Копылова Д.О.
Научный руководитель: Шершнева А.В., к.е.н.
Для принятия эффективных управленческих решений необходимо наличие точной и полной отчетности. Постепенно стандарты усложняются, также ужесточаются требования к срокам подготовки документов. Имеющихся ресурсов бывает недостаточно, или они оказываются неэффективными в условиях быстро развивающегося бизнеса. Существенную помощь в данном случае может оказать система автоматизации отчетности.
Целью данной работы является определение особенностей использования программных продуктов для автоматизации составления отчетности, выделить достоинства и недостатки информационных систем и определить их значение в учете.
Сегодня на рынке имеется обширный ряд программ по автоматизации бухгалтерского учета: L.Soft Office SQL 9.0 , Oracle , "БУХСОФТ" ФОЛИ, Парус-бухгалтерия, Инфин – Бухгалтерия, ABACUS, БЭСТ, АККОРД. Наиболее популярные-это «1С.Бухгалтерия», «Инфо бухгалтер».
Составление отчетности по автоматизированой форме учета имеет одинаковые характерные черты независимо от програмного продукта, с помощью которого осуществляется автоматизация. Приложения, автоматизирующие учет и реализацию бланков строгой отчетности формируют все отчеты в атоматическом режиме и позволяют сократить время на обработку информации и, таким образом, увеличить производительность труда.
1С: Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Программа по данным синтетического учета формирует следующие отчеты: оборотно-сальдовую ведомость, шахматная ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета - за период и по датам, карточку счета. Кроме того строятся отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета, анализ счета в разрезе объектов аналитики, анализ объекта аналитики по счетам, карточку операции и по объектам аналитики. Состав и содержание регламентированных отчетов, предназначенных для передачи различным контролирующим инстанциям, определяются различными государственными органами. В них входят: Отчет малого предприятия, Расчет единого налога, Форма № 8ДР, Декларация о НДС, Справка о совместителей и др.[3]
Рассмотрим подготовку к составлению отчетности на примере программы 1С, которая включает в себя такие этапы:
1. Формирование справочной информации – заполнение справочников предприятий, товарно-материальных ценностей, складов, соотрудников, контрагентов и др. Самым важным для правильного заполнения форм отчетности среди всех справочников является справочник «Фирмы», который обеспечивает сохранение информациии о предприятии. Особое внимание при подготовке к составлению отчетности нужно уделить периодическим реквизитам справочников, соответствию их значений периода.
3. Контроль первичных остатков на счетах бухгалтерского учета и правильности формирования вступительного баланса. Для проверки вступительного баланса используют оборотно-сальдовую ведомость, в которой обращают внимание на счет 00 «Дополнительный для остатков». Наличие начальных остатков по счетам бухгалтерского учета необходима для обеспечения правильности заполнения сумм по данным на начало периода, если это не предусматривало структурой формы отчетности.
4.Ведение учета операций, которые совершают соответственно выполняемым на предприятии хозяйственным операциям. Спецификой ведения учета с использованием автоматизированных систем учета является необходимость выполнения регламентных операций перед составлением отчетности, связанных с закрытием счетов учета доходов и расходов, определением финансового результата деятельности предприятия. Невыполение этих операций приводит к несоответствию актива и пассива баланса предприяти, что приводит к невозможности составления финансовой отчетности.
После составления отчетности необходимо обеспечить неизменность информации, которую использовали для ее составления, что обеспечивается с помощью константы «Дата запрета редактирования документов», установленной на конец периода, по которому была подана отчетность.
5.Формирование отчетности, которая совершается с использованием автоматизированного расчета по данным учета после выбора пользователем нужной формы отчетности, которую необходимо составить.[1]
Кроме сокращения времени подготовки отчетов, при автоматизации проверки информации как на этапе ввода ее в систему, так и на этапе контроля непротиворечивости данных в отчетности значительно сокращается количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
Усилия и средства, вкладываемые в автоматизацию отчетности, могут быть компенсированы за счет улучшения бизнес-процессов по управлению за счет повышения качества интегрированной системы. Автоматизация способствует повышению качества и уменьшению сроков подготовки отчетности. При этом проводится оценка затрат на нее и будущих выгод. Еще одна положительная сторона автоматизации – переход на электронный документооборот. В настоящий момент данная функция полностью реализована только на крупных предприятиях. Это привело не только к экономии времени, но и материальных ресурсов. [2]
Не отрицая положительных сторонавтоматизации, следует также оценивать и его негативные стороны. Первая проблема, которую придется решать руководству компании и рядовым сотрудникам бухгалтерии – это перенос данных в новую систему. Если происходит обновление бухгалтерской программы, например «1С 7.7» на «1С 8.0», то данные будут перенесены автоматически. Если бухгалтерский учет до этого момента велся вручную или устанавливаемая программа не является дружественной, заносить данные придется вручную. Во- вторых, определенные сложности могут возникнуть с подбором персонала, так как не все сотрудники бухгалтерии одинаково хорошо знают прикладные бухгалтерские программы. Так же, к проблемам автоматизации бухгалтерского учета можно отнести нежелание некоторых предприятий уходить от привычных методов работы. [4]
Таким образом, в результате проведенного исследования определены основные этапы составления отчетности на примере программы 1С, выявлены преимущества и недостатки автоматизации бухгалтерской отчетности.
Литература:
1. Верига Ю., Орищенко М., Клименко А. Примеры составления годовой отчетности предприятия при использовании ручной и автоматизированной форм учета // Бухгалтерский учет и аудит-2010-№1.- С.23-47.
2. Осипов В.И., Шибилева О.В. Проблемы автоматизации учета // Бухгалтерский учет-2007- №7- С.75-76.
3. Дяченко О. Автоматизация отчетности. [Электронный ресурс]. Режим доступа: .http://www.nbj.ru/publs/upgrade-modernizatsija-i-razvitie/2012/07/11/ avtomatizatsija-otchetnosti-po-msfo/index.html.
4. Бизнесс журнал. Автоматизация бизнес процессов: достоинства и недостатки на примере бухгалтерского учета. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://jetfinance.ru/avtomatizaciya/dostoinstva-i-nedostatki-avtomatizatsii-buhgalterskogo- ucheta.html.