Полещук Н.А., Семенчук Н.Ю.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Полесский государственный университет, Беларусь

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели.

Внутренние расчетные операции охватывают расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Основная цель аудиторской проверки – формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Расчеты с подотчетными лицами» и в соответствии с применяемой методикой учета расчетов с подотчетными лицами действующим в Республике Беларусь  нормативным документам. Для достижения данной цели необходимо установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с подотчетными суммами на предприятии, правильность их отражения в учете и отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств, которые  в свою очередь является главным составляющим в экономике.

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке:

- аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности [1].

Таким образом, методологическое обеспечение аудита основано на применении определенных процедур с целью получения необходимых результатов на конкретном участке аудита. Многообразие приемов и процедур позволяет аудитору сформировать точное мнение о достоверности и полноте финансовой  отчетности.

На основе программы и плана аудита утверждается перечень аудиторских процедур:

Процедура 1 – процедура проверки принципов учетной политики касающихся расчетов с подотчетными лицами.

Процедура 2 – соответствие выдачи денежных сумм под отчёт установленным правилам.

Процедура 3 – Проверка правильности оформления, своевременность представления авансовых отчётов, соответствия приложенных к ним документов нормативным требованиям. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в нем.

Процедура 5 – Проверка наличия списка подотчетных лиц в штате предприятия. Для контроля законности выдачи сумм под отчет, проверяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги.

Как правило, расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- расходы на хозяйственные нужды;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- командировочные расходы;

- представительские расходы.

Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Что касается командировочных расходов, то аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание, удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина РБ затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы .

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории РБ выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Республики Беларусь при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Республику Беларусь день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для Беларуси [2].

Что касается представительских расходов, то аудитор должен проверить произведенные расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в НК РБ.

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с помощью набора контрольных процедур, предназначенных для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами.  Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, основными из которых являются: авансовые отчет;  приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;  список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов;  оправдательные первичные  документы.

Литература:

1. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебник - Мн.: Книжный Дом; Мисанта, 2005. - 512 с.

2. Шидловская М. С. Финансовый контроль и аудит: Учеб. пособие - Мн.: Вышейшая школа, 2001. - 495 с.