим выбор предмета сравнения. Бенчмаркинг по своей сути централизованно спланированное исследование, потребность его возникает в итоге осознания сотрудниками предприятия о необходимости каких-либо изменений в кризисных процессах.

Начало процесса сравнения направленного на улучшение начинается с постановки ряда вопросов:

• Какой результат нас устроит?
• В какой точке мы находимся?
• Какие ресурсы необходимы для достижения цели?
• Какова лояльность сотрудников и степень готовности руководящего состава предприятия?

В любой производственно-хозяйственной деятельности все, что измеряется попадает под бенчмаркирование. Задача руководства предприятия устанавливать правильное фокусирование на первоочередных задачах, особенно важных для дальнейшего движения вперед. В условиях ужесточающейся конкуренции концепции совершенствования товара становятся целью номер один, но в тесном взаимодействии с потребностями покупателей.

По своей сущности бенчмаркинговые исследования на данном этапе больше должны быть направлены на глобальное бенчмаркирование. Задачей бенчмаркирования является сбор точных данных, для выполнения сравнительного анализа, детального структурирования, от этого будет в дальнейшем зависеть и результат.

Основные объекты бенчмаркинга:

• незавершенное производство;
• производственные запасы;
• уровень отходов и брака;
• состав персонала;
• прочие.

Для эффективной работы по таким объектам необходима четкая, исчерпывающая информация, причины их возникновения. Именно такая связь, а не другая, в противном случае никакие рецепты и модели не спасут от разрушения предприятие. Необходимо тщательное анализирование реальных процессов, только это позволит получить адекватные ответы на поставленные вопросы. Бенчмаркирование определяется не только предметами, которые им кажутся интересными и важными, но и текущими вызовами и требованиями рынка.

Сбор информации из внешнего окружения

Внешнее окружение предприятия, еще называют маркетинговой средой, и такое окружение мы уже более подробно рассмотрели в других главах. Поэтому в этой части мы будем кратки и рассмотрим лишь краткие аспекты по сбору информации из внешней среды.

Невзирая на то обстоятельство, что самая важная и достоверная информация может быть получена непосредственно в ходе обмена опытом с другими предприятиями, можно еще подключить внешние косвенные источники. Косвенные источники, некоторые из них:

• интернет;
• ежегодные, квартальные и полугодовые отчеты;
• внутренние и внешние базы данных;
• отчеты исследовательских институтов;
• источники Росстата;
• статистические данные, публикуемые в отчетах районов, городов, субъектов, статистических управлений;
• правительственные;
• прочие.

Главная негативная особенность вторичной информации:

• неполная достоверность;
• устаревание;
• приписки;
• дезинформация;
• прочее.

Поэтому такую информацию необходимо тщательно проверять и анализировать. Наиболее ценную информацию можно получить в ходе прямого контакта с представителями предприятий-лидеров без посредников, телефонов, интернета. Какие бы мощные не были коммуникации на современном этапе, ничто не заменит физическое общение с глазу на глаз. При этом посещения партнеров должны обставляться и предваряться комплексной аналитической работой с вторичной базой данных, это может позволить повысить эффективность по сбору первичной информации.

Визиты следует предварять рассылкой, в намечаемые предприятия для посещения, писем, анкет, предварительного согласования, установления дат и времени. Списки потенциальных партнеров следует сотрудникам проработать в ходе выявления лидеров на рынке, по результатам дискуссий, обсуждений.

Для более полной независимости на рынке или установления партнеров для более успешного противодействия конкурентам образуются альянсы, союзы как конкурентов в отрасли, так и предприятий не конкурентов, но информация переданная, должна, как правило, не передаваться третьим лицам. Таким образом, убирают своих конкурентов или недругов, либо уменьшают их роль.

Успех в сборе информации полностью зависит от профессионализма сотрудников предприятия, умения в этой области деятельности. В достижении поставленных целей по сбору информации полезны все инструменты:

• личные контакты;
• персональные данные;
• формальные и неформальные подходы;
• специализированные журналы;
• «сарафанное радио»;
• прочие.

Анализ данных и внедрение бенчмаркингового проекта

По результатам выполненного анализа бенчмаркинговых исследований, полученные данные, можно показать в двух категориях:

• общие показатели предприятия и что было достигнуто;
• с помощью каких технологий и методов это было выполнено.

Анализирование одной выбранной категории не даст более или менее объективной картины и поэтому необходимо все рассматривать в совокупности и с выборкой за предшествующие годы (периоды). Сравнительный анализ проводится с аналогичными показателями в одних и тех же областях. Необходимо также помнить, что применяемые методы и технологии, когдато успешно зарекомендовавшие себя, на другом этапе могут подвести к обратному результату. Здесь возникают два вопроса:

• при сравнительном анализе, какова величина разницы между сравниваемыми предприятиями;
• применимы ли сравниваемые технологии лидеров.

В случае если информация о предприятии-лидере, собранная в процессе бенчмаркингового исследования, может быть сопоставлена с аналогичными данными по вашему предприятию, тогда ценность полученных результатов будет актуальна и значима. Даже если по ряду различных показателей деятельности ваше предприятие превосходит анализируемое предприятиелидер, всегда можно найти то, что следует скопировать и трансформировать под свою деятельность или провести обучение. Желательно, конечно выбирать в качестве партнера по бенчмаркингу намного превосходящее предприятие в вашей или иной отрасли. Тогда при формулировании детализированного количественными целями вопроса, «к какой цели мы хотим прийти?» не будет больших трудностей с ответом.

А вот найти ответы на другие вопросы будет чрезвычайно трудно:

• что необходимо сделать, чтобы предприятие смогло достичь необходимых результатов или по возможности подойти к результатам партнера по бенчмаркингу?
• что необходимо в первую очередь выполнить, чтобы уменьшить разность потенциалов между ними?
• как далеко предприятие готово следовать в направлении принятия и адаптации новационных подходов, технологий и методов?
• какие ресурсы необходимо применить, во что обойдется и сколько на это уйдет времени?
• каковы реально возможные области применения новационных процессов и технологий в вашем предприятии?

Этот ряд вопросов, да и других, которые не все могут быть перечисленными здесь, как правило, решаются группами, которые должны включать в себя:

• профессионалов в рассматриваемой области деятельности;
• ответственность за разработку, планирование будущего предприятия;
• полномочия на решение вопросов.

После выполнения принятия решения о возможности или необходимости продолжить бенчмаркинговое мероприятие, руководству необходимо будет все детально спланировать и проработать сам процесс выполнения изменений и адаптации новаций. Все это сопряжено с постановкой новых целей предприятия и достижение новационных идей без централизованного и профессионального руководящего персонала практически невозможно. Движение процесса адаптации должно постоянно подвергаться мониторингу и контроллингу и основная здесь роль отводится руководящему составу.

Как показывает практика, сам процесс по своей сути безграничен, а бенчмаркинг как вечный двигатель перманентного процесса улучшения деятельности предприятия. Главное правило, которое не стоит забывать, что в мире нет ничего вечного, и все течет, все изменяется и это вечно. Будьте готовы к постоянной борьбе за место под солнцем.