Методика каскадного распределения задач и организации мониторинга их исполнения

Шведенко В.Н., к.э.н., Шведенко В.В., Павлов А.М.

Методика каскадного распределения задач и организации мониторинга их исполнения

ООО «РЕГУЛ+» (резидент «СКОЛКОВО»), г.Санкт-Петербург, Россия

МЕТОДИКА КАСКАДНОГО РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ЗАДАЧ И ОРГАНИЗАЦИИ МОНИТОРИНГА ИХ ИСПОЛНЕНИЯ

Важнейшим условием обеспечения информированности руководителей структурных подразделений о занятости их подчиненных с возможностью внесения в режиме реального времени корректировок в приоритеты решаемых ими задач является наличие в информационно-управляющей системе организации следующих принципов работы с данными:

- централизация всего потока поступаемых задач (разовых и циклически повторяемых), выполняемых как самими руководителями, так и каждым из их подчиненных, на рабочий стол соответствующего руководителя структурного подразделения с последующей их автоматической, автоматизированной или ручной фильтрацией;

- возможность мониторинга занятости работников структурного подразделения в любой момент времени и внесения изменений в приоритеты выполняемых заданий по мере необходимости;

- наличие механизма адресации задач на исполнение как по заранее назначенному регламенту, так и в ручном режиме настройки;

- наличие банка данных бизнес-процессов решения типовых (ранее исполняемых задач) с возможностью их просмотра, вызова выбранного бизнес-процесса на исполнение, внесения корректировок в параметры настройки исполнения бизнес-процесса;

- возможности перенастройки бизнес-процессов на других исполнителей с последующим сравнением результатов текущего и ранее исполненного аналогичного бизнес-процесса разными работниками (сравнение экземпляров бизнес-процесса, сопоставление профессиональных компетенций разных работников);

- наличие механизма каскадирования каждого этапа бизнес-процесса на более глубокие уровни.

Перечисленные выше принципы, заложенные в объектно-процессный программный комплекс «COBRA++» (разработка ООО «РЕГУЛ+», резидент «СКОЛКОВО», г. Санкт-Петербург, Россия), позволили разработать и реализовать на его платформе методику каскадного распределения задач и организации мониторинга их исполнения для производственного предприятия.

Согласно данной методике процедура распределения задач между подчиненными структурами и/или отдельными их работниками состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Все задачи, выполнение которых обеспечивает конкретное структурное подразделение, поступают на рабочий стол руководителя.

Шаг 2. В зависимости от присущих им классификационных признаков все задачи структурируются по нескольким группам, каждой из которых присущ свой алгоритм исполнения. Структурирование задач осуществляется в несколько этапов (см. таблицу 1).

Этапы структурирования задачи

Этап 1

Автоматическая фильтрация – на предмет наличия в списке поступивших задач типовых строго формализованных, по которым сформирован однозначный БП их исполнения.

Этап 2

Просмотр руководителем подразделения оставшихся не отфильтрованных задач и присвоение им классификационных признаков.

Этап 3

Автоматическая фильтрация задач согласно установленным классификационным признакам.

При этом, по каждой типовой задаче осуществляется просмотр имеющейся схемы бизнес-процесса, подтверждение исполнителя/ей, подтверждение или внесение корректировки в параметры настройки исполнения бизнес-процесса, просмотр активных задач исполнителя/ей, назначение приоритета решаемой задачи и запуск на исполнение.

По каждой новой задаче происходит составление схемы бизнес-процесса, назначение исполнителя/ей, настройка параметров исполнения бизнес-процесса, просмотр активных задач исполнителя/ей, назначение приоритета решаемой задачи и запуск на исполнение.

Шаг 3. По факту исполнения каждой задачи в автоматическом или автоматизированном режиме (в зависимости от типа задачи) производится план-фактный анализ ее исполнения и оценка эффективности достигнутого результата и профессиональных компетенций ее исполнителя/ей.

Шаг 4. Формируется отчет об исполнении задачи, который передается на более высокий уровень (уровень постановщика задачи) либо помещается в архив руководителя подразделения (для задач текущих, обусловленных функционалом исполнителей согласно установленного регламента и штатного расписания конкретного структурного подразделения).

Классификационные признаки поступающих на исполнение задач представлены в таблице 2.

Таблица 2.

Классификационные признаки задачи, выполнение которой представляется в виде одного из бизнес-процессов структурного подразделения

Задача		Типовая	Т	Уже ранее выполняемая задача, алгоритм решения которой хранится в Банке данных бизнес-процессов структурного подразделения
		Новая	Н	Ранее не выполняемая задача
Задача	Индивидуальная		Требует специальной подготовки		ИС	Требует от исполнителя специальной подготовки / наличия профессио-нальной компетенции
			Не требует специальной подготовки		ИНС	Может быть легко выполнена любым работником структурного подразделения
	Групповая		Внутренняя		ГВ	Выполняется группой работников в рамках конкретного структурного подразделения
			С внешним выходом		ГВВ	Требует привлечение работников других структурных подразделений
Задача		Без привлечения доп. ресурсов	БР	Решается посредством имеющихся у структурного подразделения ресурсов (трудовых, материальных, финансовых и т.д), без привлечения дополнительных
		С привлечением доп. ресурсов	Р	Требует привлечения дополнительных ресурсов и бюджетного контроля их эффективного использования
Задача		Функционально закрепленная	Ф	Закреплена за функционалом конкретного работника структурного подразделения
		Свободная	С	Задача, незакрепленная за функционалом какого-то конкретного работника структурного подразделения

Поступающая на рабочий стол руководителя структурного подразделения задача имеет следующую форму представления (см. таблицу 3):

Таблица 3.

Структура описания активной задачи

Элементы описания активной задачи

Постановщик задачи

Формулировка задания

Сроки исполнения задачи

(Возможные варианты: указание конкретной даты и времени исполнения задачи; указание продолжительности исполнения задачи; постановка в очередь решаемых задач без указания конкретного срока исполнения, но не позднее завершения отчетного периода).

Приоритет исполнения задачи

(Возможные варианты: в первую очередь, в обход всем другим задачам; под особый контроль, в рамках строго установленного срока; в соответствии с установленным сроком, с возможностью корректировки срока при появлении других задач с более высоким приоритетом исполнения; в соответствии с текущей очередью решаемых задач).

Показатели достижения результата

Выделенные ресурсы на решение задачи

Форма отчета по исполнению задачи

Выделяемые классификационные признаки

(устанавливаются руководителем структурного подразделения)

Поступившая на исполнение задача реализуется по одному из следующих алгоритмов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Классификация алгоритмов решения поставленных задач

1. Алгоритмы решения Типовой Индивидуальной задачи	1.1. Алгоритм выполнения Разовой задачи (задачи, повторяемой через какой-то промежуток времени по требованию). 1.2. Алгоритм выполнения Периодически повторяемой задачи с накоплением данных, последующим их агрегированием и формированием отчета по итогам периода.
2. Алгоритм решения Новой Индивидуальной задачи	2.1. Алгоритм выполнения Разовой задачи (задачи, повторяемой через какой-то промежуток времени по требованию). 2.2. Алгоритм выполнения Периодически повторяемой задачи с накоплением данных, последующим их агрегированием и формированием отчета по итогам периода.
3. Алгоритм решения Типовой Групповой задачи	3.1. Алгоритм выполнения Разовой задачи (задачи, повторяемой через какой-то промежуток времени по требованию). 3.2. Алгоритм выполнения Периодически повторяемой задачи с накоплением данных, последующим их агрегированием и формированием отчета по итогам периода.
4. Алгоритм решения Новой Групповой задачи	4.1. Алгоритм выполнения Разовой задачи (задачи, повторяемой через какой-то промежуток времени по требованию). 4.2. Алгоритм выполнения Периодически повторяемой задачи с накоплением данных, последующим их агрегированием и формированием отчета по итогам периода.

Для Типовой Индивидуальной задачи возможны следующие варианты (см. таблицу 5):

Вид задачи

Последовательность выполнения

1.1. Разовая задача (задача, повторяемая через какой-то промежуток времени по требованию)

1. Запрос или ввод исходных данных.

2. Запуск организационного автомата (из списка имеющихся) на исполнение.

3. Формирование отчета (автоматическое / автоматизированное или ручное).

4. Передача полученных результатов: по установленной цепочке БП согласно заданному регламенту, или руководителю структурного подразделения, или иному лицу – получателю информации с обязательной автоматической отметкой об исполнении задачи в реестре руководителя.

1.2. Периодически повторяемая задача с накоплением данных, последующим их агрегированием и формированием отчета по итогам периода

1. Запрос или ввод исходных данных.

2. Запуск организационного автомата (из списка имеющихся) на исполнение.

3. Архивация результата в бункере промежуточных данных.

4. Повторение операций (1-3) в соответствии с заданным регламентом периодичности обработки первичных данных,

5. Выгрузка накопленных данных из бункера промежуточных данных, последующее их агрегирование, обработка и формирование отчета.

6. Передача полученных результатов (отчета): по установленной цепочке БП согласно заданному регламенту, или руководителю структурного подразделения, или иному лицу – получателю информации с обязательной автоматической отметкой об исполнении задачи в реестре руководителя.

Алгоритмы решения остальных задач (новой индивидуальной, типовой групповой задачи, новой групповой задачи) повторяют алгоритмы (п.1.1 и 1.2). Однако, применительно к Типовой Групповой задаче производится дополнительная работа со стороны руководителя структурного подразделения: анализируется занятость всех работников, задействованных в решении задачи, согласовывается для каждого из них приоритет выполнения задачи в соответствии со схемой исполнения БП; производится синхронная рассылка (активизация) задачи (с разбивкой по этапам исполнения применительно к каждому работнику); по факту выполнения задачи производится дополнительный анализ согласованности работы участников исполнения БП.

В случае исполнения внутренней групповой задачи (ГВ) структура БП и степень согласований времени исполнения ее с привязкой к каждому исполнителю проще, чем при решении групповой задачи с внешним выходом (ГВВ).

Применительно к Новой Индивидуальной и Новой Групповой задачам осуществляется дополнительная работа со стороны руководителя структурного подразделения: проектируется БП выполнения задачи с детальной прорисовкой каждого этапа и возможным каскадированием БП внутри каждого этапа исполнения; определяются участники решения задачи; анализируется занятость всех работников, задействованных в решении задачи, согласовывается для каждого из них приоритет выполнения задачи в соответствии со схемой исполнения БП; производится синхронная рассылка (активизация) задачи (с разбивкой по этапам исполнения применительно к каждому работнику); по факту выполнения задачи производится дополнительный анализ согласованности работы участников исполнения бизнес-процесса.

Любая задача, выполняемая внутри структурного подразделения имеет выход на верхний уровень.

Часть задач закреплены за работниками структурного подразделения в виде обязательного их функционала. Функционал работника складывается из набора профессиональных компетенций (умений выполнять какую-то работу (задачу). Как минимум два работника структурного подразделения обладают одной и той профессиональной компетенцией (это обеспечивает выполнение условия взаимозаменяемости работников!). Следовательно, одну и ту же типовую индивидуальную задачу можно назначить разным исполнителям. Это позволяет более оптимально распоряжаться рабочим временем подчиненных. Часть задач, поступивших на рабочий стол, руководитель структурного подразделения может выполнять самостоятельно. В этом случае он выступает как работник структурного подразделения. Таким образом, руководитель структурного подразделения выполняет одновременно две роли – роль распределителя и контролера активных задач и роль исполнителя задач.

Каждая задача имеет свой коэффициент сложности исполнения, а значит свою стоимость выполнения. ИУС производит расчет количества выполненных задач (как индивидуальных, так и групповых) применительно к каждому работнику, оценивает качество исполнения задач (в том числе в сравнении с другими исполнителями аналогичных задач). Это позволяет формировать новый подход к определению размера заработной платы работника в части премиальных выплат или накладываемых штрафных санкций.

Литература

1. Моделирование адаптивной системы управления промышленным предприятием. Монография/ Постников М.Л., Шведенко В.В., Шведенко В.Н., Щекочихин О.В. – Кострома; Общество «Знание», 2010 – 168 с.