Студентка Коновалова Е.С.

Этапы внедрения системы электронного документооборота в ОГУП «Тамбовтеплоэнергоресурс»

им. Г.Р. Державина», Россия

Этапы внедрения системы электронного документооборота в ОГУП «Тамбовтеплоэнергоресурс»

Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений [1]. Внедрение систем электронного документооборота целесообразно и эффективно тогда, когда проводится одновременно во всей организации, а не только на отдельных рабочих местах.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в областном государственном унитарном предприятии (ОГУП) «Тамбовтеплоэнергоресурс» проведено собственными силами сотрудников. Внедрение проводилось в несколько этапов. На первом этапе проведено обследование предприятия и его структурных подразделений с точки зрения объемов документооборота. Основными видами документов в организации являются нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность и правила функционирования ЖКХ и ТЭК в Тамбовской области, характеристики этих документов, данные для согласования документов и контроль исполнения поручений.

Комплексный анализ предприятия показал, что в силу территориальной разрозненности отделов и служб необходимо использовать платформу Lotus Notes. Этот программный продукт предназначен для автоматизации совместной деятельности рабочих групп и содержит набор механизмов, позволяющих организовать работу с документами, смоделировать процесс движения документов, поддерживать их жизненный цикл. К таким механизмам относятся, в первую очередь, встроенная электронная почта, многоуровневый механизм защиты данных, программы, запускаемые в зависимости от действий пользователя, механизм электронной подписи документов [2]. На платформе Lotus Notes построены СЭД CompanyMedia, «БОСС-Референт» и другие. Проведенный сравнительный анализ функциональных возможностей, надежности, корпоративных требований, возможностей взаимодействия с другими СЭД, лицензионных ограничений, простоты эксплуатации и стоимости показал эффективность использования стандартной версии СЭД «БОСС-Референт», которая и была куплена.

На следующем этапе осуществлялась настройка системы, установка ее на рабочие места, регистрация сотрудников и разграничение полномочий, согласно должностным инструкциям и штатному расписанию. Причем, при регистрации и работе в системе пользователь не имеет права изменять пароль для входа в систему. Это обусловлено необходимостью обеспечения доступа к документационным ресурсам сотрудника в случаях его болезни, командировки, отпуска или наступления других обстоятельств. В дальнейшем были прописаны основные маршруты движения документов и проведено обучение сотрудников пользованию данной системой. Следующим этапом стало наполнение СЭД «БОСС-референт» конкретными документами.

Система охватывает все рабочие места сотрудников. Отличительной особенностью хранения документов являются широкие возможности сортировки и поиска документов по их реквизитам.

Вся информация о документе хранится в виде карточки. В карточке указаны: номер входящего документа, отправитель и получатель, вид документа, ответственный исполнитель, краткое содержание и сам документ, который можно открыть в другом окне и прочесть.

Процесс внедрения СЭД «БОСС-референт» на данном предприятии занял 3 месяца и в данное время система функционирует в полном объеме.

Таким образом, сотрудники достаточно быстро адаптировались к ведению электронного документооборота. Этому способствовало поэтапное внедрение. В самом начале была внедрена только электронная почта. Работа с электронной почтой достаточно понятна, сотрудники легко к ней привыкли. Затем сотрудники организации приучились искать необходимые им справочные материалы на внутреннем сервере. Благодаря этому люди привыкли читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход сократил тиражирование бумажных документов и облегчил их обновление.

В настоящее время руководство приняло решение о создании электронного архива существующих в бумажном виде документов путем их сканирования. Предполагается предусмотреть серверное распознавание текстов и установка на рабочих местах программы распознавания. В этом случае сотрудник будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в соответствующем прикладному программному обеспечению формате.

В конечном итоге вопросы организации документооборота становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов организации. В частности, были решены следующие задачи: повышение качества и оперативности работы, объединение в единый делопроизводственный цикл всех систем предприятия, обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным ресурсам, снижение трудовых, временных затрат и накладных расходов. Поэтапное, и в то же время оперативное внедрение СЭД «БОСС-референт» в ОГУП «Тамбовтеплоресурс» заложило основу перехода от традиционного – бумажного делопроизводства к современному – электронному.

Литература:

1. Автоматизация документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в вопросах и ответах [Электронный ресурс] // Directum: электронный документооборот и управление взаимодействием. - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.directum.ru/425833.aspx;

2. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. - Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/ base/?req=doc;base=LAW;n=116033.