be5.biz

Международный экономический форум 2014

Станкевич И.В.,

к.э.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга, Одесская национальная академия связи им. А.С. Попова, г. Одесса

Основные подходы к выделению бизнес-процессов в образовательных организациях

По мнению автора [2, с. 23 – 24], «бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая с помощью определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя».

Вопросам, касающимся информационного обеспечения и виртуализации бизнес-процессов, посвящено сегодня достаточно научных трудов, в частности: И. Ансофа, Н.Винера, М. Витцеля, В. Елиферова, К. Эрроу, В. Иноземцева, В. Репина, В. Тарасова, М. Уорнера, Р. Хьюберта, К. Шеннона.

Особенности создания информационной среды вузов и моделирования бизнес-процессов в образовательных учреждениях и организациях рассмотрены в публикациях В. Андреева, А. Картузова, В. Крюкова, Л. Рудиковой, Д.Струпинского, К. Шахгельдяна и ряда других.

Несмотря на ряд решенных вопросов в данной сфере, в условиях всевозрастающих требований к качеству образовательных услуг и к качеству управления образовательными организациями, вопросы определения и идентифицирования бизнес-процессов в образовательных организациях продолжают оставаться актуальными.

Сегодня, из всей массы существующих подходов к определению бизнес-процессов, можно выделить основных два: по видам деятельности и по результатам деятельности.

Бизнес-процессы, выделенные по видам деятельности организации, предполагают описание действий работников для достижения результата в рамках своего функционального подразделения. При этом, зачастую операции, которые организуются в организации, являются следствием функциональной иерархии. Модели этого типа отличаются существенным недостатком –  организация описывается в терминах функциональной деятельности.

Подавляющее большинство образовательных организаций сегодня построено по функционально-иерархическому принципу, что предполагает наличие нескольких уровней управления – от ректора (президента) до преподавателя. Звенья иерархической системы (институты, деканаты, кафедры, структурные подразделения образовательных организаций) часто сгруппированы по функциональному признаку, т.е. по видам деятельности внутри образовательной организации, например: кафедра, учебный отдел, международный отдел, бухгалтерия и т.д. Внутри каждого такого звена существует функциональная иерархия от руководителя верхнего уровня – до  исполнителя, а также восходящие и нисходящие потоки информации.

Очевидно, что простое определение бизнес-процесса как последовательности выполнения некоторых работ не раскрывает всей сложности и многогранности реальной деятельности современной образовательной организации, поток работ в которой имеет очень сложную структуру. Большая часть работы, приносящей результат и ценность для заказчика (потребителя) образовательных услуг, выполняется на нижнем уровне – уровне исполнителей – профессорско-преподавательского состава. Однако поток работ циркулирует вверх – вниз в пределах каждого функционального звена: согласования, утверждения планов и учебных программ, принятия решений и т.д. В работе задействованы не только исполнители, но и руководители. Для выполнения работ требуются ресурсы: персонал, материалы, оборудование, среда, программное обеспечение и прочее. Поэтому определение процесса как некоторой последовательности операций (работ, функций) не является удовлетворительным с точки зрения управления.

Кроме того, как отмечают авторы статьи [3], «управление качеством в вузе должно быть основано на квалиметрическом подходе, который обеспечивается средствами оценки и моделирования». Соответственно все виды деятельности, осуществляемые образовательной организацией должны быть формально описаны, что сможет дать возможность для дальнейшего их оценивания. В данном случае более результативным является процессный подход. Т.е. бизнес-процессы образовательной организации целесообразнее определять по результатам деятельности.

При внедрении процессного подхода к управлению используются следующие методики [2]:

Рассмотрим примерную классификацию объектов, которые могут иметь названия процессов:

1. По отношению к клиентам процессов: внешние и внутренние;

2. По отношению к получению дополнительной ценности: основные (те, что добавляют ценность) и вспомогательные (те, что добавляют стоимость);

Из приведенной классификации видно, что понятие «процесс» может быть отнесено к различным объектам. В зависимости от контекста это понятие может восприниматься по-разному. Рассмотрим примеры процессов для каждой группы классификатора в образовательной организации.

1) По отношению к клиентам (потребителям) процессов. Клиентом (потребителем) процесса называется субъект (физическое, юридическое лицо функциональное подразделение, другой процесс и т.п.), который использует результаты (выходы) процесса. Для клиента процесса важны ценность и время предоставления результата (выхода процесса).

Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом или применительно к бизнес-процессам организации. Внешними клиентами образовательной организации являются не только потребители образовательных услуг. К их числу относятся: государство, потенциальные работодатели, министерства и ведомства, а также организации, использующие результаты деятельности вуза (информацию, финансовые и материальные ресурсы, персонал).

Внутренними клиентами процессов являются функциональные подразделения – исполнители и процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса. Определение процессов как «клиент – продукт –процесс» является наиболее практически важным.

2) По отношению к получению дополнительной ценности.

К основным процессам образовательной организации, как правило, относят образовательные (учебные) процессы, научно-исследовательские, воспитательные (все процессы, добавляющие ценность).

Вспомогательные процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия (услуги, информации). К таким процессам относятся: управление персоналом, управление документацией, техническое обслуживание оборудования, бюджетное управление, административно-хозяйственная деятельность и т.п. При этом, следует отметить, что такое деление на основные и вспомогательные процессы достаточно условное.

3) По степени детальности рассмотрения. Деятельность осуществляется образовательной организацией в целом, отдельными подразделениями, группой подразделений, отдельными исполнителями. Поэтому определять и рассматривать процессы можно на разном уровне детализации, но для целей управления образовательной организацией целесообразно определять процессы, начиная с верхнего уровня. Процессы следует группировать следующим образом:

В литературе можно встретить различные подходы к формированию стандартного перечня бизнес-процессов. Рассмотрим, например, перечень процессов, предложенный Международной бенчмаркинговой палатой (International Benchmarking Clearinghouse) [2]. Избыточность и универсальность этой модели, по мнению авторов списка, позволяет применить его в организацию любой сложности, размера и сферы деятельности.

Модель классифицирует бизнес-процессы организации по 13 основным направлениям: маркетинг рынка и пожеланий заказчиков; разработка стратегии; разработка продукции (услуг); организация продаж; производство и поставки продукции; организация сервиса (для сервисно-ориентированных организаций); обслуживание заказчика и оформление счета-фактуры; управление человеческими ресурсами; управление информационными ресурсами; управление финансовыми и физическими ресурсами; управление экологией; управление внешними связями; управление улучшениями и изменениями.

Разбивка деятельности организации на отдельные процессы целесообразно проводить с наложением процессов на её структуру. В этом случае оптимизация количества процессов происходит легче.

Согласно рекомендациям международной организации ISO, в частности стандарта ISO 9001 [4] процессы, необходимые для системы управления качеством, следует включать процессы управленческой деятельности руководства (ответственность руководства), обеспечения ресурсами (управление ресурсами и обеспечивающие процессы), процессы жизненного цикла продукции (управление образовательной и научно-исследовательской деятельностью) и измерения (измерения, анализа и улучшения).

Исходя из рассмотренных нами подходов к выделению бизнес-процессов, а также рекомендаций [4], перечень бизнес-процессов образовательной организации может быть следующим [5]:

Процессы управление – П.1 «Ответственность руководства»: планирование системы управление образовательной организации; анализ системы управления со стороны высшего руководства.

Основные процессы – П.2 «Управление образовательной и научно-исследовательской деятельностью»: маркетинг; лицензирование и аккредитация; проектирование и разработка учебных программ определенного образовательного уровня; довузовская підготовка; прием абитуриентов / студентов; управление учебным процессом; реализация учебных программ определенного образовательного уровня; воспитательный процесс; международная деятельность в сфере образования; научно-исследовательская деятельность; создание условий для трудоустройства выпускников; последипломное образование; подготовка кадров высшей квалификации.

Вспомагательные процессы – П.3 «Управление ресурсами и обеспечивающие процессы»: управление персоналом; управление информационной средой; административно-хозяйственная деятельность; материально-техническое снабжение.

Процессы анализа, контроля и оценивания образовательной деятельности – П.4 «Измерение, анализирование и улучшение»: мониторинг удовлетворенности заказника; внутренний аудит; мониторинг продукции / услуг; мониторинг процессов; мониторинг несоответствующих услуг; анализ данных; постоянное улучшение.

Выделенные процессы соответствуют базовым требованиям процессного подхода, сформулированным в ДСТУ ISO 9000:2007, а также, позволят в дальнейшем решить вопрос о создании единого механизма управления учебно-производственной деятельностью вуза и принятии своевременных, и объективных  управленческих решений, способствующих развитию потенциала образовательной организации.

Литература:

1. Системи управління якістю. Основні положення та словник термінів (ISO 9000: 2005, IDT): ДСТУ ISO 9000: 2007. – [На заміну ДСТУ ISO 9000: 2001; чинний від 2008‑01‑01]. – К.: Держспоживстандарт України, 2008. – 34 с. – (Національний стандарт України).

2. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. – 408 с., ил. – (Серия «Практический менеджмент»).

3. Рудикова, Л.В. О моделировании  бизнес-процессов  в  высших  учебных  заведениях / Л.В.  Рудикова, Д.О. Струпинский //  Научные  исследования  преподавателей  факультета  математики и информатики:  сб.  науч.  ст. /  ГрГУ  им. Я. Купалы. – Гродно: ГрГУ. – 2010. – C.105 – 109.

4. Системи управління якістю. Вимоги: (ISO 9001: 2008, IDT): ДСТУ ISO 9001: 2009. – [На заміну ДСТУ ISO 9001:2001; чинний від 2009‑09‑01]. – К.: Держспоживстандарт України, 2009. – 33 с. – (Національний стандарт України).

5. Практичний досвід розроблення та впровадження системи управління якістю підготовки фахівців з вищою освітою в Одеській національній академії зв’язку ім. О.С. Попова / [Воробієнко П.П., Станкевич І.В., Глухова О.І., Суліма Л.О.]  /Вища школа: наук.-прак. вид.; М-во освіти і науки України. – К.: Знання. – 2013. – № 6. – С. 7 – 20.