Темиргалиева М.К., Кенжебаева Ж.С., Калыбекова Н.К.

Тайм-Менеджмент и социально-экономическая модернизация Казахстана

МОДЕРНИЗАЦИЯ КАЗАХСТАНА

Темиргалиева М.К., Кенжебаева Ж.С., Калыбекова Н.К.

Жамбылский гуманитарно-технический университет, Тараз, Казахстан

В статье говориться о современной системе управления временным ресурсом – тайм-менеджмент. Излогаются основные проблемы внедрения тайм-менеджмента в экономику Казахстана и освещаются перспективы использования тайм-менеджмента в современных Казахстанских предприятий

In article to be told about a modern control system of a temporary resource – time-management. The main problems of introduction of time-management in economy of Kazakhstan are stated and also prospects of use of time-management in the modern Kazakhstan enterprises are shined

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

Данная потребность обусловлена следующими факторами:

Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности – разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Потребность современных организаций в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией, и соответственно, место тайм-менеджмента как научно-практической дисциплины в общем менеджменте.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х.Попова, среди западных – технологии Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента (напр. Ф.У.Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К.Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М.Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С.Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации.

Наконец, П.Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

- наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся бизнес-среде, и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств.

В современном менеджменте и тайм-менеджменте практически не рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией.

В современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время. Между тем, сделанные в рамках российской  школы тайм-менеджмента наблюдения позволяют ставить вопрос о применении тайм-менеджмента для развития организации, формирования корпоративной культуры, нацеленной на непрерывное повышение эффективности деятельности. Тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития организации. Применение тайм-менеджмента возможно в качестве инструмента, изменяющего корпоративную культуру компании, создающего подготовленную среду, «почву» для любых организационных преобразований (реинжиниринга бизнес-процессов, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем и т.п.).

Моделирование управления любой организацией для целей исследования подразумевает анализ и классификацию проблем управления организацией и наиболее распространенных современных технологий, предлагающих различные решения этих проблем. В основу классификации при этом полагается различие функционирования и развития организации как базовых составляющих деятельности.  Итогом анализа является вывод: разработку новых методов тайм-менеджмента и способов их применения в рамках системы управления организацией целесообразно осуществлять по трем направлениям:

- тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности деятельности ключевых менеджеров и специалистов;

- тайм-менеджмент как элемент системы корпоративных стандартов

- тайм-менеджмент как инструмент развития организации.

Для решения этой проблемы в первую очередь выявляются границы корпоративного тайм-менеджмента и его структура, для чего в первую очередь разграничиваются общий менеджмент и тайм-менеджмент. Основной вопрос, на который необходимо для этого ответить: является ли тайм-менеджмент сотрудника необходимым и отдельным элементом системы управления, или вопросы эффективного планирования работы сотрудника сводимы к общим вопросам налаживания эффективного менеджмента в организации?

Установлено, что налаживание тайм-менеджмента сотрудника организации сохраняет актуальность даже при гипотетически «идеально» налаженном менеджменте организации в следующих условиях: работа сотрудника организации не является механистической, несет в себе элементы творчества; сотрудник напрямую (без участия непосредственного руководителя) работает с внешними запросами (клиентов, других контрагентов организации); сотрудник получает задачи от нескольких руководителей одновременно (что характерно для мультипроектной деятельности). Все эти условия подразумевают необходимость самостоятельного определения сотрудником приоритетности текущих задач и порядка их выполнения в условиях ограниченных ресурсов времени.

Таким образом, в этих условиях, широко распространенных в современной динамично изменяющейся бизнес-среде, технологии тайм-менеджмента способны дать дополнительный к влиянию регулярного менеджмента прирост эффективности деятельности организации и ее способности оперативно реагировать на запросы внешней среды. Далее обосновывается целесообразность централизованного внедрения технологий тайм-менеджмента в организации, и дается определение корпоративного тайм-менеджмента, как совокупности технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Таким образом, если корпоративный менеджмент – путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, то корпоративный тайм-менеджмент – путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников – к повышению эффективности подразделения или организации.

В качестве теоретической основы разработки и внедрения гибких методов тайм-менеджмента, адекватных динамично изменяющейся бизнес-среде, обосновывается непрожективный подход к организации деятельности. Подход является ответом на жесткость, негибкость классических методов планирования, неэффективность их использования в непредсказуемых, быстро меняющихся ситуациях, а также людьми, по психологическому типу не склонными к жесткому планированию и упорядочению. «Прожективному» подходу, в рамках которого всякому действию предшествует создание проекта, плана, и т.п., далее воплощаемого в реальность (зачастую «сопротивляющуюся» и «ломающую» планы), противопоставлен альтернативный подход. Для его разработки проанализированы и обобщены достижения исследователей европейской стратегической мысли, классиков китайской военной стратегии, а также авторов Теории решения изобретательских задач.

Достижения классической китайской стратегии и ТРИЗ как технологий, принципиально ориентированных на ситуации высокой неопределенности, полагаются в основу разработанного непрожективного подхода. В этих технологиях выделяются несколько общих черт: несвязанность жесткой целью и ориентация на «надцель»; «экономность» стратегического действия; ориентация на внутренние закономерности развития ситуации в большей степени, чем на жесткий план; акцент на анализ исходных условий и позиций, внутренний потенциал ситуации, в большей степени, чем на планирование.

Для разработки новых методов тайм-менеджмента и их сравнения с классическими методами в качестве основы классификации методов взят кибернетический «рефлексивный контур» С.П.Никанорова, как наиболее удобный инвариантный «конструкт» в проектировании организации. Все технологии тайм-менеджмента, соответственно, разбиты по трем основным функциям контура:

- анализ («персональный управленческий учет»),

- моделирование, принятие решений («персональное стратегическое планирование»)

- регулирование, реализация решений («персональное оперативное управление).

Классическое планирование ориентировано на жесткое, астрономическое, линейное время («хронос», древнегреч.); контекстное планирование является одной из реализаций непрожективного подхода и опирается на гибкое, ситуационное время («кайрос», в переводе с древнегреч. «удачный момент»), позволяя повысить эффективность реагирования на непредвиденные обстоятельства с помощью упорядочения задач по «кайросам», «контекстам». Также разработаны подходы «персональный проектный менеджмент» (переход в личной работе от «функционального» управления, характерного для классического тайм-менеджмента, к «проектному») и ряд технологий расстановки приоритетов и их связи с планированием.

Проблема внедрения тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией  нами рассмотрена в следующих аспектах: способы использование тайм-менеджмента для развития организации; применения тайм-менеджмента в качестве элемента корпоративных стандартов; диагностики тайм-менеджмента в организации. При анализе тайм-менеджмента как инструмента развития организации выделено ключевое противоречие управления в условиях растущей неопределенности – между стремлением менеджера к подконтрольности ситуации и необходимостью все более высокого уровня самостоятельности в принятии решений сотрудниками, в силу необходимости быстрого реагирования организации на запросы внешней среды. Тайм-менеджмент как элемент системы корпоративных стандартов требует рассмотрения взаимодействия «изменения культуры» и «внедрения стандартов» в корпоративном внедрении тайм-менеджмента.

Структура внедрения корпоративных стандартов персональной организации труда рассматривается в привязке к наиболее распространенным IT-решениям (MS Outlook и Lotus Notes). На основе практики проектов внедрения нами выделено несколько основных блоков-направлений, по каждому из которых сформулированы задачи, решаемые при разработке корпоративных стандартов:

- Учет и анализ расходов времени

- Жесткое краткосрочное планирование и бюджетирование времени

- Гибкое краткосрочное планирование

- Долгосрочное планирование

- Управление входящей информацией и e-mail

- Управление контактами

- Командное планирование; управление делегированными задачами

- Синхронизация с мобильными устройствами.

Таким образом, в  условиях, широко распространенных в современной динамично изменяющейся бизнес-среде, технологии тайм-менеджмента способны дать дополнительный к влиянию регулярного менеджмента прирост эффективности деятельности и ее способности оперативно реагировать на запросы внешней среды.

Список использованных источников

1. Данилова, Т.В. Бенчмаркинг как основа создания конкурентоспособного предприятия / И.П. Данилов, Т.В. Данилова. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. – 72 с. (4,19 п.л.).

2. Князев, Е.А. Бенчмаркинг для вузов: Учебно-методическое пособие / Е.А. Князев, Я.Ш. Евдокимова. – М.: Университетская книга, Логос, 2006. – 208 с. ISBN 5-98704-133-3 (8,75 п.л.)

3. Анализ мировых тенденций развития научно-образовательной деятельности: Аналитический обзор / Е.В. Вашурина, Н.В. Дрантусова, Я.Ш. Евдокимова, И.А. Майбуров. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2006. – 219 с. ISBN 5-7525-1528-0 (2 п.л.)