Кондратьев А.В.

Методические аспекты и практика разработки бизнес-процессов

К.э.н. А.В. Кондратьев

Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия

Жесткость рыночной конкуренции принуждает производителей активно внедрять новации, расширять и чаще обновлять номенклатуру выпускаемой продукции.

Для этого на предприятиях должен постоянно реализовываться процесс разработки новых и совершенствования либо ликвидации старых бизнес-процессов.

Организационно указанный процесс запускается утверждением соответствующей процедуры, включающей описание:

o цели генерации бизнес-процессов;

o порядка формирования временных проектных групп;

o этапов разработки, оценки эффективности, согласования и финансирования проектов;

o стандартов инструментальных средств и методов разработки обеспечивающих систем.

Данный подход должен отражать основные требования современного стандарта управления качеством  и с точки зрения управления предприятием может являться методическим базисом разработки средне- и долгосрочного финансового плана.

Без налаживания постоянно работающего описанного выше процесса скорость и качество реакции на изменение рыночных условий будут неконкурентоспособными. На практике особенно остро обозначаются проблемы организационной работы по всем обеспечивающим направлениям при освоении больших инвестиций, направленных на внедрение новых технологий.

Удачным  примером использования процедуры генерации бизнес-процессов является внедрение на конкретном предприятии позаказной системы управления для новой группы продукции. Ранее на предприятии выпускалась только продукция массового спроса.

Проектная группа включала финансистов, экономистов, технологов, коммерсантов, кадровиков. Лимит времени был определен сроком изготовления, монтажа технологического оборудования и составлял около одного года.

o разработана логистика прохождения заказа (инструкции, классификаторы, схемы, нормативы, формы документов);

o разработано программное обеспечение (база данных, заказов; оперативное управление производством; классификаторы комплектующих изделий и материалов - КиМ);

o осуществлен набор и обучение персонала;

o сформирован портфель контрактов на поставки продукции и сырья;

o оснащены вспомогательные службы.

Дополнительная сложность при подготовке производства заключалась в том, что часть комплектации и материалов были жестко привязаны к исполняемому заказу (уникальность по форме и цвету).

Специфика исполнения контрактов на поставку готовой продукции заключается в следующем.

Контракт  включает четыре этапа:

1) подписание контракта

2) согласование модели

3) исполнение эталонного образца

4) исполнение заказа

В случае, если модель согласуется после подписания контракта:

- планирование исполнения контракта осуществляется на базе имеющейся неполной информации по комплектации;

- отдел продаж оперативно передаёт в планово-диспетчерский отдел (ПДО) все подписанные с покупателем изменения и дополнения контракта;

- ПДО обеспечивает включение в план поставок КиМ новых уникальных позиций предварительно убедившись, что сумма поступивших средств от покупателя покрывает все ранее произведенные затраты по контракту и затраты на приобретение новых уникальных позиций КиМ;

- ПДО обеспечивает включение заказов в план производства в соответствии с контрактными условиями оплаты.

Задача ПДО: обеспечение и контроль планирования службами исполнения контрактов (закупка КиМ, план производства, сроки отгрузки покупателю); немедленная реакция по отклонениям; контроль оплат по контрактам.

Подготовка проектов контрактов для подписания проводится отделом продаж. При этом используется следующая информация:

- пожелания покупателя;

- сроки поставки уникальных КиМ по заказам данного контракта (оперативно согласуются со службой комплектации);

- план резерва мощностей производства,  по типоразмерам и датам в тыс. штук (регулярно предоставляется ПДО);

- особые условия оплаты контракта (оперативно согласуются с фин. службой). Размер аванса по контракту должен покрывать как минимум расходы на приобретение уникальных КиМ.

Ориентировочная дата отгрузки заказа покупателю должна включать резерв времени на комплектацию, согласование описания модели, выпуск эталонного образца и производство заказа.

Возможности производства по исполнению каждой желаемой заказчиком модели оперативно согласуются с отделом главного технолога, дозаказывается уникальная комплектация. Производственным отделом в пределах контрактных сроков определяются сроки изготовления эталонных образцов.

После утверждения эталонных образцов отдел продаж на основании информации ПДО согласует с покупателем сроки изготовления заказов.