Дембовская В.В.

Теоретические основы аутсорсинга в управлении проектами

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ АУТСОРСИНГУ В УПРАВЛІННІ ПРОЕКТАМИ

Управління проектами в сучасному світі є одним з пріоритетних засобів забезпечення сталого економічного розвитку, дозволяючи реалізовувати проекти вчасно, якісно та в межах бюджету. Але реалізація проектів на основі використання тільки власних ресурсів компанії не завжди дозволяє досягти очікуваних результатів. Тому, наслідуючи світову практику, багато вітчизняних компаній передають управління проектами зовнішнім компаніям, що спеціалізуються на цій діяльності. Аутсорсингова компанія використовує сучасну методологію управління проектами та внутрішню системи якості управління проектом. За оцінками фахівців, економія від передачі управління проектами на аутсорсинг становить 10–50% залежно від змісту проекту, специфіки діяльності компанії та інших чинників [3].

Передача функцій з управління проектами на аутсорсинг може бути зумовлена наступними причинами:

потреба реалізації одного великого й значущого для компанії проекту;

наявність старих малоефективних методів управління проектами;

занадто високі видатки як на управління проектами, так і на вдосконалення системи управління проектами;

необхідність розробки конкретного набору документів проекту з подальшим самостійним управлінням проектом;

неуспішна реалізація або провал попередніх проектів;

стратегія передачі непрофільної діяльності на аутсорсинг;

стратегічна важливість проектів (терміни, бюджет);

впровадження корпоративної системи управління проектами через аутсорсинг [2, с. 315].

Переваги аутсорсингу в управлінні проектами:

зростання рентабельності бізнесу за рахунок скорочення витрат на обслуговування бізнес-процесів, вчасного та якісного виконання проекту;

залучення чужого досвіду за рахунок спеціалізації аутсорсингової компанії на діяльності з управління проектами;

надійність і стабільність, що забезпечується аутсорсинговою компанією шляхом фіксування у договорі відповідальності згідно чинного законодавства;

гнучкість масштабів бізнесу компанії за рахунок згортання чи розширення переліку та обсягу функцій, що передаються на аутсорсинг.

Недоліки аутсорсингу:

загроза порушення конфіденційності інформації про замовника;

перевищення вартості послуг з аутсорсингу порівняно з вартістю виконання відповідних функцій власними працівниками компанії;

загроза банкрутства аутсорсингової компанії, що може спричинити потребу у пошуку іншої аутсорсингової компанії і передачі їй всіх справ.

Теорія й практика свідчать, що більшість проектів, які реалізуються за участі зовнішньої компанії на умовах аутсорсингу, не дають швидкого економічного ефекту, але саме вони є ядром інвестиційних програм у середньостроковій перспективі та формують основу стратегічних планів компанії.

Залежно від потреб компанії-замовника розрізняють два види аутсорсингових послуг проектного управління: аутсорсинг фахівців та аутсорсинг функцій.

За аутсорсингу фахівців аутсорсер бере відповідальність за надання необхідної кількості фахівців з необхідними компетенціями замовникові, при цьому замовник самостійно забезпечує їх ефективне застосування. Завдяки такому підходу можливо передавати різні функції проектного управління на аутсорсинг, зокрема загальне управління проектом – аутсорсинг менеджерів проектів; адміністративне, методичне й технологічне забезпечення проекту – аутсорсинг фахівців проектного офісу / адміністрування проектів. Цей підхід дає змогу замовникові гнучко коригувати склад робіт, на які залучаються фахівці аутсорсера, перерозподіляючи завдання між фахівцями. Це є перевагою в умовах, коли реальний склад робіт і трудомісткість оцінити складно, оскільки часто одні роботи спираються на результати інших.

За аутсорсингу фахівців на етапі укладання договору визначається набір функцій і завдань, які повинні будуть виконувати фахівці аутсорсера, визначається кількість фахівців, час їх роботи й компетенція. Замовник виділяє своїх представників, які забезпечують взаємодію консультантів зі співробітниками й службами замовника, координують роботи, й за необхідності деталізують, уточнюють, коригують склад і/або пріоритети робіт, виконуваних фахівцями аутсорсера. Вартість послуг розраховується з урахуванням реально відпрацьованого часу консультантів, підтвердженого замовником.

За аутсорсингу функцій аутсорсер бере на себе відповідальність виконання конкретних функцій управління проектами замовника. Замовник, в свою чергу, забезпечує дотримання залежних від нього умов виконання цих функцій і їх інтеграцію в інтересах проекту [2, с. 318]. Функції, які найчастіше передаються на аутсорсинг та виконуються проектнии офісом: складання й контроль виконання календарного плану проекту; моніторинг та контроль виконання проекту; загальне адміністрування проекту (протоколи нарад, контроль виконання доручень, контроль виконання планів, ведення архіву документів по проекту).

Залежно від характеру діяльності замовників, її інтенсивності, документообігу, потреби в консультаційному супроводі аутсорсингові послуги можуть надаватися на умовах повного чи часткового аутсорсингу.

Аутсорсинг управління проектами істотно підвищує результативність реалізації проекту у межах часового та фінансового бюджетів, що дає змогу компанії скоріше скористатися новими конкурентними перевагами і з більшою ефективністю досягнути поставленої бізнес-цілі.

Для успішної реалізації кожний проект повинен мати своєю складовою професійну команду. Для виконання цього завдання і створюється зовнішній проектний офіс, який має організаційну структуру, уся діяльність якої спрямована на упорядкування та розвиток проектної діяльності в компанії. Перелік послуг, які надаються зовнішнім проектним офісом, попередньо визначається у договорі. Це можуть бути як разові, періодичні послуги, так і послуги, які мають постійний характер.

Основними стримуючими чинниками щодо застосування аутсорсингу в управлінні проектами наразі є наступні:

частково сформований ринок аутсорсингових послуг у сфері управління проектами;

наявність великих ризиків щодо успішної реалізації проектів;

вагання замовників щодо передачі функцій управління проектами аутсорсерам через відсутність достатньої інформації про них;

непривабливий клімат для іноземних аутсорсингових компаній.

Однак ринок послуг з аутсорсингу управління проектами є досить привабливим та має широкі перспективи. Тому, незважаючи на низку стримуючих чинників, аутсорсинг в управлінні проектами є дієвим засобом забезпечення їх успішного виконання, що створює передумови сталого розвитку вітчизняних компаній та національної економіки в цілому.

Список використаних джерел

1. Кузьміних В. О. Аналіз ризиків у корпоративній системі управління проектами [Електронний ресурс] / В. О. Кузьміних, Д. В. Хаустов, Є. Ю. Коростельова. – Режим доступу: http: //www.nbuv.gov.ua/portal/natural/rzod/texts/2010_3/11.pdf.

2. Ноздріна Л. В. Управління проектами: підручник / Л. В. Ноздріна, В. І. Ящук, О. І. Полотай. – К.: Центр учбової літератури, 2010. – 432 с.

3. Аутсорсинг: бизнес ″на вынос″ [Електронний ресурс]. – Режим доступу:http://www.prostobiz.ua/biznes/biznes_start/stati/autsorsing_biznes_na_vynos.