Белоконева Е.Ю., Колесникова Е.В. к.э.н, профессор

Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал) ДГТУ, Россия, г. Шахты

Электронный документооборот: преимущества и недостатки

Документы - это информационная основа деятельности предприятия, в них сосредоточено более 80% информационных ресурсов компании. Под системой документооборота (управления документами), в самом широком смысле, понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа. До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от так называемого делопроизводства - технологической деятельности по их изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов [5]. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий - служб документационного обеспечения управления (ДОУ). Система автоматизации делопроизводства обычно рассматривалась именно как система автоматизации деятельности этого технологического персонала. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток, с помощью персональных компьютеров, документы изготавливают сами их авторы, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент.[3] Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота - с момента создания документа до контроля его исполнения и работы с документальным архивом.

Причиной автоматизации традиционного бумажного делопроизводства стало, прежде всего, повышение эффективности работы некоторых структурных подразделений, в то время как на самом деле данная система электронного документооборота предполагает управление документационной деятельностью в масштабе всего предприятия (системы предприятий).

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу с 1 января 2013 года, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью [1].

Пунктом 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ установлено, что регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, установлены статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [2].

Применение системы электронного документооборота позволяет выделить следующие ее преимущества и недостатки, которые представлены в таблице 1:

Таблица 1 – Преимущества и недостатки электронного документооборота [4].

Недостатки электронного документооборота

Экономия.Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств.

Непрерывность.К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

Продолжение таблицы 1:

Доступ.Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

Безопасность.Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Процессы.Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Также немало важен опыт сотрудников, которые должны уметь работать с этими системами.

Экология.В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев.

Время.Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за короткий промежуток времени, так как отказ от бумажных носителей, предполагает внесение достаточно большого количества изменений в операциях.

В заключении данной статьи можно сделать вывод, что система документооборота стала основным инструментом непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей. Повышение эффективности работы с документами, естественно, сказывается на результатах выполнения организацией своих функций, а так же на повышение своей конкурентоспособности.

Литература:

1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 года №402 ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

3. http://www.bbsoftware.ru/articles.php?id=2&idCat=4

4. http://smartsourcing.ru/blogs/it_i_biznes/2098

5. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php