Организация документооборота при планировании работы машинно-тракторного парка сельскохозяйственного предприятия

Важно понимать, что решение задачи оптимизации формирования и использования машинно-тракторного парка (МТП) на сельскохозяйственном предприятии характеризуется определённым дуализмом: полученные результаты представляют практический интерес для двух основных групп потребителей информации – специалистов по производству и специалистов по экономической и финансовой составляющим. И если первых интересует, в первую очередь, план-график, в соответствии с которым должен быть организован производственный процесс (какие именно тракторы и машины задействованы на каждой операции, сколько они должны работать по времени и т.п.), то вторые обращают внимание в основном на стоимостные показатели (затраты на оплату труда, предполагаемые инвестиции в закупку новой техники и др.). Таким образом, данные, касающиеся работы МТП, следует условно разделить на два информационных потока, что должно обязательно найти отражение в схеме документооборота конкретного предприятия АПК.

Многие аспекты организации обмена информацией в большой степени определяются размером агропромышленного предприятия. Поскольку в Республике Беларусь аграрная политика нацелена на построение преимущественно крупнотоварного сельскохозяйственного производства (что в некотором смысле противоположно европейской модели, в которой основная ставка сделана на фермерские хозяйства), будем рассматривать систему документооборота средних и крупных предприятий АПК.

Основной тенденцией в сфере организации документооборота на сегодняшний день является компьютеризация и автоматизация информационных объектов и потоков. Процесс планирования работы МТП структурно состоит из следующих этапов:

1. Сбор исходных данных (путём статистического наблюдения и ретроспективного анализа).

На данном этапе ставится задача подготовки следующей информации:

агрономами (календарные сроки начала и окончания периодов выполнения конкретных агротехнических работ, объём механизированных работ по каждой культуре в натуральных единицах, ориентировочная продолжительность светового дня, прогнозируемая температура почвы и др.);
инженерами и механизаторами (производительность МТА на каждой операции, нормативная скорость движения МТА каждого типа, матрица совместимости тракторов и сельхозмашин (орудий) и др.);
экономистами и бухгалтерами (продолжительность рабочей смены, коэффициент сменности, цена приобретения тракторов (комбайнов, сельхозмашин и орудий) каждой марки, цена 1 часа работы МТА каждого типа, количество рабочих каждого разряда и др.)

2. Расчёт на основе исходной информации входных параметров для запуска оптимизационной модели.

3. Получение и интерпретация выходных параметров оптимизационной модели (количество машинно-тракторных агрегатов (МТА) и время их работы на каждой сельхозоперации в каждом агротехническом периоде, а также количество покупных тракторов (комбайнов, сельхозмашин и орудий) каждой марки).

Как это следует из приведённого выше алгоритма, процесс планирования формирования и использования МТП начинается с работы агрономов. С помощью специальных справочников, методик, информации из сети Интернет (для этого руководство предприятия должно обеспечить им доступ к соответствующим электронным ресурсам), а также статистической информации о производственной деятельности данного хозяйства за предыдущие периоды агрономы должны сформировать в виде электронных таблиц (например, в среде Ms Excel) необходимую входную информацию и передать её в планово-экономический отдел (ПЭО) – специалисту, который будет назначен ответственным за расчёт работы МТП.

Параллельно должна протекать работа инженеров и механизаторов, которые также в электронном виде должны предоставить в ПЭО числовые данные о технических характеристиках МТП. Для формирования этих данных специалистам потребуется справочная литература, профильные научные журналы, а также доступ к сайтам предприятий-изготовителей сельскохозяйственной техники.

Задача бухгалтеров – обеспечить правильное списание старой техники и необходимое финансирование закупок новых единиц тракторов и сельхозмашин.

Экономисты, опираясь на ретроспективные данные (для чего в данном хозяйстве должен быть создан архив статистической информации, причём желательно в виде базы данных на ЭВМ), рассчитывают цену 1 часа работы МТА на каждой операции, вводят в модель ограничения по имеющимся производственным мощностям и трудовым ресурсам и запускают оптимизационную модель.

Выходные данные, полученные с помощью компьютерной программы, поступают агрономам, инженерам, бухгалтерам для согласования. В случае необходимости проводится их корректировка.

Затем специалист, ответственный за составление расписания работы МТП, составляет календарный график выполнения механизированных агротехнических работ, согласуя его с трактористами, механизаторами и другими заинтересованными лицами.

Важным аспектом при формировании МТП является организация тендеров на закупку новой сельскохозяйственной техники. Связанные с этим процедуры экономисты должны осуществлять в тесном взаимодействии с юристами предприятия.

В итоге ПЭО производит расчёт обобщающих показателей работы МТП – совокупных затрат, затрат на закупку новой техники, рентабельности активной части основного капитала, средней себестоимости 1 часа работы МТА и себестоимости обработки 1 га и т.п. Такая информация должна быть отражена в бизнес-плане предприятия. Окончательный вариант плана работы МТП на следующий период подлежит согласованию с руководителем данного сельскохозяйственного предприятия.

Часть используемой в процессе планирования информации по сути может представлять собой коммерческую тайну, поэтому очень важно чётко определить круг заинтересованных лиц и подразделений и разграничить права доступа к соответствующей конфиденциальной информации.

Ещё одним принципиальным пунктом при организации документооборота являются затраты времени и временны́е лаги. Эти параметры для каждого хозяйства индивидуальны и будут зависеть от размеров агропромышленного предприятия, количества сотрудников, степени дифференциации механизированных работ и степени автоматизации процессов анализа и обмена информацией. Актуальной проблемой для АПК Республики Беларусь является оптимизация системы внутреннего документооборота по критериям финансовых издержек и затрат времени.

Литература:

1. Вербицкий, Г.М. Основы оптимального использования машин в строительстве и горном деле : учеб. пособие / Г.М. Вербицкий. – Хабаровск : Изд-во Тихоокеан. гос. ун-та, 2006. – 105 с.

2. Методические указания по выполнению курсового проекта по дисциплине «Эксплуатация машинно-тракторного парка», В.Г. Медведев, Ю.Г. Корепанов и др. – Ижевск, 2004.