Калацкая Н.А.,Невдах С.В.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В современном деловом мире  компании все чаще концентрируют свою деятельность на конкретной деятельности, остальные функции передают в аутсорсинг.

Применительно к бухгалтерской отчетности, аутсорсинг означает передачу полномочий по ведению бухгалтерского учета  специализированной бухгалтерской компании или частному лицу. Бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия или взять на себя часть функций для достижения максимальной эффективности.

Основной критерий перехода на аутсорсинг — это возможность выделить работу для аутсорсинга без ущерба для оперативного управления. Такими участками могут быть, например, учет основных средств, расчет заработной платы, проведение инвентаризаций, ведение кадрового делопроизводства.

Для того, чтобы эффективно сотрудничать с аутсорсером, компании впервые пользующейся подобными услугами, требуется быть готовой к изменению части своих внутренних бизнес-процессов. А так же к тому, что в первое время  аутсорсинг может показаться невыгодным, но, по истечению срока первоначальных внутренних изменений, модель становится действительно эффективной.

В общем схему организации аутсорсинга услуг можно описать следующим образом, рисунок 1.  В зависимости от условий деятельности субъекта бизнеса часть работ по ведению бухгалтерского учета и составлению первичной учетной документации может осуществляться непосредственно на предприятии под руководством организации, оказывающей бухгалтерские услуги [2].

После формирования первичная учетная документация передается в специализированную организацию для обработки и формирования отчетности о деятельности малого предприятия за отчетный период, а затем вместе с комплектом оформленных документов возвращается предприятию для проведения необходимых аналитических работ, принятия управленческих решений и передачи в архив.

Примечание: Источник – [собственная разработка].

Преимущества использования бухгалтерского аутсорсинга:

1. Оптимизация затрат, так как отпадает необходимость в следующих расходах:

· аренда помещения для отдела бухгалтерии,

· покупка основных средств и материальных ценностей, связанных с организацией рабочего места  отдела бухгалтерии или главного бухгалтера,

· фонд заработной платы отдела бухгалтерского учета или главного бухгалтера,

· налоги, возникающие с фонда заработной платы,

· расходы, связанные с повышением профессионального  уровня главного бухгалтера, посредством посещения  различных семинаров и курсов повышения квалификации.

2. Оптимизация процессов и концентрация руководства на основном бизнесе,

3. Минимизация рисков штрафных санкций со стороны налоговых органов, так как работу осуществляет профессионал, и ответственность за несвоевременную сдачу отчетности лежит на аутсорсере (если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки и предусмотрел данный пункт в договоре).

Но существуют и риски перехода на аутсорсинг:

Опасность утечки информации. Вследствие наличия данного риска, необходимо заключать с аутсорсером соглашение о конфиденциальности или предусмотреть данные пункты в договоре на аутсорсинг.

Необходимость разграничения управленческого учета и бухгалтерского на предприятии, что на данный момент осуществляется на большинстве российских предприятий малого и среднего бизнеса.

Индивидуальные особенности отраслевой специфики, которые иногда не позволяют эффективно использовать аутсорсинг бухгалтерского учета на предприятии.

Также не следует думать, что, наняв бухгалтерскую компанию или частное лицо, можно навсегда избавиться от любых проблем с налогами и учетом. За содержание первичных документов всегда отвечает заказчик, так как это часть бизнеса, а именно к первичным документам часто предъявляются претензии в ходе налоговых проверок.

В основе успешной работы с компанией, предоставляющей услуги аусорсинга,  лежит грамотно составленный договор возмездного оказания услуг с чётко разграниченной ответственностью заказчика и аутсорсера за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

Очень важно правильно выбрать поставщика услуг, который обеспечит успех проекта передачи функций на  аутсорсинг своим профессионализмом и качеством. Оценить профессионализм аутсорсера можно, получив рекомендации от клиентов будущего поставщика услуг, или произведя самостоятельную оценку в процессе переговоров.

Резюмируя, можно посоветовать потенциальному заказчику перед принятием решения об использовании  аутсорсинга бухгалтерских услуг четко определить, какие функции он хочет передать на аутсорсинг.

Если решение о привлечении принято, то в договоре необходимо отразить собственные требования, гарантии и порядок взаимодействия с бухгалтерской компанией. Ну и, конечно, посчитать экономический эффект, который должен выражаться в экономии не менее 20 % от соответствующих затрат до привлечения аутсорсера.

В Беларуси рынок таких услуг развит в гораздо меньшей степени. Несмотря на то, что с каждым годом количество бухгалтерских компаний растет, массового перехода на бухгалтерский аутсорсинг не происходит. Во многом это связано с чрезмерной сложностью бухгалтерского и налогового учета.

Широкому использованию аутсорсинга в Беларуси мешает целый ряд факторов. Так, государственным предприятиям переходу на аутсорсинг зачастую мешает инертность мышления  руководства или несамостоятельность в принятии стратегических решений. Многие опасаются доверять информацию посторонним, боятся потерять контроль над ситуацией. Кроме того, в Беларуси есть одна особенность ведения бизнеса: многие компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы то ни было открытости, т.к. зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный характер. Еще одним препятствием на пути осуществления аутсорсинговых процессов является то, что ведение бизнеса в таком режиме требует чрезвычайно высокого уровня организации управления. Необходимы грамотное стратегическое планирование и профессиональное оперативное руководство, четкий финансовый менеджмент и надежные механизмы контроля качества. К сожалению, данным требованиям менеджмент соответствует нечасто.

Таким образом, выгоды от использования аутсорсинга, прежде всего, состоят в том, что аутсорсинг позволяет компании-заказчику экономить на расходах и существенно сократить трудоёмкость бизнес-процессов, сконцентрироваться на ключевых бизнес-процессах компании, при этом не отвлекаясь на вспомогательные.

С использованием аутсорсинга происходит: снижение стоимости реализации бизнес-процесса за счет сокращения и контроля издержек; освобождение ресурсов компании для других целей; увеличение качества продуктов или услуг; использование специализированного оборудования и технологий; снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса; повышение инвестиционной привлекательности компании.

Литература:

1. Михайлов Д.В.,  Аутсорсинг: учебное пособие / Д.В. Михайлов // Москва, 2006 г.

2. Панков В.В., Наумова С.А., Аудит и финансовый анализ: научный журнал / В.В. Панков, С.А. Наумова // Аутсорсинг в бухгалтерском учете – Москва, 2009 г.