Попитич Т. В.

Организация инвентаризационной работы на предприятии

На будь-який момент часу бухгалтерія має уяву щодо майна і розрахунків підприємства. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження. Документ, який переданий до бухгалтерії та оформлений правильно, на справді може не відповідати реальній господарській операції. Інший документ за будь-яких причин може не попасти до бухгалтерії. Матеріальні цінності, що належать суб’єкту господарювання, можуть бути загублені або вкрадені.

У результаті таких подій інформація про стан господарських засобів підприємства, що отримана на підставі даних бухгалтерії, не буде відповідати реальній ситуації. Окремі розходження між реальною господарською ситуацією та даними бухгалтерського обліку можуть бути виявлені самі по собі – при подальшому відображенні господарських операцій. Але якщо не приймати спеціальних дій щодо звіряння реальної господарської ситуації з даними бухгалтерського обліку, то загалом розходження будуть збільшуватися і через деякий час може виникнути питання – а чи потрібен підприємству такий бухгалтерський облік, який не відображає реального стану справ?

У зв'язку з цим виникає об’єктивна необхідність взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації – перевірки відповідності майна, яке є на підприємстві, даним бухгалтерського обліку.

Керівництво підприємства та його власники зацікавлені у тому, щоб інвентаризації майна проводились регулярно і добросовісно. До того ж регулярне проведення інвентаризацій передбачено чинним законодавством [1].

Ще у 1958 р. правильно відмічав М.Ф. Пєрков “Успішність проведення інвентаризації багато в чому залежить від того, як вона організована. В інвентаризації на великому підприємстві зайнята велика кількість людей: члени інвентаризаційної комісії, посадові та матеріально відповідальні особи, обліковці та інші особи. Направити діяльність цих людей в потрібному напрямку так, щоб вся робота була проведена у встановлені строки і з високою якістю, – велика і вдячна задача” [2].

Для здійснення інвентаризаційної роботи на підприємстві має бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія. Безпосереднього проводить інвентаризацію цінностей робоча інвентаризаційна комісія до складу якої включаються досвідчені працівники, добре обізнані з цінностями, що інвентаризуються, ціноутворенням, первинним обліком і порядком проведення інвентаризації. До цієї роботи залучаються керівники підприємств, їх заступники, інвентаризатори, ревізори, товарознавці, технологи, інструктори, бухгалтери, економісти тощо.

При проведенні інвентаризацій має бути дотриманий такий принцип: працівник не повинен перевіряти себе сам, його перевіряють інші працівники, бажано з іншого структурного підрозділу. Це потрібно для того, щоб інвентаризація не перетворювалась в пусту формальність.

За обсягом перевірки цінностей проводять інвентаризації суцільні та вибіркові. За необхідності перерахунку абсолютно усіх активів інвентаризація має бути суцільна. Вибіркова інвентаризація передбачає перевірку певної частини активів чи пасивів. Наприклад, при звільненні матеріально відповідальної особи проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які знаходилися на її відповідальному збереженні.

За порядком організації перевірки інвентаризації можуть бути планові, позапланові та раптові.

Відповідно до встановленого плану або графіку проводяться планові інвентаризації. Але інколи виникають випадки, коли проведення інвентаризації на даний час не заплановано, але існує термінова її необхідність. Позапланові інвентаризації проводяться в особливих випадках: при передачі майна в оренду або його продаж; після стихійного лиха, пожежі або в інших надзвичайних обставинах, які можуть призвести до порчі або крадіжки майна; при реорганізації або ліквідації підприємства тощо. Раптова інвентаризація проводиться без попереднього оголошення при виникненні підозри в крадіжці матеріальних цінностей.

Щодо частоти проведення інвентаризації можуть проводити періодично або одноразово.

Періодичні інвентаризації проводяться за ініціативою власника, керівника або іншої уповноваженої особи, яка відповідає за проведення інвентаризаційної роботи на підприємстві. Вони можуть бути щоквартальні та щомісячні, а також при сезонності виробничого процесу – сезонні. Мета таких інвентаризацій – контроль за збереженням майна, виявлення втрат, природного убутку, недостач, можливих помилок та зловживань, контроль над роботою матеріально відповідальних осіб.

Разові інвентаризації, як правило, є річними. Так, у кінці календарного року перед складанням річної бухгалтерської звітності може проводитись разова планова суцільна інвентаризація.

За охопленням матеріально відповідальних осіб можна виокремити індивідуальні і наскрізні інвентаризації. При перевірці певного виду майна у однієї матеріально відповідальної особи або бригади проводяться індивідуальні інвентаризації. Наскрізна інвентаризація охоплює перевіркою конкретні види майна у всіх матеріально відповідальних осіб даного підприємства. Їх проведення дозволяє усунути можливість “взаємної виручки” без документального перекидання майна або оформлення внутрішніх безтоварних операцій. Різновидом наскрізних інвентаризацій є, наприклад, їх одночасне проведення в місцях зберігання майна (склад) і в місцях реалізації (в торговельному залі).

Результати роботи інвентаризаційної комісії оформляються відповідними документами, форми яких затверджені: інвентаризаційні описи, порівняльні інвентаризаційні відомості, акти інвентаризації  за окремими видами майна та зобов’язань підприємства.

У документах інвентаризаційної комісії мають бути перераховані всі розходження між даними бухгалтерського обліку та фактичною наявністю матеріальних цінностей на підприємстві.

Підсумкові документи інвентаризаційної комісії передаються керівнику підприємства для прийняття відповідних рішень щодо виявлених надлишків або нестач. Після цього документи надходять в бухгалтерію, де дані бухгалтерського обліку приводять у відповідність з реальною ситуацією. В обліку результати інвентаризації повинні бути відображені у тому періоді, у якому було завершено інвентаризацію.

Література:

1. Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків : затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69, зі змінами та доповненнями : [Електрон. ресурс]. – Режим доступу : http: // zakon.rada.gov.ua.

2. Перков М. Ф. Как мы проводим инвентаризацию [Текст] / М. Ф. Перков  // Учет и финансы в колхозах и совхозах. – 1958. – № 9. – С. 6–9.