Плющ Ю. А., Супрун К. К., Мезенцева С. А.

Электронная форма отчетности как элемент развития документооборота в Украине

ЭЛЕКТРОННАЯ ФОРМА ОТЧЕТНОСТИ КАК ЭЛЕМЕНТ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УКРАИНЕ

На сегодняшний день в Украине электронный документооборот между предприятиями еще не получил широкого использования. Однако документооборот в электронной форме все больше используется во взаимоотношениях между предприятиями и государственными органами. С помощью специального программного обеспечения бухгалтер может составить и отправить обязательную регулярную отчетность в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или в другие государственные органы в кратчайшие сроки.

Актуальность данной статьи связана со стремительным развитием научно-технического прогресса и переходом Украины на Международные стандарты финансовой отчетности, что требует новых подходов к составлению финансовой отчетности, а так же предоставлению отчетности государственным органам.

Целью работы является изучение и обобщение сведений по теме из последних публикаций в экономической литературе, в которых освещаются вопросы развития информационного общества, и обоснование экономической целесообразности внедрения электронной отчетности, определение ее преимуществ и недостатков.

На электронную форму отчетности все больше обращают внимание, как руководители предприятий, так и государственных органов. Этой теме посвящено много работ зарубежных и отечественных ученых как: Т.С. Клебанова, М.В. Куркина, В.С. Пономаренко, Н.Л. Чернова, И. Шевченко и другие, но не смотря на это вопрос все же требует доработок и дальнейшего исследования.

Электронная отчетность - это обычная отчетность, сформированная компьютерными программами «Налоговая отчетность», «1С Бухгалтерия», «Бест-отчет» и т.п. и загруженная в файл специального формата. Налогоплательщики в доступной для них программе заполняют бланк отчетности в компьютерном варианте и сохраняют его в файле, который в дальнейшем может быть записан на магнитный носитель и доставлен потребителю информации или отправлен по электронной почте [1].

Представление отчетности в электронной форме различным государственным органам имеет свои особенности, однако в общей форме этот процесс можно описать следующим образом: сначала надо получить саму электронную цифровую подпись и усиленные сертификаты открытых ключей для должностных лиц, имеющих право подписи и печать юридического лица в любом включенном в систему представления налоговых документов в электронном виде аккредитованном центре сертификации ключей. Затем необходимо согласовать все вопросы касательно предоставления электронной отчетности с соответствующим государственным органом, путем заключения договора, и предоставить усиленные сертификаты ключей на электронном носителе. При этом предприятию предоставляется вся информация, необходимая для отправки электронных отчетов. После этих простых действий предприятие получает возможность отправлять обязательные регулярные отчеты в государственные органы по электронной почте, с помощью электронной цифровой подписи [3].

1. Исчезает необходимость стоять в очередях с целью сдачи отчетности, поскольку ее можно отправить непосредственно из офиса (экономия рабочего времени).

2. Если бухгалтер обнаружит ошибку до окончания срока подачи отчетности, он сможет отправить новый файл, который будет принят, предыдущий файл будет аннулирован. В данном случае нет необходимости составлять и подавать корректирующую декларацию.

3. Файлы электронной отчетности закодированы и открыть их могут только соответствующие работники налоговых органов. Это уменьшает риск доступа к информации посторонних лиц.

4. Формирование электронной отчетности с помощью ЭВМ экономит рабочее время работников бухгалтерии.

5. Значительно сокращается время обработки полученной информации налоговыми органами, является возможность группировать ее по различным признакам [2].

Однако вместе с преимуществами следует обратить внимание и на недостатки:

2. Часто бывают ситуации, когда система не работает по независящим от предприятия причинам, то есть в системе возникают сбои, налогоплательщик, потратив средства на приобретение программы, ключей, затратив время на подготовку, отправку отчета, вынужден подавать его в бумажной форме. Так же подобная проблема может оказаться неожиданной и непредвиденной, в результате чего может возникнуть ситуация, когда налогоплательщик, вынужденный подавать бумажную отчетность, уже просто не успеет уложиться в сроки предоставления отчетности, что является неблагоприятным моментом.

3. Рискованно подавать отчетность в последний день срока представления. При бумажной форме представления отчетности в отчете ставится мокрый штамп, что является бесспорным доказательством сдачи отчета.

4. В договоре о признании электронной отчетности вся ответственность за представление отчетности возложена на налогоплательщика. Налоговая инспекция не несет ответственности за то, что в связи со сбоями в электронной системе не принят отчет из-за отрицательных показателей прибыли, налога на добавленную стоимость [3].

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот становится сегодня необходимым атрибутом хозяйственной деятельности,  а так же значительно упрощает процесс предоставления отчетности, экономя тем самым рабочее время бухгалтера. Однако данная система предоставления отчетности в нашей стране еще не совершенна и требует доработок. Количество предприятий, которые сдают отчетность с помощью электронной формы, постоянно растет, что подтверждает целесообразность и эффективность внедрения новой перспективной формы отчетности, которая позволяет более точно, качественно и быстро формировать отчетность и отчитываться перед соответствующими инстанциями.

Список использованных источников:

1. Об электронных документах и ​​электронном документообороте: Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV / / zakonl. Rada.gov.ua.

2. Об утверждении Инструкции о подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи: Приказ Государственной налоговой администрации Украины от 10.04.2008 № 233 / / zakonl. Rada.gov.ua.

3. Шевченко И. Электронная отчетность сэкономит время бухгалтера / / Все украинская бухгалтерская газета. - 2009. - № 10. - С. 9-13