Финансовый контроль и анализ деятельности подразделений предприятия

Говоря «контроль», мы понимаем, что данное понятие тесно связано с понятием «управление». Проводить контроль ради контроля нецелесообразно, но управление, особенно управление сложными системами, без контроля может стать бессмысленным. Контроль является неотъемлемой частью системы управления. Он выступает в качестве одной из форм обратной связи,  благодаря которой, субъект, управляющий системой, получает необходимую информацию о ее действительном состоянии. Эта информация, в свою очередь, позволяет ему правильно оценивать фактически сделанное, выявлять отклонения от цели и связанные с этим нежелательные последствия. Последующий анализ результатов контроля позволяет увидеть ранее неизвестные возможности и резервы, которые имеет система, так же дать оценку эффективности управленческих решений. Обладая такой информацией, субъект управления получает полную картину происходящего и может определить требующиеся корректирующие действия.

Раньше под финансовым контролем понимали деятельность, связанную с проверкой учетных записей и наблюдением за полнотой поступления доходов. Однако, со временем это понятие стало трактоваться более широко. Современное толкование «финансового контроля» отличают многоплановость его целей и многогранность задач. В настоящее время финансовый контроль – это не только проверка правильности ведения финансовой документации и выявление нарушений финансовой дисциплины, это, прежде всего, важнейшая функция управления финансовыми, а через них и экономическими процессами. Она имеет специальную целевую направленность, определенное содержание и специфические способы осуществления.

Одной из важнейших целей финансового контроля является вскрытие отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов на более ранней стадии. Проводится это для того, чтобы иметь возможность принять корректирующие меры, в отдельных случаях привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб или осуществить мероприятия по предотвращению или сокращению таких нарушений в будущем. Особенно актуальна данная процедура в целях выполнения контроля над деятельностью филиалов компании, которые чаще всего находятся в других городах, а то и в других странах.

Финансовый контроль деятельности предприятий и их подразделений включает так же контроль со стороны кредитных учреждений, акционеров и внутренний контроль: проверку эффективности и целесообразности использования денежных ресурсов – собственных, заемных и привлеченных; анализ и сопоставление фактических финансовых результатов с прогнозируемыми;  правильность и достоверность финансовой отчетности. Стоит разобраться, какие данные требует определенная разновидность контроля, в каком виде и кому предоставляется? Из вышеперечисленных внутренний контроль осуществляется руководителями компаний, которые на основе результатов проверок могут принимать решения по дальнейшему развитию бизнеса и оптимизации процессов. Акционеры же заинтересованы в получении достоверных данных о финансовом состоянии компании и соответствующих размерах дивидендов. Для меня менее понятным был вопрос о контроле со стороны кредитных учреждений. То есть каким образом и когда банк может проверить расходование выданных средств? Делается ли это на еженедельной или ежемесячной основе? Для лучшего представления ситуации возьмем, к примеру, компанию – представителя малого бизнеса, которая занимается поставкой оборудования из Китая в Казахстан. Компания может пользоваться линейным кредитованием в выбранном банке. После оформления всех залоговых документов выдается одобрение на определенную сумму. Допустим, если общая разрешенная сумма составляет 120000 USD, а на данный момент для закупа необходимо только 40000 USD, подается заявка на нужную сумму. Остальную сумму можно получить в будущем и погашать параллельно с текущей задолженностью. К заявке прикрепляются все сопроводительные документы, среди которых должен быть инвойс, выставленный поставщиком, либо несколько инвойсов, общей суммой на 40000 USD. Банком устанавливается срок для совершения оплаты по данному инвойсу, чаще всего – 1-2 месяца. Это предусмотрено с учетом особенностей взаиморасчетов между компанией и поставщиком, так как может быть заранее согласована предоплата определенной части, ожидание срока изготовления и доплата по инвойсу. Очень удобно, если расчетный счет компании находится в том же банке, в котором она кредитуется, банку намного легче отследить все выплаты.

Актуальность финансового анализа и контроля деятельности предприятия и его подразделений усиливаeтся многообразиeм и сложностью измeнeний, которые происходят  в финансовой сфeрe в условиях рынка. Появилась нeобходимость внeдрeния на каждом прeдприятии новых мeтодов рeгулирования дeнeжных потоков. Особенно остро данный вопрос стоит перед предприятиями, имеющими много зарубежных филиалов.

Преступив к работе в качестве координатора по управленческой отчетности в головном офисе международной транспортной компании, я задалась этим вопросом и решила искать пути по оптимизации процесса репортинга. Основной задачей являлось определить цель и найти пути для ее достижения. Первоочередной целью CFO Финансового Департамента было добиться максимальной прозрачности действий и предоставления отчетов филиалами. У компании насчитывалось 13 зарубежных филиалов и 10 по Казахстану. Моим фронтом работы стали все зарубежные подразделения. Было принято решение использовать ПО SAP для занесения и выгрузки данных. Это дало возможность отслеживать действия каждого отдельного филиала. Так же, для проверки расходной части были внедрены 3 новых формата отчетов, которые позволяли проверять достоверность предоставленных данных в разрезе времени, целей использования и ответственных лиц. Появилась необходимость работать сообща с командами по дебиторской (Receivable Team) и кредиторской задолженности (Payable Team), так как изменения на основе полученных отчетов и документов в программу вносят несколько сотрудников, и необходимо держать под контролем сразу 13 аккаунтов. Что нам и удалось осуществить, в результате кропотливой работы сотрудников финансового департамента головного офиса  и финансовых менеджеров филиалов. Ежеквартально и ежегодно готовятся P&L Report отчеты, отвечающие всем требованиям МСФО. Они содержат всю информацию о деятельности каждого филиала за отчетный период. Топ менеджменту предоставляется в консолидированном виде по всей группе, со всеми необходимыми сопроводительными документами. Затем, после совместной работы по анализу деятельности выводятся данные о динамике развития бизнеса и рентабельности каждого отдельно взятого подразделения. На их основе начинается работа по оптимизации процесса, выполняются действия, направленные на уменьшение себестоимости оказываемых услуг. При продолжительном получении неудовлетворительной динамики и плохих показателей ставится вопрос о закрытии или соединении двух филиалов в один.

Таким образом, наши знания теории ведения контроля над финансовой деятельностью компании пополняются, соприкасаясь  с практикой, и дают нам возможность осуществлять контроль более качественно, используя современные программы для быстрой обработки информации. А полученные результаты отчетов четко показывают финансовое состояние каждого из филиалов, что позволяет руководству принимать своевременные решения по предотвращению или решению проблем.