Канапиева Л.Ж., (УА-21НП, Учет и аудит)
Карагандинский экономический университет Казпотребсоюза, Казахстан
Управленческий учет по центрам ответственности и проблемы его внедрения
Еще недавно основная задача бухгалтеров сводилась к своевременному информированию руководства предприятия о ходе выполнения плановых заданий и к представлению в установленные сроки финансовой отчетности, предусмотренной нормативными документами. В современных же условиях значение бухгалтерского учета возрастает, он стал одной из важнейших составляющих системы управления предпринимательской деятельностью, а бухгалтеры - участниками разработки экономической стратегии, направленной на получение прибыли. Они принимают активное участие в прогнозировании, планировании, нормировании, в анализе и т.д.
В этих условиях деятельность одной части бухгалтерского аппарата связана с определением и оценкой финансового положения и результатов ее деятельности в целом, другая его часть занимается подготовкой информации для принятия управленческих решений (так называемым «учетом для управления»).
Управленческий учет и контроль являются подсистемами современного менеджмента в компаниях. Организация эффективного управления, принятие правильных стратегических и тактических управленческих решений являются базой успешного развития организации. Вместе с тем грамотное управление напрямую зависит от достоверности формируемых в учете данных. Особая роль отводится контролю процессов подготовки, обработки и интерпретации информации.
Управленческий учет постепенно внедряется на промышленных предприятиях и с каждым годом получает все большее признание. Процесс его постановки в компаниях зависит от следующих особенностей:
размера предприятия;
отраслевых факторов, влияющих на деятельность и специфики деятельности;
целей и задач руководства предприятия;
индивидуальности бизнес-процессов;
организационной культуры и т.д.
Особенно актуальна постановка управленческого учета на:
крупных предприятиях, что связано с необходимостью организации единого учета и контроля затрат на производство и продажу продукции, согласования действий менеджеров разного звена, результативности деятельности каждого подразделения, и работой всех подразделений на единый результат;
предприятиях-монополиях, что связано необходимостью оптимального сочетания цены и затрат, поиском резервов снижения затрат в условиях отсутствия конкуренции;
предприятиях, имеющих разветвленную структуру, филиалы, представительства, дочерние компании, что обусловлено важностью координирования деятельности всех подразделений, филиалов и представительств, выявлением и ликвидацией нерентабельных производств.
Управленческий учет, как большинство атрибутов рыночной экономики, пришел на промышленные предприятия из Западной Европы и США.
Под организацией управленческого учета на предприятиях понимается постановка системы сбора, обработки, анализа и интерпретации информации, необходимой менеджерам для принятия эффективных управленческих решений.
Управленческий учет охватывает все виды учетной информации, необходимой для управления в пределах самого хозяйствующего субъекта. Основная цель управленческого учета - обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных показателей. Процесс подготовки такой информации может существенно отличаться от того, что используется в финансовом учете.
Значительное влияние на организацию управленческого учета имеют особенности отечественного бизнеса. Большинство средних отечественных компаний представляют собой неформальные холдинги, то есть совокупность организаций, которые юридически совершенно независимы друг от друга, но на деле принадлежат одному собственнику и управляются общим менеджментом. Для того чтобы владельцы и менеджеры холдинга имели объективное представление о работе своей компании, на предприятии ведется управленческий учет, в котором отражается только реальная информация. Нужно заметить, что такой подход к управленческому учету справедлив для любых компаний: от больших официальных холдингов до совсем маленьких фирм, не имеющих холдинговой структуры.
И в казахстанской, и в международной практике именно на базе данных управленческого учета принимаются управленческие решения, осуществляются контроль над текущей деятельностью и планирование. Однако очевидна и разница между западным и российским подходами: на Западе акцент делается на термине "управленческий", а в нашей стране - на термине "учет". Это объясняется тем, что на западных предприятиях управленческий учет используется для анализа, планирования и более точного принятия решений, а на казахстанских - для получения достоверных, прозрачных и объективных данных (на Западе с этими задачами справляется финансовый учет).
Управленческий учет - это прежде всего система сбора и анализа информации о деятельности предприятия, которая полно и объективно отражает результаты его хозяйственных операций и ориентирована на потребности руководства и собственников компании. И лишь во вторую очередь эта система используется для управления затратами на уровне центров ответственности и видов деятельности. А ведь именно выделение центров ответственности позволяет существенно повысить эффективность производственного учета, контроля и управления.
Концепцию центров ответственности впервые сформировал представитель американской учетной мысли середины XX в. - Джон Хиггинс, она заключается в определении степени ответственности определенных лиц за результаты своей работы.
Центр ответственности - это структурное подразделение организации, которое полностью контролирует те или иные аспекты хозяйственной деятельности организации, а его руководитель самостоятельно принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет ответственность за результаты деятельности подразделения.
Д. Хиггинсом так же было сформулированное правило, в рамках теории центров ответственности, которое утверждает, что каждую структурную единицу предприятия обременяют те и только те расходы и доходы, за которые она может отвечать и которые контролирует.
Большое разнообразие центров ответственности требует их группировки. По объему полномочий их руководителей и обязанностей выделяют центры затрат, продаж, дохода, прибыли, капитальных вложений, инвестиций контроля и управления. По задачам и функциям центры ответственности обычно рассматривают как основные и обслуживающие. Для каждого центра ответственности должны быть определены цели и задачи, в том числе и учетные, то есть какая информация, с какой периодичностью, куда и кем должна предоставляться. Работа здесь должна быть направлена на поиск необходимой информации и обеспечение ею лиц, принимающих решения, тогда, когда она им нужна, и в такой форме, которая ее делает пригодной для практического использования.
Нужно отметить, что при внедрении на предприятии управленческого учета по центрам ответственности почти всегда возникают серьезные трудности, вызванные самыми разнообразными причинами. В качестве основных можно выделить следующие:
- сложность организации центров ответственности;
- отсутствие локальной компьютерной сети, единой системы документооборота, четкой организационно-функциональной структуры;
- значительная трудоемкость отбора информации, ориентированной на реализацию стратегических целей и задач предприятия и т.д.
Каждый этап постановки управленческого учета должен быть четко проанализирован. Постановка системы управленческого учета должна осуществлять последовательно от этапа к этапу.
Так, организация системы управленческого учета на промышленных предприятиях включает в себя ряд этапов, перечисленных ниже.
Подготовительный:
четкое определение целей и задач постановки системы управленческого учета;
выделение основных компонентов системы;
определение подразделений, которые будут задействованы в процессе постановки системы управленческого учета;
назначение ответственных лиц за постановку системы управленческого учета (из числа менеджеров высшего звена предприятия, либо сторонних специалистов в области управленческого учета);
составление сметы затрат, связанных с внедрением системы;
определение степени автоматизации и лиц, ответственных за автоматизацию (работники предприятия, либо сторонние квалифицированные специалисты в области управленческого учета);
выбор методов учета, учетных систем, плана счетов.
Основной:
четкое выделение центров финансовой ответственности (доходов, затрат, капитальных вложений, инвестиций, прибыли, инноваций) и мест возникновения затрат;
разработка внутренних классификаторов учета затрат;
разработка внутренних положений и инструкций;
определение моделей записей типовых хозяйственных операций;
разработка управленческой отчетности;
создание службы управленческого учета на предприятии;
автоматизация системы управленческого учета.
Заключительный:
апробация организованной системы управленческого учета;
выявление сбоев и недостатков в функционировании системы, устранение их;
выбор способов и методов контроля над использованием системы управленческого учета и данными, формируемыми в ней;
выявление направлений совершенствования системы управленческого учета
Каждый этап постановки системы управленческого учета должен быть проработан. При организации системы должна быть организована слаженная работа грамотных специалистов в области учета, планирования, контроля, программного обеспечения, права, менеджмента предприятия.
Первоочередным на основном этапе постановки системы управленческого учета на предприятиях внутреннего водного транспорта является выделение центров ответственности.
Каждому центру ответственности и месту возникновения затрат должен быть присвоен свой код. Это позволит ускорить автоматизацию системы управленческого учета в компаниях.
Важным аспектом в процессе организации управленческого учета является разработка внутрифирменных стандартов, положений, инструкций. На данном этапе главным документов является учетная политика для целей управленческого учета. В учетной политике закрепляются выбранные методы учета затрат и калькулирования себестоимости продукции, методы распределения косвенных затрат, методы оценки запасов на предприятии, принципы отражения доходов и расходов, определения конечных финансовых результатов, начисление резервов. В рамках разработки учетной политики определяется график документооборота для целей организации управленческого учета. Эффективно построенная система документооборота позволит исключить потерю документов, сократит время движения документа от одного центра ответственности к другому.
Для крупных промышленных предприятий целесообразно учредить службу управленческого учета, а не выделять отдельную должность в рамках действующей бухгалтерии. Для осуществления деятельности службой управленческого учета разрабатываются положение об отделе, должностные инструкции.
Одним из основных элементов системы управленческого учета является управленческая отчетность. Управленческая отчетность отличается от бухгалтерских отчетов по следующим параметрам:
- бухгалтерская отчетность ориентирована на внешних пользователей информации (налоговые службы, акционеры, кредитные организации и т.д.), управленческая отчетность призвана удовлетворять интересы менеджеров высшего звена;
- большинство показателей бухгалтерской отчетности четко регламентированы, управленческие отчеты более гибкие и способны трансформироваться в любую удобную для восприятия форму;
- периодичность составления бухгалтерских отчетов строго закреплена законодательством, управленческие учеты составляются по требованию менеджеров и включают в себя показатели за анализируемый период (неделя, месяц, квартал, год).
Таким образом, управленческая отчетность на крупных промышленных предприятиях необходима для решения следующих задач:
предоставление информации о текущем состоянии предприятия, оценка его деятельности;
выявление недостатков процесса производства или оказания услуг;
выявление отклонений затрат от нормативов с установлением места возникновения отклонений, причин отклонений и виновных лиц;
оперативный контроль над деятельностью каждого структурного подразделения и предприятия в целом.
При организации системы управленческого учета должен быть рассчитан эффект от ее внедрения. Так, затраты на постановку системы не должны быть больше эффекта от ее функционирования. При этом система управленческого учета на предприятиях приведет к увеличению учетной работы сотрудников разных подразделений. В связи с этим целесообразно провести полную автоматизацию управленческого учета. Процесс автоматизации может осуществляться силами самой организации (службой программного обеспечения и системного администрирования), либо с привлечением специализированных компаний, способных провести автоматизацию с максимальной эффективностью.
Автоматизация учета позволит сократить объем рутинной работы, формировать своевременной отчеты с самыми точными данными, ускорить обмен информацией между подразделениями предприятия.
Система управленческого учета на промышленных предприятиях не может быть эффективной без организации контроля.
Контроль необходимо проводить на всех этапах постановки системы управленческого учета, ее функционирования и формирования в системе учетных данных.
В числе методов управленческого контроля можно выделить: наблюдение, проверку, обследование.
Наблюдение предполагает целенаправленное исследование организации и функционирования системы управленческого учета с момента сбора информации до этапа обобщение и интерпретации информации для менеджеров высшего звена.
Проверка предполагает изучение документов, используемых системой управленческого учета и формируемых в системе управленческого учета. Более общим понятие является обследование, которое включает в себя проверку и сопоставление данных с информацией различных подразделений предприятия.
Контроль должен осуществляться систематически, оформляться внутренними контрольными регистрами. Результаты контроля, выявленные недостатки в функционировании системы управленческого учета на предприятиях внутреннего водного транспорта должны подлежать незамедлительному исправлению.
Выводы. Таким образом, эффективная система управленческого учета позволит предприятиям:
определить основные цели развития и пути их реализации;
оценить эффективность функционирования структурных подразделений и предприятия в целом;
регулярно получать точную и достоверную информацию о затратах;
организовать раздельный учет затрат по заказам, видам оказываемых услуг, а также по местам возникновения затрат (центрам ответственности);
выявлять отклонения, дифференцируя их по причинам возникновения и виновным лицам;
организовать систему взаимодействия структурных подразделений предприятия и контроль за их деятельностью;
внедрить систему бюджетирования;
повысить эффективность управления затратами, денежными средствами путем принятия эффективных управленческих решений и т.д.
Залогом успешного функционирования предприятий является не только использование системы управленческого учета, но и организация эффективной системы контроля.