Реинжениринг бизнес процессов управления при совершенствовании организации

Возможность эффективного реинжениринга бизнес процессов на основе системной деятельности зависит от уровня развития информационной системы университета. Современный уровень информационного обеспечения процессов управления в организации позволяет ставить принципиально новые задачи СД. Такой задачей для системы управления университетом является рациональное распределение целей, возникающих при разрешении проблемных ситуаций по многоуровневой структуре управления. Для подразделений университета качественно новый уровень СД заключается в более четком представлении алгоритмов деятельности, что предполагает их многоуровневую структуризацию и упорядочение по этапам. Весьма важным является согласование интересов отдельных элементов многоуровневой организации на основе детального открытого анализа параметров функционирования системы. Специфические особенности СД для системы управления и подразделений университета обусловлены следующим. Система управления имеет иерархическую структуру, и ориентирована на контроль исполнения базовых целей организации, которые отражают требования внешних систем и рынков, а также на выработку решений по совершенствованию структур и методов функционирования, распределению ресурсов и поддержанию системы стимулирования. Подразделения университета поддерживают технологические связи, реализует конкретные проекты функционирования системы. Фактически как на уровне системы управления при распределении целей решения определенной проблемы по структуре управления и организации функционирования, так и на уровне объекта управления при выполнении взаимосвязанного комплекса работ реализуются определенные целевые проекты. Модели анализа деятельности и качества реализации таких проектов также могут быть общими, так как они связаны с формированием модели ограничений и анализом значений целевой функции системы.

В настоящее время СД неразрывно связана с автоматизацией функций управления и созданием информационного ресурсного центра, либо корпоративной системы управления знаниями. При этом, как правило, применение приемов системного анализа связано с описанием автоматизируемых функций и обеспечением внедрения автоматизации.

Можно вполне обосновано утверждать, что основной причиной большинства неудач при совершенствовании управления систем организационного типа является то, что все внимание уделяется разработке локальных баз и программ обработки данных, вместе с тем теряется представление о системе в целом. Выбранные для автоматизации задачи управления часто представляют собой лишь фрагменты определенной функции управления. В этом случае даже в случае детального анализ задачи с использованием современных методов и средств получение оптимальных параметров управления при решении в этом случае может не оказывать существенного влияния на улучшение функционирования системы в целом. Это указывает на то, что даже при совершенствовании решения задач управления весьма полезно проводить комплексный анализ целей, структур и функций управления создавать комплексные многоцелевые порталы обработки данных. Кроме того, при разработке усовершенствованной технологии решения задач управления, необходимо изучать процессы, связанные с реакцией организационной системы на проводимые изменения в управлении. При отсутствии такого анализа, совершенствование и, в частности, автоматизация могут в ряде случаев вызвать негативные эффекты. Указанные причины, определяют важность решения задач совершенствования технологий организационного управления в рамках системной деятельности.

Предлагаемая методика реинжениринга бизнес процессов университета СД включает основные этапы:

определение и анализ проблемных ситуаций в процессе постоянного обследования существующей системы управления;
определения нормативных целей и функций организации университета системы и критериев эффективности ее функционирования;
формирования предложений по совершенствованию структур управления и проектов реализации основных функций и элементов управленческой деятельности;
анализа качества реализации основных проектов функционирования, деятельности структурных элементов и субъектов организации;
совершенствование системы стимулирования структурных элементов организации.
совершенствования информационных ресурсов организации и порталов обработки данных.

Изложенный подход к определению нормативных целей и последующей системной деятельности позволяет решить извечную проблему задачи построения дерева целей – проблему сложности. Это достигается за счет четкого разделения задачи построения дерева целей ориентированной на систему управления и задачи формирования и управления проектами для объекта управления.

Для дальнейшей детализации СД в организации необходимо моделировать процесс осуществления функций.

С учетом активности элементов организационной системы предлагается рассматривать два этапа развития этого процесса.

Таким образом, системная деятельность на первом этапе заключается в описании нормативной технологии организационного управления. Следует отметить, что зачастую такие технологии формально не описывают, при этом предполагается, что сами исполнители постепенно сформируют рациональный алгоритм выполнения функции, и более того, будут по мере необходимости его совершенствовать.

Очевидно, что такой способ задания реализации функций может быть оправдан лишь для простейших алгоритмов и высокого уровня согласия в организационной системе. Как доказали матричные структуры управления организациями явное формирование рациональных программно-целевых комплексов функционирования является основным резервом повышения эффективности управления.

На практике доказано, что лучшим средством наглядного представления проектов функционирования являются сетевые модели. Реализация функции в этом случае рассматривается как упорядоченная совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить реализацию некоторой цели.

Сетевые модели позволяют подробно представлять структуру проекта, задавать характеристики задач управления (ЗУ), распределение задач по исполнителям. Основными критериями качества реализации проектов функционирования являются следующие:

своевременность и достаточность проводимых действий;
трудоемкость реализации;
достоверность обрабатываемой информации и адекватность функционирования поставленным целям;
надежность алгоритма функционирования.

Более детальное описание функционирования связанное с описанием алгоритмов решения ЗУ обычно осуществляется при автоматизации управления с использованием CASE технологий. В этом случае процесс функционирования, в конечном счете, описывается и поддерживается языком различных диаграмм, отражающих преобразование информации.

Описание нормативного функционирования, изменение целей, структур управления и алгоритмов реализации функций должно быть обеспечено системой поддержания устойчивой работы элементов системы по определенным проектам, в условиях их активного поведения.

Необходимо стимулировать элементы организации, деятельность которых способствует реализации целей системы. Таким образом, важнейшей задачей СД является анализ деятельности элементов.

Прежде всего, при описании проекта функционирования для каждого элемента структуры выделяется множество задач, которые решаются им в процессе функционирования и определяют полномочия элемента. Кроме того, должны быть определены критерии, отражающие качество функционирования.

Каждый элемент структуры в процессе функционирования можно в общем случае характеризовать набором показателей, отражающих следующее:

функциональные полномочия структурного элемента;
обеспеченность структурного элемента ресурсами;
уровень взаимодействия между структурными элементами при реализации функций.

Набор показателей, характеризующих полномочия и взаимодействие элемента, является базовым для формирования критериев функционирования. Ресурсные ограничения позволяют задать нормативные значения для формирования критериев.

При формировании критериев оценки деятельности важно понимать, что такие критерии фактически должны оценивать реализацию основных целей системы и проектов функционирования.

Таким образом, системная деятельность фактически включает два основных этапа: определение нормативных технологий организационного управления на уровне системы управления и управление процессом их реализации на уровне объекта управления.

Выделим две базовые проблемы, связанные с реализацией системной деятельности и совершенствованием функционирования организации.

Одной из основных проблем определение нормативных технологий является формирование структур управления, соответствующих целям системы и способных реализовать функции системы.

Вторая проблема связана с реализацией определенной технологии управления, она связана с анализом выполнения системой своих нормативных целей, существующего распределения полномочий и ресурсов. Этот анализ необходимо проводить с учетом актуальности тех или иных проблем управления.

Актуальность определяет стратегию управления системой, которая при анализе деятельности обычно представляется весовыми коэффициентами параметров функционирования. Учитывая взаимосвязь показателей структуры и показателей качества реализации целей и проектов, система управления совершенствует технологию функционирования для того, чтобы улучшить показатели достижения целей.

Для решения применяются различные модели реинжениринга.

Рассмотрим модель реинжениринга, сутью которой является корректировка стратегии управления, то есть важности тех или иных аспектов функционирования, и формирование согласованной с ней системы стимулирования.

Правильно построенная, согласованная с целями система стимулирования активизирует объект управления. Это в свою очередь способствует тому, чтобы на уровне объекта управления осуществлялся поиск рациональных алгоритмов решения задач управления и поддерживался процесс их постоянного совершенствования.

Таким образом, одним из важнейших методов совершенствования организационного управления является создание адаптивных систем планирования и стимулирования деятельности объекта управления на основе всестороннего анализа параметров функционирования и корректировки стратегии управления.

Список использованной литературы

1. Перегудов Ф.И., Тарасенко Ф.П. Основы системного анализа.-Томск:Изд-во НТЛ,1997.-368с.

2. Федоренко Н.П. О методах социально-экономического прогнозирования. –В кн.: Методология прогнозирования экономического развития СССР.- М.: Экономика,1971.-631с.

3. Никаноров С.П. Конструирование организаций – состояние, значение, проблемы. – В кн.: Системное управление организацией.-М.: Сов. Радио, 1972, с. 5-22.

4. Черняк Ю.И. Системный анализ и управление экономикой. – М.: Экономика, 1975.- 206с.

5. Ямпольский В.З., Петров О.М., Чудинов И.Л., Валентинов В.В. Автоматизация управления высшей школой.- Воронеж: Из-во ВГУ, 1987.-176с.

6. Силич В.А. Содержательные модели систем и их использование при проектировании АСУ. - Томск: Из-во ТГУ, 1984. – 114с.

7. Ехлаков Ю.П. Исследование систем управления. – Томск: Из-во ТУСУР, 1998. –112с.