Преимущества и недостатки мемориально - ордерной и журнально - ордерной форм ведения бухгалтерского учёта

Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Выделяют такие формы бухгалтерского учета: книжно-журнальная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная форма для малых предприятий, таблично - автоматизированная.

Они отличаются одна от другой количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических синтетических и аналитических регистров; последовательностью и техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учётно - вычислительных работ.

Практика показывает, что на многих предприятиях Украины чаще всего используют такие формы ведения учёта, как мемориально – ордерная и журнально – ордерная. Они являются наиболее простыми формами, которые в значительной степени упрощают работу бухгалтера на предприятиях.

Каждая форма ведения учёта имеет свои достоинства и недостатки, что помогает с точностью определить, какую из них выбрать для определённого предприятия.

Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30-е гг. XX века и предполагала расписку на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки получили название мемориальных ордеров. Со временем однородные операции стали группировать в специальных накопительных ведомостях, и только итоги этих ведомостей включались в мемориальные ордера.

А недостатками этой формы считаются:

громоздкость основных учетных регистров; многократное перенесение данных из регистра в регистр; отрыв хронологической и систематической записей; отставание данных синтетического и аналитического учета; дополнительные затраты времени на составление форм отчетности; слабая приспособленность аналитического учёта к оперативной работе предприятия и к анализу хозяйственной деятельности.

В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Журнально-ордерная система возникла в 50-е гг. XX в. как наиболее прогрессивная в условиях ручного способа ведения бухгалтерского учета.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на один синтетический счет или группу счетов. Каждый журнал-ордер имеет индивидуальный номер и может иметь различную форму. Запись в них производят ежедневно либо из первичных документов, либо из вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных. В этой связи отпадает необходимость ведения специальных хронологических регистров, а систематический и хронологический учет совпадают.

Главной особенностью журнально – ордерной формы ведения бухгалтерского учёта является то, что все журналы – ордера построены по кредитовому признаку. Это означает, что все записи в основных регистрах отражают кредитовые обороты по синтетическому счёту в разрезе корреспондирующих счетов. Кредит предпочитают дебету по следующим причинам:

предполагается, что кредит счёта отражает информационный выход, а дебет – вход, следовательно, выход информации важнее её входа;
кредит трактуется как причина факта хозяйственной деятельности, а дебет – её следствие.

Преимуществами этой формы считаются:

частичное совмещение синтетического и аналитического учета, полное совмещение систематической и хронологической записей; существенное сокращение масштабов аналитических работ; формирование большинства отчетных показателей непосредственно в учетных регистрах.

К недостаткам журнально-ордерной формы можно отнести сложность и громоздкость построения некоторых учетных регистров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета, относительная несвязанность некоторых учетных регистров между собой.

По мнению автора наиболее эффективной формой ведения учёта на среднестатистическом предприятии Украины является журнально – ордерная. Одной из главных причин принятия такого решения является сравнительно небольшое количество недостатков этой формы, к тому же они имеют слабое влияние на вдение учёта организации. Немаловажно также и то, что журнально – ордерная форма обеспечивает совмещение систематической и хронологической записей, чего никак нельзя сказать о мемориально – ордерной форме.

Кроме того, при журнально – ордерной форме учёта создаются предпосылки для более широкого применения электронно-вычислительных машин, лучше можно распределить обязанности между счётными работниками, перевести работу на график, улучшить организацию и технику ведения учёта.