Легкая ЛН Опыт формирования и ведения бухгалтерского учета, бюджетирования и аудита (на примере АО НИТ)

Для повышения эффективности управления компанией осуществляется либо автоматизация отдельных управленческих функций, либо создаются и внедряются информационные системы управления предприятем (ИСУП).

В процессе внедрения ИСУП осуществляется формализация функциональных задач и процессов, подлежащих автоматизации. Опыт внедрения различных ИСУП показывает, что эффективная и главное объективная формализация автоматизируемых задач достигается в том случае, когда к процессу постановки задач автоматизации, формализации этих задач привлекаются конкретные специалисты предметной области. С одной стороны эти специалисты являются активными пользователями будущей системы, а с другой стороны – носителями специфических знаний и опыта предметной области.

В данной статье приведены основные моменты опыта привлечения специалистов финансового департамента Акционерного Общества «Национальные Информационные Технологии» (АО НИТ). Приведены также некоторые практические результаты формализации задач подсистемы «Финансовый блок» в ИСУП АО НИТ.

Акционерное Общество «Национальные Информационные технологии» (АО НИТ) – компания, являющаяся национальным оператором по внедрению информационных технологий в государственные структуры Республики Казахстан.

Основу деятельности Компании составляют услуги по управлению проектами, анализу, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов государственных органов, а также услуги по администрированию серверного оборудования и программного обеспечения, системно-техническому обслуживанию государственных органов.

В АО НИТ стало обычной целенаправленной практикой непрерывное совершенствование методов, средств и форм организации работ по управлению качеством путем внедрения последних достижений теории управления. Логическим этапом совершенствования управления предприятием является внедрение интегрированной системы управления (ИСУ). В соответствии со стратегией компании в АО НИТ осуществляется поэтапное внедрение подсистем информационной системы управления. Одной из ключевых подсистем является подсистема «Финансовый блок».

В управлении практически любой компанией используется информация финансового блока, представляющего собой совокупность системы бухгалтерского учета, систем бюджетирования и аудита.

Финансовый блок компании, представляющий собой совокупность систем бухгалтерского учета, бюджетирования и аудита практически во всех предприятих имеют как стандартные функциональные составляющие, так и специфические функции, которые связаны с особенностями деятельности конкретного предприятия. Например, системы бухгалтерского учета, бюджетирования и аудита торговой компании и компании, занятой производством материальных ценностей наряду с общими, стандартными компонентами, имеют свои специфические функции, которые существенно отличают их от функции этих систем в торговых компаниях или компаниях, занятых предоставлением услуг.

В торговых и производственных компаниях различаются не только перечень статей расходов на продажу, но и порядок их списания.

К примеру, учет коммерческих расходов торговых и производственных компаний различается. Отличие заключается в том, что торговые организации включают в расходы на продажу все расходы, понесенные по основным видам деятельности. Производственные же организации относят к коммерческим расходам только те, которые были понесены в процессе сбыта продукции. И таких различий достаточно много.

Однако, несмотря на то, что подобные особенности находятся в тесной зависимости от отрасли применения, все же можно свести их к достаточно полному перечню и отобразить это в унифицированных бухгалтерских системах через план счетов, документы, отчеты и т.д.

Но существуют такие особенности, которые не отображены в унифицированных бухгалтерских системах. И прежде всего такие особенности зависят от бизнес - модели управления организацией.

По специфике деятельности компании АО НИТ относится к проектно-ориентированной организации. То есть организационная структура АО НИТ построена таким образом, что менеджер проекта имеет полные полномочия для определения приоритетов и для руководства работой лиц, привлеченных для работы в рамках данного проекта.

Бухучет в проектно-ориентированной компании

Анализ системы бухгалтерского учета АО «НИТ» осуществлялся в контексте интеграции в ИСУ АО «НИТ». Анализ показал, что задачи бухгалтерского учета АО НИТ, как проектно-ориентированной организации кардинальных изменений или отличий не претерпели. Автоматизация учета налажена в рамках стандартной конфигурации 1С-Бухгалтерия.

Основной результат. При консультативном и методическом содействии сотрудников финансового блока была поставлена задача выгрузки необходимых для задачи бюджетирования данных из 1С-Бухгалтерия.

Бюджетирование в проектно-ориентированной компании.

Аналитический отчёт по текущему бюджетному планированию

Департамент бюджетирования и финансово-экономического анализа и сопровождения договоров (сокращённое название департамента: БФА ) является структурным подразделением АО «НИТ» и подчиняется непосредственно финансовому директору. БФА организует и проводит единую экономическую политику в АО «НИТ».

Функциями Департамента БФА являются:

1. осуществление разработки и подготовки проектов планов развития, бюджетов, отчетов;

2. выполнение работ, связанных с формированием бюджета, и планирование финансово-экономической деятельности АО «НИТ»;

3. методологическое обеспечение бюджетного процесса АО «НИТ»;

4. осуществление экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности АО «НИТ», его филиалов и структурных подразделений;

5. проведение сравнительных анализов экономических показателей по определению рентабельности предлагаемых проектов для технико-экономического обоснования.

Действующий регламент бизнес-процесса деятельности Департамента бюджетирования и финансово-экономического анализа и сопровождения договоров введен 01.01.2010 г.

Регламент бизнес-процесса деятельности Департамента БФА определяет процесс организации работы Департамента БФА. Регламент процесса деятельности Департамента БФА определяет процесс организации единой экономической политики АО «НИТ».

Целями финансового департамента АО «НИТ» являются:

обеспечение устойчивого финансового развития АО «НИТ»;
эффективное управление финансово-экономической деятельностью АО «НИТ»;
прогнозирование возможных финансовых результатов, экономической рентабельности исходя из реальных условий хозяйственной деятельности.

Политика АО «НИТ» в области оказания ИТ - услуг является частью общей стратегии и руководящим документом для работников АО «НИТ», ответственных за процессы оказания ИТ – сервисов и участвующих в обеспечении работы этих процессов.

Результативность:

выполнение функций, согласно положениям об отделах;
своевременное исполнение по срокам контрольных документов.

Основная работа Департамента ведется в Microsoft Office (Word, Excel), используется 1С: Бухгалтерия для получения данных бухгалтерского учета при формировании отчетности по исполнению бюджета.

Обмен внутренней служебной корреспонденцией между отделами происходит при помощи Единой системы электронного документооборота – программа Lotus.

Для автоматизации деятельности предприятия также используются корпоративный портал, единое хранилище документов, база знаний, согласование и разработка документов и т.д.

Деятельность предприятия состоит из бизнес-процессов разного уровня и разной сложности. В целом карта процессов АО «НИТ» включает 11 основных процессов.

Основными бизнес-процессами Департамента БФА являются:

1. Процесс бюджетирования.

2. План-фактный анализ.

3. Анализ финансово-хозяйственной деятельности (ФХД).

4. Заключение и сопровождение договоров.

Основные бизнес-процессы Департамента БФА с учетом функционального разделения процессов в подразделениях Департамента отражены на схеме, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1. Основные бизнес-процессы Департамента БФА

Таким образом построение ИСУ АО НИТ осуществлялось как ИСУ проектно-ориентированной организации. И подсистема «Финансовый блок», как одна из ключевых подсистем ИСУ АО НИТ претерпела необходимые изменения, дополнения и доработки.

К постановке задач подсистемы «Финансовый блок», разработке бизнес – процессов, определении необходимого информационного обеспечения были привлечены сотрудники финансового блока. Это было вызвано тем, что сотрудники финансового блока с одной стороны активные пользователи будущей системы, а с другой стороны – носители компетенции предметной области.

С сотрудниками финансового блока были проведены теоретические и практические занятия по основам формализации задач.

Таким образом, практически все работы по формализации подсистемы «Финансовый блок» ИСУ АО НИТ были проделаны сотрудниками финансового блока совестно с ИТ-специалистами и аналитиками.

Литература:

1. Бердибаев Л.М. Ведение бухгалтерского учета. -Алматы, 2011.

2. Сарсенов К.Т. Бухгалтерский учет. – Алматы, 2010.