Аманжолова А.Ж., Омарова С.А., Ким Г.А.

К вопросу об использовании системы по учету кадров на предприятии

К вопросу об использовании системы по учету кадров на предприятии

Каждая организация, независимо от ее размеров, имеет отдел кадров, который, в свою очередь, может быть представлен одним, двумя или большим количеством специалистов. Отдел кадров, являясь точкой, с которой все начинается, вынужден работать с большим количеством людей. Это, в свою очередь приводит к тому, что происходит документооборот, являющийся источником большого количества бумаги. У специалистов хранится огромное число приказов, личных дел, анкет и других разного рода документов, которые являются необходимыми при такой работе. Отдел кадров является тем звеном, которое соединяет рядовых сотрудников и вышестоящих руководителей.

Все документы являются результатами выполнения каких – либо кадровых операций (или же исходными данными для них). Таким образом, у специалиста должна быть возможность выполнения всех кадровых операций на компьютере, что является гораздо эффективнее, быстрее и удобнее. Выполнение всех функций абсолютно точно по инструкции и без какой-либо программной поддержки, приведет к естественным ошибкам, неточностям, что является совершенно недопустимым. Именно поэтому создание автоматизированной системы отдела кадров является необходимой и исключительно правильной мерой для любого предприятия, которое ценит свое время, точность и правильность ведения кадровых дел, деньги и потенциальные возможности роста в области информационных технологий.

Основные задачи отдела кадров: осуществляет работу по подбору, отбору и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Автоматизированная информационная система «Отдел кадров», основанная на современных реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям решать множество традиционно сложных проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения квалификации и др. Система предоставляет пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных форм, отчётов и справок. Эргономичный интерфейс системы позволяет существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Несмотря на простоту в использовании, автоматизированная информационная система кадрового учета «Отдел кадров» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для автоматизации кадровых служб предприятий и организаций.

Система «Отдел кадров» позволяет автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

- организационно-штатной структуры;

- картотеки командировок;

- приказов по личному составу;

- табелей учёта рабочего времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

· в однопользовательском варианте (на одном компьютере);

· в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Функции которые можно возложить на ИС: Создание личного дела включает в себя проверку пакета документов, который приносит работник; ввод анкеты работника, которая была до этого им заполнена; создание карточки с табельным номером работника. Создание БД работников. Формирование отчетов – происходит по выполнению кадровых функций, а также по запросам. Осуществление поиска по указанным  параметрам – производится в случае возникновения такой необходимости (по собственной инициативе или по просьбе сотрудников). Оформление увольнения.  Осуществления перевода. Оформление комондировок. Оформление пенсии сотрудникам. Оформление больничных. Расчет стажа.

Правильная организация работы отдела кадров является важным моментом в деятельности всего предприятия, так как зависимость всех работников от вовремя выполненного перевода, полученного приказа об увольнении или принятии на работу, правильно посчитанного стажа очень велика. Причем эта зависимость является как материальной, так и моральной. Поэтому возможность выполнения и хранения всех этих документов в электронном виде является важной и актуальной.

Список используемой литературы:

1. Горелов Н.А. Экономика трудовых ресурсов, М., 2001.

2. Старобинский Э.И. Как управлять персоналом, М.,2000.