Невдах С.В., Хмыско Н.А.
Проведение кассового аудита в организации
Полесский государственный университет, Республика Беларусь
Проведение кассового аудита в организации
Экономические науки/ Учет и аудит
-->Под кадровым аудитом понимается проверка правильности ведения всей кадровой документации (включая коллективные договоры, локальные нормативные правовые акты, организационно-распорядительные документы по вопросам трудовых отношений, трудовые договоры (контракты)) на предмет установления ее соответствия или несоответствия действующему законодательству о труде, правилам кадрового делопроизводства и внутренним требованиям компании, а также с целью подготовки предложений и рекомендаций по совершенствованию документооборота, устранению выявленных нарушений [1].
Как правило, необходимость проведения кадрового аудита в организации возникает в следующих случаях:
- при увольнении или переводе на другую должность, в другое структурное подразделение работника кадров, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
- в преддверии ожидаемых плановых проверок со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде (Департамента государственной инспекции по труду Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь);
- когда необходимо привести кадровую документацию в соответствие с требованиями действующего законодательства после произошедших в нем изменений.
Таким образом, можно отметить, что целями кадрового аудита являются:
1) выявление имеющихся недостатков в ведении кадрового делопроизводства;
2) уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего законодательства, и привлечение к различным видам юридической ответственности виновного лица;
3) предотвращение возникновения конфликтных ситуаций;
4) юридически грамотное и эффективное выстраивание кадровой политики организации [1].
Многие организации, оказывающие юридические услуги, занимаются, в том числе кадровым аудитом. Выбирая между внутренним и внешним кадровым аудитом, следует в первую очередь руководствоваться теми целями, которые ставит перед собой наниматель, а затем трезво оценивать наличие соответствующих ресурсов.
Таблица 1 - Сравнительная характеристика внешнего и внутреннего кадрового аудита
|
Критерий сравнения |
Внутренний кадровый аудит |
Внешний кадровый аудит |
|
Внутренняя безопасность |
Сохранение прежнего уровня внутренней безопасности, связанной с тем, что изучение документации проводится только специалистами организации |
Риск нарушения уровня внутренней безопасности, поскольку привлекаются специалисты, не являющиеся сотрудниками организации |
|
Цена привлеченных ресурсов |
Низкая, поскольку при проведении аудита будут привлекаться работники, получающие заработную плату, в свое основное рабочее время, а, следовательно, дополнительные расходы будут связаны исключительно с дополнительными выплатами, установленными в связи с проведением аудита |
Высокая, поскольку при проведении аудита привлекаются внешние специалисты, чьи услуги необходимо будет оплачивать, а также дополнительные расходы, связанные с проведением аудита |
|
Заинтересованность специалиста, проводящего аудит |
Специалист, проводящий правовую оценку документов, заинтересован в принимаемом решении |
Специалист независим и не связан служебными и личными отношениями с проверяемым работником |
|
Риск допущения ошибки |
Относительно высокая, поскольку довольно часто, изучая внутреннюю документацию, специалист может пропустить ошибку по привычке |
Относительно низкая, поскольку внешний специалист может обратить внимание на нарушение, поскольку смотрит на него "свежим взглядом" |
|
Квалификация специалиста |
Привлечение внутренних специалистов к проверке возможно лишь при условии наличия соответствующего компетентного персонала, имеющего свободное от работы время |
Специалист обладает необходимой квалификацией, необходимой для осуществления профессиональной деятельности в качестве аудитора |
Примечание: [собственная разработка]
Проведение кадрового аудита включает в себя несколько этапов [2]:
Рисунок 1 – Этапы кадрового аудита
Примечание: [собственная разработка]
В ходе 2 этапа при изучении кадровой документации необходимо обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и на соответствие требованиям действующего законодательства. Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу, т.е. в разных папках. Также следует иметь ввиду, что распорядительные документы по личному составу регистрируются отдельно от других, поскольку такое требование предусмотрено положениями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ [3].
Необходимо помнить, что кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому они должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо проверить правильность оформления документов, то есть наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом и др.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, поскольку именно это лицо имеет право вносить записи в трудовые книжки.
Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов, т.е. проверить соблюдение требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников [4].
Результат аудита рекомендуется рассматривать коллегиально на совещании с участием проверяющей стороны и проверяемых работников. После изучения отчета или заключения каждая из сторон могла бы высказать свою позицию, объяснить обстоятельства нарушений, внести предложения по координации работы структурных подразделений, совершенствованию контрольной работы.
На основании полученных данных из заключения о проведении кадрового аудита делаются выводы о наличии необходимых для эффективной работы отдела кадров условий, а также определяются потребности в переподготовке и повышении квалификации работающих сотрудников и (или) привлечении новых. При выявлении нарушений руководитель организации может принять одно или несколько следующих решений:
- привлечь к ответственности (материальной, дисциплинарной) должностных лиц, ответственных за установленные нарушения;
- уменьшить (лишить) премии должностных лиц, ответственных за установленные нарушения;
- назначить должностное лицо или группу должностных лиц ответственными за устранение нарушений;
- признать работу специалистов удовлетворительной и поощрить их, включая все правовые последствия таких поощрений (занесение в трудовую книжку работника, выплата премии или иного вознаграждения);
- изменить структуру кадровой службы, например, увеличить численность работников;
- направить специалиста кадровой службы для прохождения обучения и др.
В современных условиях регулярное проведение кадрового аудита (с периодичностью, например, 1 раз в год) эффективно способствует системному решению наиболее важных проблем, накопившихся в области управления предприятием.
Литература:
1. Трофимова Е.П. Кадровый аудит - [КонсультантПлюс]
2. Григорьев В.А. Внутренний аудит кадровой информации - [КонсультантПлюс]
3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерством юстиции РБ от 19.01.2009 №4 (в редакции Постановления Министерства юстиции от 15.01.2013 №9)
4. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная Постановлением Министерства труда РБ от 09.03.1998 №30 (в редакции Постановления Министерства труда и соцзащиты от 01.06.2011 №40)