Магистрант Плаван Т. К.

магистрант Нагучев М. М.

При упоминании IT в бизнесе неискушенный в вопросе человек, как правило, явственно представляет себе картину автоматизации документооборота или компьютеризации производственных процессов. Однако этим информационные технологии не ограничиваются, есть среди них и те, что полезны на всех этапах непосредственно управления предприятием. [5] А именно программные и аппаратные средства позволяющие отобразить, изучить и усовершенствовать архитектуру того или иного предприятия, модернизировать или реформировать имеющуюся модель функционирования организации. [1, c. 116]

Непаханым полем выглядит нынешнее положение дел в малом и среднем бизнесе: предприятия либо функционируют по универсальной иерархической модели или не имеют строгой структуризации как таковой, заметнее всего это проявляется на начальных этапах. [4] Подобная расточительность часто ведет к чрезмерным тратам на персонал, наличию отделов, дублирующих функции друг друга или же попросту убыточных подразделений, [6] существующих в исходной модели, но абсолютно ненужных конкретно взятому предприятию. Для выявления подобных проблем и их устранения прекрасно подходят специализированные программные продукты: Aris, BPWIN, MS Visio.

Вооружившись одним из подобных продуктов, а именно Aris Express, авторы данной статьи провели некоторое исследование предприятия из сферы услуг, речь идет о стандартном гостиничном комплексе. Управляющие гостиницы, будучи заинтересованным в данном исследовании, пошли авторам на встречу и предоставили доступ к некоторой документации, оказывали содействие на всех этапах.

Первым этапом было решено отобразить общую организационную структуру предприятия для дальнейшего изучения и возможности наглядно показать все имеющиеся отделы и подразделения. Полученная схема (рис. 1) показала наличие нескольких отделов со схожими функциями, на которых и сосредоточилось дальнейшее исследование. В частности были более детально изучены бар, ресторан, служба приема и размещения, служба регистрации, служба бронирования, служба консьержа.  Основной упор был сделан на штатное расписание, загруженность сотрудников соответствующих подразделений и их общая эффективность.

Рис.1.  Организационная структура гостиничного комплекса

В первую очередь подробнее были изучены бар и ресторан, как показало исследование, круглосуточно работающий бар уже продолжительное время балансировал на грани безубыточности, уходя то в одну, то в другую сторону, не будучи при этом даже на треть загруженным клиентами большую часть времени (рис.2)

Рис. 2. Исходные организационные структуры бара и ресторана

В то же время, расположенный на этом же этаже ресторан пользовался большой популярностью, как у постояльцев, так и у населения города, что привело к большой загруженности его персонала, нехватке столиков и неудобствам для клиентов. Авторами было разработано конструктивное предложение по поглощению бара рестораном, созданию общей структурной единицы с увеличенной площадью и оптимизированным штатом сотрудников (рис.3). Данные действия позволят сократить расходы на персонал и вывести ресторан на качественно новый уровень, повысить доходы, обслуживать большее количество клиентов.

Рис. 3. Предложенная оптимизированная структура ресторана

Далее были подробно изучены служба приема и размещения, служба регистрации, служба бронирования, служба консьержа. Еще на этапе общего отображения организационной структуры у авторов возник вопрос к руководству предприятия касательно отдельной службы для консьержа. Ответ был достаточно понятен, гостиница организовывалась по лекалам похожего предприятия на лазурном берегу Франции, где консьержи постоянно проходили самые различные тренинги, интенсивно повышали свою квалификацию и соответствовали множеству требований для европейских гостиниц высшего класса. В нашей же стране с подобными требованиями немного иная ситуация, поэтому авторы предложили реформировать этот отдел. Также было предложено улучшить систему активного букинга через интернет, чтобы сократить количество телефонных операторов, увеличить общий уровень автоматизации. Изучив вышеуказанные отделы, а также ознакомившись с их штатным расписанием, авторы показали организационную структуру на рис. 4.

Из рисунка 4 видно, что многие функции сотрудников, в рамках этих отделов, дублируются, в результате чего была предложена соответствующая оптимизация, как организационная, так и штатная, отображенная на рис. 5.

Рис. 5. Предложенная оптимизированная структура службы приёма и размещения

В результате проведенного исследования, руководству исследуемой гостиницы  был предложен целый ряд оптимизационных мер и предложений по реформированию организационной структуры предприятия, [3] а исходя из таблицы штатных единиц, подлежащих сокращению, одни лишь затраты на персонал будут сокращены на десятки тысяч рублей. Применение программного продукта Aris Express позволило провести исследование в кратчайшие сроки. Наглядно и эффективно выявить проблемные структурные единицы, подготовить набор предложений по оптимизации [7] и также наглядно их отобразить.

Известный факт, что внедрение большинства инноваций в отечественном бизнесе идет крайне медленно, а сами инновационные технологии поступают в распоряжение отечественных специалистов с ощутимой задержкой, порой в 5-10 лет. Как следствие, применение специализированных программных продуктов для анализа и оптимизации архитектуры предприятий в России развито достаточно слабо [2], для предприятий малого и среднего бизнеса. С крупными фирмами дело обстоит иначе, чтобы успешно функционировать и быть конкурентоспособными такие предприятия должны быть очень адаптивными, реагировать на все изменения, иначе, по заветам Джека Траута, всегда найдется кто-то более расположенный к изменениям и займет их место. Сфера малого и среднего бизнеса в нашей стране еще очень далека от подобного уровня гибкости, но специализированные инструменты вроде Aris Express уже сейчас доступны и способны дать ощутимый импульс в развитии абсолютно любому предприятию в силу национальных особенностей российского рынка.

Литература:

1. Геворкян С.М., Волкова М.В. Электронный бизнес как развивающаяся форма предпринимательства в России // В сборнике: Актуальные проблемы экономической теории и практики. Сборник научных трудов. Под ред. В.А. Сидорова. Краснодар, 2013. С. 110-118.

2. Калайдин Е.Н., Калайдина Г.В. Природа неустойчивости рыночных механизмов // В сборнике: Феномен рыночного хозяйства: от истоков до наших дней III Международная научно-практическая конференция. 2015. С. 198-201.

3. Марцева Т.Г. Анализ экономического потенциала ЮФО в условиях кризиса (на примере Краснодарского края) // Вестник ИМСИТ. 2009. № 3-4. С. 15.

4. Сидоров В.А. Глобальная экология и проблемы экономического роста в России // Финансы и кредит. 2004. № 23 (161). С. 48-54.

5. Спирина С.Г., Меликсатян Л.А. Туристско-рекреационный комплекс Краснодарского края как фактор финансовой устойчивости региона //  В сборнике: Актуальные проблемы экономической теории и практики. Сборник научных трудов. Под ред. В.А. Сидорова. Краснодар, 2014.  С. 95-102.

6. Спирина С.Г. Финансовая устойчивость в контексте хозяйственной деятельности предприятий // Российский экономический интернет-журнал. 2014. №1. С. 19.

7. Спирина С.Г., Нагучев М.М. Перспективы финансовой кооперации использования национальной платежной системы Российской Федерации // Финансовая аналитика: проблемы и решения. 2015. № 10(244). С. 50–59.