Роль и место информационных технологий в организационной диагностике

Стремление системы к равновесию является основой выживания любой системы. Управление адаптацией предприятием направлено на обеспечение равновесия между предприятием в целом и его внешней средой. Достигнуть равновесного состояния предприятия во внешней среде можно при обеспечении равновесия между основными его подсистемами. Это требует от менеджеров выделения основных переменных организации, исследования их состояния, установления причинно-следственных связи между ними, что в свою очередь влечет управление адаптацией каждой подсистемой предприятия. Таким образом, механизм управления адаптацией предприятия включает ряд механизмов управления адаптацией его подсистем.

Управление адаптацией предприятия требует от руководства проведения организационной диагностики, определения ключевых элементов предприятия, анализа их связей, определения влияния внешней среды, а также влияние переменных на итоговые результаты деятельности организации.

Организационная диагностическая модель является одним из инструментов анализа состояния предприятия, изучения его подсистем и их взаимосвязи. Значимый вклад в развитие организационного диагностирования внесли Р.Дж. Гэлбрейт, Г. Левитт, М.Вайсборд, Р. Паскаль, Э. Атос, Дж.Питерс, Х.Уотерман, Н. Тичи, М. Харрисон, А. Надлер и М. Ташмен, У. Берк, Дж. Литвин.

Модель Берка-Литвина, по мнению автора, наиболее полно отражает содержание и связи внутриорганизационных переменных. Уарнер Берк и Джордж Литвин выделяют следующие элементы: внешняя среда, миссия и стратегия, лидерство, организационная культура, структура, практика менеджмента, система (политика и процедуры), климат в подразделениях, соответствие индивидуальных навыков требованиям к выполняемой работе, индивидуальные потребности и ценности, мотивация, организационная и индивидуальная эффективность. Модель разработана для анализа процесса организационных изменений. Позиция авторов заключается в том, что в большинстве случаев организационные изменения происходят из-за перемен во внешней среде (конкурентной среде, государственном регулировании, технологических прорывах).

Преимуществами модели Берка-Литвина являются использование системного подхода, выделение трансформационных и транзакционных процессов организационного поведения, отражение четкой иерархичности факторов и выделение ключевых элементов, отражение причинно-следственных связь между элементами, детальное описание влияния факторов, учет групповой и индивидуальной эффективности. Модель отличается высокой теоретической проработанностью.

Однако, по мнению, автора, в модели Берка-Литвина и других ученых недостаточное внимание уделяется переменной «технология», которая рассматривается отдельным элементом в подходах Г.Левитта и М.Харрисона. В остальных моделях встречается при описании таких элементов, как задачи, формальная организация и др. Информационные технологии и их влияние на подсистемы предприятия в изученных моделях не рассматриваются. Конкурентное преимущество современных организаций не может достигаться без применения информационных технологий, которые влияют на стратегию, бизнес-процессы, организационную структуру, лидерство, организационную культуру и климат, систему стимулирования, модель компетенций сотрудников.

Наибольшее влияние информационные технологии оказывают на цепочку создания потребительской ценности и способствуют повышению качества, скорости, гибкости выполняемых операций и процессов, снижению расходов на их выполнение; улучшению координации и интеграции процессов как внутри компании, так и за ее пределами; повышению потребительской ценности, обеспечению дифференциации потребительской ценности.

Влияние информационных технологий на параметры организационной структуры проявляется в повышении координации и интеграции работы, совершенствовании системы контроля и принятия решений, сокращении объема персонала, связанного со сбором и обработкой информации, повышении качества и скорости коммуникаций, децентрализации, развитии новых форм ведения бизнеса.

Внедряемые информационные системы (CRM, CSM, ERP), обеспечивающие координацию и интеграцию деятельности предприятия, эффективно функционируют на основе процессного подхода. Что предполагает изменения в организационной структуре, а именно переход от функционального управления к процессному, которое решает проблему неэффективного взаимодействия подразделений. Сохранение функционального деления подразделений возможно при переходе компании на матричную структуру, где управление по процессам осуществляется по горизонтали, а по функциям – по вертикали.

Применение информационных технологий уменьшает потребность в промежуточных звеньях организационной структуры, что делает ее менее иерархичной и более плоской.

Информационные технологии обеспечивают доступ менеджеров и специалистов к нужной информации, что повышает скорость и качество принятия решений. Менеджеры могут проводить мониторинг и контроль текущей деятельности в реальном времени.

В современных предприятиях информация может распространяться в короткие сроки по всей организации, независимо от географии ее подразделений, сотрудники могут контактировать и сотрудничать в онлайн режиме. Возможности информационных технологий повышают качество и скорость коммуникаций.

Благодаря информационным технологиям возможна передача части собственных функций сторонним предприятиям и развитие новых форм ведения бизнеса. В настоящее время наблюдается тенденция трансформации вертикально-интегрированных компаний в сетевые. Деловые сети представляют собой новый тип сотрудничества между предприятиями, участвующих в создании совместной потребительской ценности. Сетевые технологии позволяют компаниям на больших расстояниях проводить совместные, но децентрализованные операции путем связывания сотрудников в виртуальные команды и сообщества.

Таким образом, проведение анализа состояния предприятия с использованием одной из организационно-диагностической моделей, по мнению автора, следует дополнить исследованием соответствия информационных технологий требованиям стратегии, бизнес-процессов и организационной структуры. Исследование информационных технологий важно не только с позиции существующего положения бизнеса, но и, с точки зрения, его перспектив развития. Важно понимание следующих положений:

насколько в данный момент информационные технологии поддерживают стратегию, бизнес-процессы, организационную структуру и другие организационные элементы;
внедрение каких информационных технологий позволит оптимизировать бизнес-процессы, а также дифференцировать их от конкурентов;
каким образом информационные технологии могут добавить потребительную ценность существующему продукту или услуге и дифференцировать от конкурентов;
могут ли информационные технологии создать информационные компоненты продукта, которые будут высоко цениться потребителями;
каким образом информационные технологии могут помочь предприятию создать новые товары и услуги.

Важно исследовать будущие возможности бизнеса и развивать в этом же направлении ключевые компетенции, обеспечивая информационно-технологическую поддержку деятельности предприятия.

Изменения во внешней среде и внутриорганизационных ключевых элементах требуют анализа соответствия информационных технологий новым условиям функционирования организации. В свою очередь, внедрение новых информационных технологий может потребовать изменения в других организационных элементах.

Таким образом, в современной экономике информационные технологии являются важным организационным элементом, обеспечивающим конкурентные преимущества и устойчивое развитие предприятия. Критически важным фактором становится соответствие стратегии таких внутренних организационных элементов, как информационные технологии, бизнес-процессы, организационная структура, тип лидерства, организационная культура и климат, система стимулирования, компетенции сотрудников организации. Соответствие ключевых организационных элементов повышает эффективность предприятия и позволяет реализовать его стратегию.