Рысина В.А., Григорьева П.

Особенности автоматизированного учета производственных запасов предприятия

Материальной основой любого производства выступают средства производства, состоящие из средств труда и предметов труда, которые одновременно участвуют в процессе производства. В силу различий в характере процесса производства и способе передачи стоимости на создаваемый продукт средства труда приобретают форму основных средств, а предметы труда – оборотных активов.

Специфической особенностью производственных запасов является то, что они в процессе производства полностью потребляются и переносят свою стоимость на готовый продукт. Производственная деятельность предприятия обусловлена, прежде всего, использованием значительного количества производственных запасов, поэтому возникает необходимость четкого разграничения запасов, необходимых для основной деятельности предприятия и для обслуживания производственного процесса.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о запасах определяет П(С)БУ 9 «Запасы» [1], согласно которому запасы – это активы, которые содержатся для продажи при условиях обычной хозяйственной деятельности; находятся в процессе производства в целях дальнейшей продажи продукта производства; предназначены для потребления во время производства продукции, выполнения работ и предоставления услуг, а также управления предприятием.

Запасы признаются активом, если предприятию перешли риски и выгоды, связанные с правом собственности или с правом полного хозяйственного ведения (оперативного правления) на приобретенные (полученные) запасы; предприятие осуществляет управление и контроль за запасами; существует вероятность того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды, связанные с их использованием; стоимость запасов может быть достоверно определена. Из этого следует, что если запасы приобретены, но их использование предположительно невозможно в течение двенадцати месяцев с даты баланса, то такие запасы следует учитывать в составе прочих необоротных активов.

Состав хозяйственных операций, осуществляемых с производственными запасами, очень разнообразен. Данные операции можно сгруппировать по следующим разделам: учет поступления производственных запасов; переоценка товарно-материальных ценностей; учет выбытия производственных запасов.

В программе 1С: «Бухгалтерия для Украины» (версия 7.7) имеется много документов, позволяющих автоматизировать оформление многих хозяйственных операций по каждому из вышеуказанных разделов учета производственных запасов [2].

Основная масса материальных ценностей такого рода поступает на предприятие от поставщиков. Документами, регламентирующими ведение взаиморасчетов с поставщиками, являются договоры, в которых указываются условия поставки: наименование запаса, количество, срок выполнения, цена поставки и пр.; счета, предъявленные поставщиками в адрес организации-покупателя, а также накладные. На основании вышеперечисленных документов могут выписываться платежные поручения, посредством оплаты которых осуществляется безналичный расчет с поставщиком.

Учет материальных ценностей ведется по их фактической себестоимости, которая состоит из закупочной цены и расходов, связанных с их заготовлением и транспортировкой. Последние включают собственно расходы по доставке, комиссионные сборы, таможенные сборы, расходы по страхованию грузов и др.

Справочник «Контрагенты» содержит информацию обо всех контрагентах предприятия – поставщиках, покупателях, т.е. обо всех юридических и физических лицах, с которыми организация вступает в различного рода отношения. Справочник используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 36, 37, 63 и пр. Справочник имеет трехуровневую структуру. Эту возможность следует использовать по своему усмотрению, создавая различные группы клиентов, что может облегчить поиск нужного клиента при работе с документами. При вводе данных о клиенте, следует помнить, что от полноты введенной информации будет зависеть правильность заполнения печатных форм документов. Состав реквизитов формы редактирования информации о контрагенте зависит от того, какой категории – «Организация» или «Частное лицо» принадлежит данный контрагент.

Синтетический учет запасов предприятия ведется в типовой конфигурации на счетах 20 «Производственные запасы», 22 «МБП», 26 «Готовая продукция», 28 «Товары» в разрезе их мест хранения (субконто вида «Места хранения») и собственно видов ТМЦ (субконто «ТМЦ» и собственно видов ТМЦ (субконто «ТМЦ», справочник «Номенклатура») в количественном и стоимостном выражении.

Для ведения списка мест хранения производственных запасов (основных средств, нематериальных активов, материалов) организации в Типовой конфигурации предусмотрен справочник «Места хранения». Настоящий справочник используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 10, 11, 12, 20, 26, 28 и пр. Каждый элемент справочника характеризуется типом места хранения - есть ли это склад, или материально-ответственное лицо, за которым числится конкретный объект учета, а также собственно наименованием места хранения. Места хранения, имеющие тип "Склад", характеризуются еще одним параметром - видом. Вид может принимать следующие значения: "Склад (оптовый)" и "Магазин (розничный)".

Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения списка ТМЦ (товаров, продукции, материалов и др.), оказываемых и приобретаемых услуг. Он используется как для заполнения документов, так и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам 20, 22, 26, 28 и пр. Для удобства поиска информации справочник реализован трехуровневым, т.е. ТМЦ в нем можно объединять в произвольные группы и подгруппы. Для каждого ТМЦ должен быть указан бухгалтерский счет учета - он будет использоваться при формировании бухгалтерских проводок. Для ТМЦ необходимо также указать счет затрат и вид затрат. Эта информация будет использоваться при формировании проводок по оприходованию услуг и по списанию ТМЦ в производство. Для МБП в реквизитах "Счет" и "Вид затрат" необходимо указать счет и статью затрат, на которые будет списана учетная стоимость МБП при введении его в эксплуатацию. Для продукции доступна кнопка "Состав", которая открывает соответственно подчиненный справочник "Состав продукции".

Документ "Счет входящий" предназначен для отражения операции акцепта счета поставщика. При проведении документ "Счет входящий" не формирует бухгалтерских проводок.

Для отражения в учете операций, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, а также необоротных активов (объектов основных фондов, нематериальных активов, других необоротных материальных активов, прочих необоротных активов) в типовой конфигурации предусмотрен документ "Приходная накладная". Настоящий документ предусматривает также возможность оприходования ТМЦ, других перечисленных объектов через подотчетное лицо.

Документ "Расходная накладная" предназначен для отражения в типовой конфигурации операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, продукции с оптового склада, реализации различных работ, услуг. Ввод нового документа осуществляется выбором пункта "Расходная накладная" меню "Документы" главного меню программы. При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, вида торговли и позиционирования расходной накладной в цепочке взаиморасчетов с контрагентом.

Для формирования и печати акта инвентаризации, а также хранения данных о ее результатах предназначен документ "Акт инвентаризации ТМЦ". Выбрав склад фирмы, где требуется произвести инвентаризацию, можно автоматически внести в документ данные об учетном наличии товаров по кнопке "Заполнить". Эти данные отображаются в графах "К-во бух.", "Цена -", "Сумма" и недоступны для редактирования. В графу "Факт. к-во" заносятся реальные остатки товаров на складе, выявленные в результате проведенной инвентаризации. После чего значения остальных граф табличной части будут рассчитаны автоматически. При этом, если фактическое количество товаров меньше, чем количество по данным учета, соответствующие значения в графах "Разница" и "Сумма" будут отображены красным цветом со знаком "-". Проведение документа не вызовет формирование бухгалтерских проводок, однако, по результатам инвентаризации можно выписать акт списания товаров (документ "Списание ТМЦ") и акт оприходования излишков (документ "Оприходование излишков ТМЦ"). Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации товаров, т.е. в состав акта оприходования внесется излишек товаров, выявленный в результате инвентаризации, а в состав акта списания -  те товары, которые необходимо списать. После проведения этих документов, количество товара на складе установится равным реальному количеству товаров, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Для оприходования излишков ТМЦ, выявленных при проведении инвентаризации предусмотрен документ "Оприходование излишков ТМЦ". Настоящий документ целесообразно вводить на основании соответствующего акта инвентаризации, в процессе которой были выявлены излишки товаров. В этом случае его табличная часть будет заполнена автоматически. После чего останется только выбрать нужные объекты аналитики счета учета доходов.

Для отражения в учете операций по списанию ТМЦ в типовой конфигурации предназначен документ "Списание ТМЦ". Заполнение формы документа следует начать с выбора склада, с которого будет произведено списание ТМЦ, затратного счета, на который будет списана учетная стоимость объектов, а также соответствующих статей затрат, объектов аналитики этого счета. В форме документа можно указать причину списания ТМЦ, необходимую для формирования печатной формы акта списания.

В целом, программа 1С: «Бухгалтерский учет для Украины» позволяет полностью автоматизировать учет производственных запасов на предприятиях любой формы собственности.

Список литературы

1. Положение (стандарт) бухгалтерского учета 9 «Запасы».

2. «1С: Предприятие 7.7. Конфигурация «Бухгалтерский учет для Украины» (руководство по ведению учета (описание конфигурации)).