Общие правила совершения нотариальных действий

Место совершения нотариальных действий

Место совершения нотариальных действий это фактическое местонахождение нотариуса.

Нотариальные действия совершаются в нотариальной конторе, то есть в помещении, которое предназначено для совершения нотариального действия.

Территориальный округ - это территория деятельности нотариуса, или территория, в границах которой нотариус вправе совершать нотариальные действия. Он устанавливается, как правило, с административным делением государства. В городах, имеющих районное и иное деление, нотариальным округом является вся территория соответствующего города. При небольшой численности населения нотариальный округ может включать в себя несколько населенных пунктов.

Территориальные границы деятельности нотариуса строго очерчиваются при назначении его на должность и закрепляются соответствующим приказом органа юстиции. Для изменения территории деятельности нотариуса требуется совместное решение органа юстиции и нотариальной палаты.

Как следует из ст. 40 Основ на территории РФ обратиться за совершением нотариального действия можно к любому нотариусу независимо от каких-либо обстоятельств. Однако в определенных случаях, установленных законодательством РФ и субъектов РФ, нотариальное действие должно быть совершено только конкретным нотариусом или только нотариусами определенного нотариального округа.

Основы о нотариате предусматривают несколько таких случаев – исключений. Большое количество указанных случаев приходится на совершение действий, касающихся оформления перехода прав на наследство.

Принимать заявления о принятии наследства или об отказе от него, выдавать распоряжение об оплате расходов за счет наследственного имущества, выдавать свидетельство о праве на наследство и свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе по заявлению пережившего супруга вправе лишь нотариус по месту открытия наследства (ст. 36, 62, 64, 69, 70, 75 Основ). При этом вопрос об определении конкретного нотариуса, к которому следует обращаться за открытием наследственного дела и оформлением наследственных прав, в разных субъектах РФ решается по-разному. Например, в Москве по данному вопросу можно обратиться к любому нотариусу Москвы. В некоторых регионах ведение наследственных дел между нотариусами распределено в алфавитном порядке в отношении фамилии наследодателя, и поэтому за совершением нотариальных действий в связи с открытием наследства следует обращаться к тому нотариусу, который оформляет наследственные дела на соответствующую букву, с которой начинается фамилия наследодателя. В других регионах распределение наследственных дел происходит в зависимости от административного деления населенных пунктов на районы, округа и т.п. или от конкретных наименований улиц, проспектов, переулков и т.д. В таких случаях обращаться следует к нотариусу исходя из конкретного адреса последнего местожительства умершего.

Нельзя обратиться к любому нотариусу по своему усмотрению за удостоверением договоров об отчуждении недвижимого имущества и за выдачей свидетельства о праве собственности на долю в общем недвижимом имуществе супругов по их совместному заявлению. Указанные нотариальные действия могут совершать лишь нотариусы по месту нахождения соответствующего недвижимого имущества (ст. 56, 74 Основ). Также установлено ограничение по обращению к нотариусам и в отношении договора о возведении жилого дома на земельном участке, так как этот договор подлежит удостоверению только нотариусом по месту предоставления земельного участка (ст. 56 Основ).

Законодательством предусмотрены ограничения права совершения нотариальных действий. Запрещено нотариусу совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков).

Отложение и приостановление совершения нотариального действия

Многие нотариальные действия совершаются непосредственно сразу же при обращении заинтересованного лица к нотариусу. Однако не всегда нотариальное действие может быть совершено незамедлительно. В екоторых случаях при возникновении определенных обстоятельств допускается отложение или приостановление совершения нотариального действия. Комментируемая статья регламентирует процедуры отложения и приостановления совершения нотариального действия. Как при отложении, так и при приостановлении совершения нотариального действия срок его совершения либо отказа в его совершении переносится на более позднюю дату. Разница между этими двумя процедурами видится в следующих двух моментах:

• при отложении совершения нотариального действия нотариус предпринимает определенные меры, необходимые для его совершения либо для установления основания для отказа в его совершении, при приостановлении же нотариального действия нотариус подобных мер не предпринимает и лишь ожидает вынесения соответствующего судебного акта;
• срок отложения совершения нотариального действия определяет сам нотариус и указывает его в постановлении об отложении совершения нотариального действия, для приостановления же нотариального действия заранее срок определен быть не может - он зависит от того, в какой срок судом будет разрешено соответствующее дело.

В ст. 41 Основ о нотариате установлены случаи, при наступлении которых совершение нотариального действия должно быть в обязательном порядке или может быть по усмотрению нотариуса отложено.

Основы о нотариате определяют случаи, при которых совершение нотариального действия может быть отложено. К таковым относятся:

• необходимость истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц. Нотариус может оказывать содействие в защите гражданских прав, что нередко происходит при оформлении наследственных прав, когда нотариус самостоятельно запрашивает необходимые правоустанавливающие документы. Однако Основы не содержат корреспондирующей обязанности отвечать на запросы нотариуса;
• направление документов на экспертизу. Нотариусу для совершения нотариального действия могут быть представлены документы в нечитаемом или испорченном виде, в отношении которых у нотариуса могут возникнуть сомнения в подлинности. Однако нотариус не обладает правом проводить правовую экспертизу самостоятельно;
• необходимость запроса у заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения некоторых действий. Наиболее распространенным в нотариальной практике примером является установление соблюдения преимущественного права покупки. Например, по ГК РФ при продаже доли в праве общей собственности остальные участники долевой собственности имеют преимущественное право покупки продаваемой доли по цене, за которую она продается, и на прочих равных условиях, кроме случая продажи с публичных торгов.

Отложение нотариального действия оформляется путем вынесения постановления нотариуса – письменного, мотивированного документа. Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия. Указанное постановление может быть обжаловано в судебном порядке.

Основы устанавливают, что по заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более 10 дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено. В этом случае отложение также должно быть оформлено постановлением нотариуса.

В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

Приостановление представляет собой временное прекращение совершения нотариального действия связано с итогами рассмотрения гражданского дела в суде. В этом заключается отличие приостановления от отложения, ограниченного небольшими временными рамками, по истечение которых нотариус должен либо совершить нотариальное действие, либо отказать в его совершении.

Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия

С 1 июля 2015 г. вступили в силу отдельные статьи Федерального закона от 30 марта 2015 года № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения достоверности сведений, представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», которым в новой редакции изложена статья 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, определяющая требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий. Положения прежней редакции статьи 45 Основ о требованиях к нотариально оформляемому документу конкретизированы и изложены во вновь введенной статье 45-1. Новая редакция статьи 45 Основ о нотариате вносит существенные изменения в давно сложившийся стереотип взглядов и поведения нотариуса в отношении документов, представляемых для совершения нотариальных действий.

Условно можно разделить все случаи предъявления документов нотариусу на три варианта:

• в целях совершения нотариального действия, при котором представляемые документы не претерпевают каких-либо изменений в результате совершенного нотариального действия или не являются прообразом для вновь создаваемого документа. Так, предъявляются различные документы по наследственному делу и приобщаются к нему для удостоверения доверенности сделки представляются устав, протокол общего собрания, и т.д., эти документы могут также оставаться в делах нотариуса. К данной группе относятся также и документы, удостоверяющие личность граждан;
•  документ представляется для совершения нотариального действия, в результате совершения которого он приобретает статус нотариально оформленного документа, например, заявления, сообщения, уведомления в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ (в ред. от 31.12.2014 года) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
• документ представляется для свидетельствования верности копии или выписки из него.

В пункте 1 статьи 45 Основ о нотариате предусмотрено, что документы, представляемые нотариусу в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия, должны соответствовать требованиям настоящей статьи.

Необходимо определить, что понимается под документом, представляемым для совершения нотариального действия. Сразу следует отметить, что Основами определены два вида документов: документ на бумажном носителе и электронный документ. В зависимости от вида документа установлены и требования к ним. Рассмотрим требования к бумажному документу, таким образом, носитель должен содержать информацию.

Как правило, эта информация в виде текста, однако не исключено, что это может быть и изображение. Например, автор музыкального произведения представляет записи с нотами и просит помочь подтвердить его авторство (конечно, подтверждение это условное), что может быть сделано путем свидетельствования его подписи с воспроизведением знака авторства или удостоверения времени предъявления документа (именно эти виды нотариальных действий используются в нотариальной практике). В дальнейшем такой документ может быть принят нотариусом в подтверждение принадлежности исключительных прав на музыкальное произведение.

Носитель не должен иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений (далее - дефектов), текст документа должен быть легко читаемым. Из общего правила об отсутствии дефектов есть исключение, установленное предложением 3 пункта 2 статьи 45 Основ о нотариате, предоставляющее нотариусу право принять для совершения нотариального действия документ, если имеющиеся дефекты являются несущественными для целей, для которых представлен документ. Таким образом, устраняется формальный подход нотариуса к документам. Это новшество может способствовать решению некоторых проблем по принятию документов. Достаточно много «дефектных» документов предъявляется по наследственным делам, особенно документов органов записи актов гражданского состояния. Например, умершая по свидетельству о смерти «Даяна», а в подтверждении родства его сестрой представлено свидетельство о рождении, в котором имя указано «Диана». Если ранее наследникам предлагалось устранить противоречия в документах (в органах ЗАГСа или в судебном порядке), то теперь практика может измениться: полное совпадение всех прочих сведений в документах: даты и места рождения наследодателя в свидетельствах о рождении и о смерти, данных родителей в свидетельствах о рождении наследодателя и наследника, достаточным образом подтверждают родственные отношения, а разночтение в написании имени умершего можно считать несущественным.

Информация на носителе должна быть зафиксирована, и это требование усилено в отличие от документа, определяемого Законом № 77-ФЗ, по которому фиксация может быть в любой форме. Информация на документе, представляемом для совершения нотариального действия, должна быть зафиксирована способом, исключающим ее утрату, поэтому не допускается исполнение карандашом или с помощью легко удаляемых красителей.

Целостность документа, состоящего из нескольких листов: установлено, что целостность документа обеспечивается путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.

Этот признак документа сменил ранее существующее требование – «в документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью». Безусловно, что требование о прошивке документов с проставлением печати, рассчитанный на юридических лиц, не учитывало современный документооборот. Очевидно, что целостность документа – понятие значительно шире, чем прошитый документ. Конечно, указанный вид целостности документа сохраняется, однако и он видоизменяется. Во-первых, на практике уже сложилось, что документы не только прошиваются нитками, но и скрепляются путем степлирования. Теперь документы, скрепленные таким способом, на совершенно законных основаниях могут приниматься при совершении нотариальных действий. И, во-вторых, требование проставления печати в некоторых случаях является неисполнимым, так как документ может быть выдан физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами без проставления печати. Некоторые эксперты справедливо полагают, что недостаточным будет просто прошить документ, целостность его должна быть обеспечена проставлением подписи(ей) на месте склейки.

Целостность документа может определяться связностью текста, на каждом листе которого имеются его название, нумерация, подпись (подписи).

Таким образом, оформляются, например, банками кредитные договоры.

Кроме того, в практике встречались лицензии на ведение деятельности, второй лист которого обозначен как продолжение, и на каждом имеется печать. Также в пример можно привести кадастровый план земельного участка, как правило, состоящий из двух отдельных листов.

Статья 45 Основ в числе требований, подлежащих проверке нотариуса, не предусматривает проверку реквизитов документа. Вместе с тем как указано в определении документа, реквизит – необходимый элемент документа, позволяющий его идентифицировать. Поэтому нотариус в любом случае вынужден будет обращать внимание и на реквизиты документа.

Приведенный ГОСТ Р51141-98 определяет реквизит как обязательный элемент только официального документа, для личных документов реквизиты не предусмотрены. Если реквизит определяется как обязательный элемент официального документа, то необходимо выяснить, каким нормативным актом регулируется этот вопрос. К сожалению, общего обязательного перечня реквизитов для всех документов не установлено. Общий перечень реквизитов документов определяется в «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятом Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст., тем не менее, требования стандарта являются лишь рекомендуемыми.

В ст.44.2 Основ, введенной Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ с 1 июля 2014 г., регламентировано совершение нотариальных действий на основании электронного документа. Понятие «электронный документ» определено в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» как документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В случаях, установленных федеральным законом, нотариальное действие может быть совершено на основании электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью лица, обратившегося за совершением нотариального действия. Для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в единую информационную систему нотариата нотариус использует усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Следует отметить, что действующим законодательством запрещено удостоверение сделки на основании электронного документа в отсутствие лица, совершающего сделку, или его представителя. В силу прямого указания данный запрет касается и удостоверения доверенности. Помимо прочего данный запрет установлен исходя из необходимости реализации нотариусом положений ст. 43 Основ о проверке дееспособности граждан, правоспособности юридических лиц, а также полномочий на совершение нотариального действия.