Аманжолова А.Ж., Тлесбаев А.Б., Сакенова Л.Т.

Организация автоматизированного документооборота

им. М. Козыбаева, Казахстан

Организация автоматизированного документооборота.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Развитие информационных технологий ярко отражается в экономической сфере. Система электронного документооборота позволяет накапливать, передавать и управлять документацией в организации. Во многом от оперативности работы СЭД зависит процветание предприятия. Автоматизация в области учета адресована, прежде всего, пользователям, не являющимися профессиональными программистами.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Например, офис торгового предприятия занят преимущественно оформлением документов купли/продажи товаров, а редакция газеты или журнала - подготовкой материалов к публикации и версткой издания. Однако чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система работы с документами (система делопроизводства). Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). Уже давно была  сложена определенная методика организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

Государственная система документационного обеспечения управления  содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание в организациях централизованных служб документационного обеспечения управления: управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п..

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Делопроизводственные операции вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями. Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Список используемой литературы:

1. Документальные компьютерные технологии Учеб. пособие Моск. гос. техн. ун-т им. Н. Э. Баумана. М. Б. и 1997 Ч.

2. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. Куперштейн В.И. СПб. и др. БХВ, 2006.  248 с.