Международный экономический форум 2013

Андрюшкина Е.А. Научный руководитель Бешуля И.В.

Бухгалтерское сопровождение как элемент внутреннего контроля договорного процесса предприятия

Донецкий Национальный Университет, Украина

Бухгалтерское сопровождение  как элемент внутреннего контроля  договорного процесса предприятия

-->

Внутрихозяйственный контроль как функция управления в современных условиях хозяйствования способствует качественной разработке управленческих решений и эффективному достижению целей предприятия. От качества полученной информации в значительной степени зависят последствия принимаемых управленческих решений. В условиях административно-командной экономики система контроля была ориентирована на обеспечение выполнения предприятием директив и задач высших органов управления, поэтому в большинстве случаев внутрихозяйственный контроль имел формальный характер. Эффективно налаженный внутрихозяйственный контроль способствует выявлению и использованию внутренних резервов предприятия, разработке рекомендаций по совершенствованию организации планирования, учета и анализа, снижению себестоимости продукции, предотвращает злоупотребления и перерасходы.

Теоретическим и практическим аспектам организации и методологии хозяйственного контроля  посвящены труды отечественных и зарубежных авторов, в которых раскрываются ключевые  последующего и текущего  внутрихозяйственного контроля, однако не решены вопросы  на предварительной стадии, а также сочетание  договорного и учетного процесса в соответствии с принципом превалирования сущности над формой.

Цель данного исследования заключается в изучении теоретических положений  и разработка рекомендаций по совершенствованию методики внутрихозяйственного контроля относительно договорного процесса предприятия и его реализации.

Внутрихозяйственный контроль в литературе освещается с точки зрения: проверки отдельных участков предприятия, эффективности и законности совершаемых операций, а также выполнения сотрудниками предприятия своих обязанностей, предупреждение, выявление и исправление существенных ошибок и отклонений от норм, которые могут появиться в финансовых отчетах.

Контроль выступает прежде всего как составная функции управления предприятием.  В организации каждого предприятия должны быть методы и технические способы осуществления контроля. В рыночных условиях хозяйствования промышленное предприятие функционирует в жестких условиях конкурентной борьбы и имеет полную хозяйственную самостоятельность. В этих условиях значение внутрихозяйственного контроля на предварительной стадии, т.е. в  договорном процессе промышленного предприятия возрастает.

Задачи внутрихозяйственного контроля договорного процесса

Таблица1

Стадии

Зада внутрихозяйственного контроля договорного процесса

Предшествующий контроль

ü Проверка собранной информации про потенциальных контрагентов;

ü Установление соответствия условий договора деятельности предприятия, его экономической политике и целесообразности;

ü Прогнозирование финансового состояния субъекта  хозяйствования в случае реализации договорных отношений.

Текущий контроль

ü Определение соответствия операций по конкретному договору нормативам, положениям, законодательным документам условиям составленного договора;

ü Контроль за выполнением функциональных обязанностей конкретных должностных лиц, задействованных в договорном процессе;

ü Обеспечение сохранности активов предприятия во время реализации договорного процесса;

ü Проверка полноты и своевременности отображения операций на стадиях договорного процесса, контроль за достоверностью и качеством документов, отображающих операции ;

ü Проверка своевременности документирования операций  и поступления в бухгалтерскую службу ;

ü Наблюдение за своевременностью, полнотой и правильностью оприходования и списания денежных средств и ТМЦ;

ü Контроль за своевременным и полным отображением на соответствующих счетах все хозяйственных операций;

ü Проверка полноты и достоверности отчетных данных.

Последующий контроль

ü Подтверждение достоверности информации про договорной процесс, который имел место на предприятии;

ü Оценка правильности принятых управленческих решений по заключенным договорам, своевременности и результативности их выполнения;

ü Определение достоверности отображения данных в бухгалтерском учете операций по договорам после их осуществления;

ü Анализ фактического состояния контроля, относительно  договорного процесса, (обнаружение недопоставки, некачественной поставки, нарушения графика расчетов) для определения причин отклонений, и установления виновных лиц;

ü Сбор, обработка и передача данных про состояние объектов контроля владельцам предприятия и управленческому персоналу.

Договор играет  двойную роль в системе внутрихозяйственного контроля с позиций:

1) осуществление контроля за соответствием договора интересам предприятия с целью определения законности и экономической целесообразности операций, которым оформлены;

2) использование договора для внутрихозяйственного контроля.

Таким образом, в первом случае договор выступает объектом контроля, во втором - средством.

Для достижения оптимального результата от организации системы внутрихозяйственного контроля договорного процесса на уровне отдельного хозяйствующего субъекта необходимо исходить из особенностей его деятельности и организационной структуры, а также сложившихся традиций. Для повышения гибкости системы внутрихозяйственного контроля на промышленном предприятии необходимо обеспечить: уровень взаимодействия учетной и юридической службы, достоверность и скорость получения информации о деятельности отдельных подразделений и предприятия в целом, оперативное корректирование деятельности учетной и юридической службы на основе результатов контроля; высокий уровень профессиональной подготовки работников, осуществляющих внутрихозяйственный контроль .

Контроль соблюдения договорной дисциплины обязательно должен включать следующие этапы.(Рис. 1)

Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных предприятием за проверяемый период;
Контроль системы документооборота;
 

Рис. 1 Этапы соблюдения договорной дисциплины

Практическое достижение контрольных функций, возложенных на бухгалтерские службы должно достигаться такой организацией хозяйственного контроля, при которой наиболее полно учитывались бы все основные принципы его построения. В зависимости от времени проверки хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, бухгалтерский контроль можно разделить на: предварительный, текущий и последующий [3,с. 127].

Контрольные функции бухгалтерского учета проявляются:

1. бухгалтерский учет хозяйственных операций, процессов и средств, который является строго документальным, непрерывным, сплошным и системным;

2. предварительный контроль проявляется в исследовании визировании договоров, соглашений, смет и других документов;

3. текущего контроля, который ежедневно осуществляется бухгалтерами при составлении и подписании документов на движение и товарно-материальных и других ценностей, бухгалтерский балансов, статистической отчетности в ходе реализации договорных условий;

4. систематического последующего контроля, который проводится с помощью инвентаризации имущества и других средств, документальных проверок, а также с помощью экономического анализа показателей и результатов хозяйственной деятельности предприятия [3, с. 208-209].

Основным при осуществлении финансового контроля хода выполнения договоров на предприятии должно стать недопущение ситуаций, при которых предприятие первым в одностороннем порядке не выполняет принятые на себя обязательства. Чтобы такие нарушения не происходили, на предприятии должен четко соблюдать принцип: все обязательства, которые нельзя вовремя выполнить, должны быть своевременно изменены или отменены. Это в свою очередь, обусловливает необходимость своевременного изменения и расторжения соответствующих договоров, содержащих такие обязательства.

Именно бухгалтерская служба может определить все предполагаемые расходы и доходы при выполнении договора, а на основе этих данных ожидаемый финансовый результат, а также прогнозную налоговую нагрузку конкретного договора. Существует много примеров, когда заключенные договоры оказывались убыточными  в связи с обычными просчетами.

Таким образом, сочетание бухгалтерских и правовых знаний является обязательным в реализации договорного процесса. Конечно, выполнения договоров зависит не только от бухгалтера или юриста. Успех зависит от работы отделов-исполнителей, от четкости взаимодействия всех структурных подразделений предприятия. Субъекты реализации договорного процесса создают систему, в которой формируются структурные подразделения, на которые возложены обязанности заключения договоров, определения их видов, сроков выполнения, формы, согласования и т.д. Данная система предполагает знание каждым структурным подразделением не только своей роли, но и конкретных действий в зависимости от вариантности реализации договорного процесса.  Четкое распределение обязанностей и ответственности каждого подразделения позволит реализовать принцип субординации и системаообразующих отношений в организации тандема «договорной и учетный процессы».

Организация договорного процесса, как и любого процесса на предприятии должна способствовать эффективному функционированию и оптимизации системы бухгалтерского учета и налогообложения. Немаловажным является определение субъектов реализации договорного процесса и выбор формы его организации конкретным предприятием. Среди альтернативных форм организации договорного процесса стоит выделить: реализация договорного процесса отделами, которые за выполнение договоров, реализация  договорного процесса службами-исполнителями;  реализация договорного процесса сотрудниками юридических отделов; реализация договорного процесса работниками бухгалтерской службы.

Независимо от выбранной конкретным предприятием формы организации

договорного процесса неотъемлемым для его эффективной реализации является сочетание бухгалтерских и правовых знаний. Использование предложенного порядка проведения внутрихозяйственного контроля договорного процесса позволит выявить недостатки в ходе реализации, оперативного устранения и предупреждения их возникновения в будущем.

Литература:

1. Королев О.Г. Ключевые проблемные области системы внутреннего контроля организации /О.Г. Королев//Аудит и финансовый анализ.-2011.-№ 6.-С.155-169.

2.Москвин В.А. Подготовка и контроль финансовых договоров. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 221 с.

3. Пантелеев В.П. Внутрихозяйственный контроль: методология и организация: [монография] / В.П. Пантелеев. - Государственная академия статистики, учета и аудита. - М.: ГП "информ.-аналит. Агентство ", 2008.-491 с.

4.  Хозяйственный кодекс Украины [Электронный ресурс]: [закон] / Закон от 16.01.2003 № 5480 – VI  с изменениями и дополнениями от 06.11.2012. - Режим доступа: [ http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/436-15].