Панова Юлия Игоревна

Советник Председателя правления КБ ЗАО «Русский международный банк»

К вопросу об определении понятия «система внутреннего контроля»

Для эффективного управления процессом оптимизации результатов деятельности организаций возникает потребность в получении информации об изменениях и отклонениях их фактических значений от плановых значений и нормативных параметров, вызвавших или повлиявших на эти отклонения, их причинах  и факторах. Достоверность, своевременность и полнота такой информации в большей степени может обеспечиваться в организации с помощью четко организованной системы внутреннего контроля, отлаженного его действия и взаимодействия с иными процессами организации (управления, планирования, бюджетирования, учета и анализа). По этой причине возникает практическая значимость в комплексном исследовании организационно-методических основ системы внутреннего контроля.

Категория «система внутреннего контроля» используется в различных сферах и рассматривается в разнообразных формах, что позволяет давать универсальные определения в разных направлениях деятельности. С целью рассмотрения вопроса о системе внутреннего контроля обратимся к базовым категориям и их соотношению, что является необходимым для точного и адекватного оперирования терминологией.

Проблемы теории и организации контроля всегда были объектом внимания значительного количества ученых. Немаловажный вклад в решение этих проблем внесли следующие отечественные ученые: А.Ф.Аксененко, И.А. Белобжецкий, И.Н. Белый, Н.Т. Белуха, Б.И.Валуев, Э.А. Вознесенский, Н.Г. Гаджиев, В.Ф. Журко, М.И. Карауш, Л.М. Краморовский, Н.В. Кужельный, В.И. Лакис, Н.В. Лопухин, И.С. Мацкевичюс, А.С. Наринский, В.И. Подольский, М.П. Рябчиков, Г.А. Соловьев, С.А. Стуков, В.П. Суйц, Л.А. Сухарева, В.Б. Ястребов и другие. Также очень полезными являются результаты исследований зарубежных ученых, внесших вклад в развитие теоретических и организационно-методических основ контроля: Э. Арене, К. Друри, Дж. Лобекк, Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури, Э. Майер, П. Фридман и другие.

Понятие «контроль» является достаточно сложной и неоднозначной категорией, которое в переводе с французского языка означает  «проверочный документ, оформленный в двух экземплярах». В течение длительного периода понятие контроля использовалось в интерпретации «проверка правильности составления документов и записей» и ассоциировалось с деятельностью бухгалтеров, кассиров, финансовых служащих.

В своей статье «Об определении понятий «надзор» и «контроль» В.А. Сковородников предложил следующие определения: надзор – наблюдение за исполнением субъектом обязательных требований, контроль -  сравнение фактических (текущих) значений характеристик контролируемого объекта с заданными значениями этих характеристик и выделил видовые отличия: «надзор – это наблюдение, а контроль –  сравнение» [1].

В теории управления понятие «контроль» рассматривается с разных позиций, например, как:

• функция управления, выраженная как вид управленческой деятельности;
• категория управления;
• конечная стадия управленческого цикла;
• самостоятельный процесс принятия и исполнения управленческих решений не всех его этапах;
• составляющая часть процесса принятия и исполнения управленческих решений.

Контроль, рассматриваемый с позиции функции управления, представляет собой особый постоянный процесс, который обеспечивает достижение целей посредством своевременного выявления проблем.

Контроль как конечная стадия управленческого цикла заключается в его проведении по достижении конечной цели и производится после выполнения задач, то есть на конечном этапе  процесса.

Контроль, осуществляемый как самостоятельный процесс принятия и исполнения управленческих решений на всех его этапах, имеет свои принципы, цели, задачи, субъекты, объекты, определенные методы, формы и приемы.

Контроль, рассматриваемый как составляющая процесса управления и исполнения управленческих решений, направлен на выработку стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и осуществление корректирующих действий.

Особенностью контроля с позиции управленческой деятельности является его основная задача, где осуществляется количественные и качественные оценки и учет результатов работы организации. В данном случае контроль обеспечивает обратную связь и позволяет повторять непрерывно циклический процесс. Так как контроль является составной частью процесса управления, то необходимостью является изучение дополнительных факторов (стандарты, планы…), которые предрешают эффективность проведения этого процесса управления. Однако в данном случае всегда возникает большая зависимость между внутренними краткосрочными задачами и целями, которые не рассчитаны на получение прогнозных данных на перспективу. Здесь заметна отличительная особенность контроля, которая также рассматривается как вся совокупность элементов, влияющих на процесс управления организацией, как в краткосрочном периоде, так и в долгосрочном.

В итоге, рассматривая контроль как функцию управления, теоретики давно пришли к выводу, что с такой точки зрения контроль имеет двойственную сущность:

• во-первых, на каждой стадии управления осуществление контроля производится посредством реализации контрольных функций каждым служащим организации на своем рабочем месте;
• во-вторых, существование контроля как специальной контролирующей функции, которую реализуют специально созданные органы, но при этом контроль рассматривается с позиций “деятельности по надзору”, где предполагается тотальность процедур внутреннего контроля в отношении функционирования любой системы управления.

В различных энциклопедиях и словарях контроль трактуется как проверка чего-то, проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления, наблюдение с целью проверки, деятельность кого-либо с целью проверки (см. таблицу 1.1.).

Отдельные толкования термина контроль

Анализ вышеприведенных источников показал, что данный термин применяется к видам деятельности, и одновременно выделяется существенная особенность: в понятие контроль заложены  «сравнение и проверка».

На протяжении длительного исторического периода изменение толкования понятия «контроль» менялось от первоначального - как проверка правдивости и достоверности документов. Позже контроль представлялся как проверка соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Сейчас чаще встречается дополнение понятия анализом отклонений, раскрытием их причин.

В книге «Аудит» Арене А., Лоббек Дж. приводят понятие «фактический контроль - это проверка или подсчет аудитором материальных активов». Термин используется указанными экономистами для целей аудита, где контроль является прямым способом проверки реальности существования актива. Дается уточнение понятию «фактический контроль - это объективный способ, позволяющий проверить как количественные характеристики актива, так и правильность его описания. В некоторых случаях это также полезный метод оценки состояния актива или его качественных характеристик»[10]. Точно также как и многими авторами делается упор на необходимость определения целей для достижения качественных результатов контроля.

Серебряков Т.Ю. в своей статье «Концептуальные подходы к категории «внутренний экономический контроль» приводит понятия «тотальный контроль» или «контроль» как деятельности по надзору, под которыми понимается «контроль, объектом которого являются процессы и факты хозяйственной деятельности организаций» [11].Обосновывает точку зрения относительно общности и единства рассмотренных им концепций, их применения к среде бухгалтерского учета.

В книге "Основы менеджмента" Майкл Мескон, Майкл Альберт и Франклин Хедоури дали следующее определение понятия: «контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей»[12]. Там же определен состав процесса контроля, который состоит из «установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов»[13].

Достаточно сложно давать единую трактовку понятия для разнообразных направлений, тем не менее, можно выделить единые подходы в формировании понятийного аппарата.

Определяя контроль как средство или инструмент, а не самоцель, в менеджменте заложили основу определения категории «контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей»[14]

Развитие экономики во всеобщем масштабе и в частности конкретных ее субъектов, глобализация, концентрация, интеграция экономической деятельности кредитных организаций и экономик различных уровней показывают, что для эффективного их функционирования необходимо выработать концепцию системы внутреннего контроля. Стоит отметить несколько причин, которые могут тормозить саму организацию системы внутреннего контроля вне зависимости от субъекта контроля, в том числе можно назвать такие:

• сложность бизнес-процессов, которые характеризуются многочисленными внутренними и внешними связями;
• значительные объемы (обороты) по движению активов и пассивов;
• большое (в том числе излишнее) количество людских ресурсов, задействованных в бизнес-процессах, деятельность которых подлежит контролю;
• сложность информационных систем и большой массив информации, данных в них и прочие факторы.

С одной стороны отдельные факторы сводят к невозможности осуществления эффективного контроля из-за излишнего количества информации, которую сложно изучить, обобщить и оценить для вынесения правильных выводов, либо из-за чрезмерного количества проверяющих, численность которых зависит от количества работающего персонала, что в свою очередь может увеличить затраты на контроль над эффективностью работы организации. С другой стороны иные факторы свидетельствуют о неэффективности проведения контроля по результатам выборочных проверок отдельных операций и процессов, выдернутых из контекста единого процесса или деятельности, что не позволяет выявить все ошибки системы управления и нейтрализовать их последствия. Следовательно, процесс контроля должен быть алгоритмизирован таким образом, чтобы исключить наличие ошибок в управлении и в его составляющих компонентах.

Поэтому именно правильно сформированная система внутреннего контроля является необходимым инструментом каждой организации (субъекта) с момента создания. Он позволяет ограничивать влияние негативных факторов, своевременно выявить и решить возникающие проблемы до того момента, когда их последствия могут стать серьезными или критическими, а также может способствовать стимуляции успешной деятельности.

Частично согласимся со многими отечественными экономистами относительно утверждения, что концепция внутреннего контроля является логическим продолжением «использования принципов кибернетики в управлении и контроле», поскольку такое трактованные основано на тестовых процедурах, выполнение которых дает оценку состояния контролируемого объекта и свидетельствует о принципе действия механической системы. При этом отметим, что система внутреннего контроля с позиции управления является социально-экономической, поэтому, как отмечает Т.Ю.Серебрякова в своей работе «Концептуальные модели сквозного внутреннего контроля» «однозначный перенос принципов контроля, характерных и эффективных для механических систем, не может гарантировать стопроцентную эффективность контроля в социальных системах». Этот феномен заключается в том, что механическая система на каждое воздействие отвечает однозначной и заранее предсказуемой реакцией, в то время как социальная и экономическая системы не всегда реагируют однозначно, и поэтому возникают трудности в описании всех ее реакций и алгоритмизировать их зависимость от состояния контролируемой системы затруднительно.  Под экономической системой понимается отношение процессов, складывающихся в экономике, точнее совокупность экономических отношений, возникающих в процессе производства, распределения, потребления, которые регламентируются совокупностью соответствующих правил и законодательных норм. Социальная система-это совокупность мероприятий, направленных на улучшение  социально-экономических и производственных условий труда и иные, способствующие развитию жизни людей.

На одни и те же манипуляции и воздействия в социальной и экономической системе могут быть различные реакции,  которые связанны с наличием еще каких-нибудь, трудно фиксируемых факторов, и, наоборот, может быть так, что различные воздействия у социальной системы могут давать одинаковую реакцию. Именно это обстоятельство не гарантирует такой концепции абсолютной результативности.

Решение вопроса о специфических признаках системного подхода, в отличие от любого другого типа научного исследования, предопределяется тем, что понимается под системой.

Понятие «система» употребляется во многих значениях, это может привести к опасности неточного описания и трактовки содержания этого понятия.

Приведем отдельные трактовки основоположников общей теории системы:

• «Комплекс элементов, находящихся во взаимодействии» (Л. Берталанфи)[15];
• «Нечто такое, что может изменяться с течением времени», «любая совокупность переменных..., свойственных реальной логике» (Р. Эшби)[16];
• «Множество элементов с соотношением между ними и между их атрибутами» (Фейдшин Р.)[17];
• «Совокупность элементов, организованных таким образом, что изменения, исключения или введение нового элемента закономерно отражаются на остальных элементах» (Топоров В.Н.)[18];
• «Взаимосвязь самых различных элементов», «все состоящее из связанных друг с другом частей» (С. Бир)[19].

Правильно было бы сказать, что строгого, единого определения для понятия «система» в настоящее время нет.

«Система» в переводе с греческого означает «составленное из частей», «соединение».

Система  - это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство [20].

Таким образом, понятие система содержит объективное единство закономерно связанных друг с другом предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе.

Элементами системы могут являться как объекты (устройства) так и субъекты (живые элементы).

Сегодня существует не один десяток трактовок категории система. Их анализ показывает, что определение понятия система изменялось не только по форме, но и по содержанию. Например, Л. фон Берталанфи определяет систему, как «комплекс взаимодействующих компонентов или как совокупность элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и со средой».

Главной отличительной особенностью системы является ее целостность, единство. Комплекс объектов и/или субъектов, рассматриваемых в качестве системы, представляет собой некоторое единство, целостность, обладающую общими свойствами и закономерностями. Поэтому, очевиден тот факт, что элементы системы целесообразно рассматривать во взаимодействии с внешней средой. Система проявляется как целостный материальный объект, представляющий собой закономерно обусловленную совокупность функционально взаимодействующих элементов, а ее базовые свойства проявляются через целостность, взаимодействие и взаимозависимость процессов преобразования, в том числе информации, через ее  функциональность, структуру, связи, окружающее состояние и ряд иных показателей.

Как и любое понятие, термин «система» раскрывается в ее свойствах, из которых выделяют четыре основных:

• совокупность элементов, которые при определенных условиях могут рассматриваться как системы;
• присутствие существенных связей между элементами и (или) их свойствами, которые закономерно определяют интегративные свойства системы;
• наличие определенной организации, системообразующих факторов, определяющих возможность создания системы, число существенных связей, которыми могут обладать эти элементы, «число квантов пространства и времени»[21];
• существование интегративных свойств, т.е. присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Т.е. система не сводится к простой совокупности элементов, и, разбитая совокупность на отдельные части не дает полной картины всех свойств системы в целом.

В научной литературе имеется множество определений этого понятия. В философском теоретико-познавательном смысле система есть способ мышления как способ постановки и упорядочения проблем. В научно-исследовательском понимании система представляет собой общую методологию исследования процессов и явлений, отнесенных к какой-либо области человеческих знаний, в качестве объекта системного анализа. В проектном понимании система представляется как методология проектирования и создания комплексов методов и средств для достижения определенной цели. В наиболее узком, инженерном смысле система понимается как взаимосвязанный набор вещей (объектов) и способов их использования для решения определенных задач[22].

Анализ множества взаимно дополняющих понятий системы, показывает, что наиболее точная трактовка должно включать и элементы, и связи, и свойства, и цель, и наблюдателя (исследователя), включая его понимание отображаемого объекта или процесса. Существуют и такие системы, при которых не требуется включать в определение системы исследователя, например, это относится к отдельным техническим системам. В иных случаях не требуется уточнение цели системы. Таким образом, при исследовании с целью разработки, создания или совершенствования отдельной системы нужно проанализировать ситуацию для полного определения системы, а затем, выделив наиболее существенные компоненты, определить понятие системы, которым будут пользоваться все лица, участвующие в принятии решении. Важно, чтобы в понятии был отражен подход и объект исследования, поскольку на разных этапах рассмотрения могут реализовываться разные аспекты. Соответственно существуют и различные ракурсы и подходы к рассмотрению понятия «система»: теоретико-познавательный, методологический, научно-исследовательский, экономический, социальный, математический, проектный, инженерный, конструкторский и т.д.

Отметим, что при этом система, представляющая совокупность элементов (объектов, субъектов), находящихся в определенной зависимости между собой и составляющих некоторое единство (целостность), направленное на достижение определенной цели, может также быть «элементом другой системы более высокого порядка» (надсистема) и «включать в себя системы более низкого порядка (подсистемы)» [23].

Литература:

1. Сковородников В.А. Об определении понятий «надзор» и «контроль» // Режим доступа http: //www.rusnauka.com/ESPR_2006/Pravo

2. Большой словарь иностранных слов.- Издательство «ИДДК», 2007.

3. Исторический словарь галлицизмов русского языка. - М.: Словарное издательство ЭТС http://www.ets.ru/pg/r/dict/gall_dict.htm. Николай Иванович Епишкин epishkinni@mail.ru. 2010.

4. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка.- Чудинов А.Н., 1910.

5. Объяснение 25000 иностранных слов, вошедших в употребление в русский язык, со значением их корней.- Михельсон А.Д., 1865.

6. Полный словарь иностранных слов, вошедших в употребление в русском языке.- Попов М., 1907.

7. Словарь практического психолога. — М.: АСТ, Харвест. С. Ю. Головин. 1998.

8. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. — 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М. 479 с.. 1999.

9. Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.

10. Арене А., Лоббек Дж. Аудит: Пер. с англ.; Гл. редактор серии проф. Я.В. Соколов. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 560 с

11. Серебрякова Т.Ю. Концептуальные подходы к категории “внутренний экономический контроль”// Экономические науки, № 1 (62), - 2010. С. 397-401.

12. [1]Основы менеджмента.  Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. М.: Дело, 1997. — 704 с. 

13. Там же

14. Мескоп, Майкл. Основы менеджмента/ М.Мескоп, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 1997. - 704 с.

15. Л. фон Берталанфи. Общая теория систем: критический обзор. В сборнике переводов Исследования по общей теории систем. М.: – Прогресс, 1969. – 520 с.

16. Эшби У. Р. Введение в кибернетику: пер. с англ. / под.ред. В. А. Успенского. Предисл. А. Н. Колмогорова. Изд. 2-е, стереотипное. — М.: “КомКнига”, 2005. — 432с. ISBN 5-484-00031-9

17. Флейшман Б.С. Элементы теории потенциальной эффективности сложных систем М.:Соврадио, 1971. - 225с.

18. Иванов Вяч. Вс., Топоров В. Н. Славянские языковые моделирующие семиотические системы. М.: Издательство "Наука", 1965. http://www.inslav.ru/resursy/elektronnaya-biblioteka/1128-------------1965

19. Бир С. Т. Кибернетика и менеджмент. Перевод с англ. В. Я. Алтаева / Под ред. А. Б. Челюсткина. Предисл. Л. Н. Отоцкого. Изд. 2-е. — М.: “КомКнига”, 2006. — 280с. ISBN 5-484-00434-9

20. Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. — М.: Дело. Л. И. Лопатников. 2003. ttp://economic_mathematics.academic.ru/4097/Система

21. Спицнадель В.Н. Основы системного анализа. Учебное пособие//СПб, Издательский дом «Бизнесс-пресса», 2000 - 326 с.

22. О.Н. Лебедев .Организация научных исследований и разработок телекоммуникационных систем. Основы системного анализа. ( конспект лекций )//Киев.: НТУУ «КПИ», 1999 - 48с.

23. О.Н. Лебедев. Указ.соч.