Тогаков К.А., Клишевич Н.Б.

Эффективность систем контроллинга

Необходимость в новых технологиях управления оптово-розничными торговыми организациями обусловлена усилением конкуренции на внутреннем рынке, вызванной развитием сетей и проникновением на рынок зарубежных компаний, а также ускорением темпов научно-технического прогресса и глобализацией производственно-хозяйственных связей.

Оперативный характер производственно-хозяйственной деятельности связан с нахождением новых инструментов и методов по совершенствованию процессов управления. Одним из важнейших направлений в развитии теории и практики управления и совершенствования организации, планирования, учета, контроля и анализа финансовой деятельности является контроллинг.

Предложенная автором концепция «WCS» системы контроллинга во многом отвечает современным требованиям, предъявляемым к построению эффективных систем контроллинга. Одними из самых актуальных являются:

Адаптируемость системы контроллинга к внешним и внутренним условиям работы организации;

Поддержание актуальности системы контролинга с течением времени.

В данной параграфе  произведено описание предложенной автором концепции построения системы контроллинга, названной  «WCS», что в расшифровке означает «Web Crowd Source» - сеть, толпа, ресурс. Такое название было выбрано по причине того, что в основе концепции лежат два относительно новых понятия «WEB 2.0» и «CrowdSourcing».

Определение понятию «WEB2.0» в первый раз было дано в 2004 году Тимоти О’Рейли. Первым, кто употребил словосочетание «Web2.0», стало издательство O'Reilly Media, специализирующееся на информационных технологиях. Немного позже глава издательства Тимоти О'Рейлли сформулировал часть принципов «Web 2.0».

Итак, «WEB2.0»  –  это методика проектирования систем, которые путём учета сетевых взаимодействий становятся тем лучше, чем больше людей ими пользуются.

По сути, термин "Web 2.0" обозначает проекты и сервисы, активно развиваемые и улучшаемые самими пользователями: блоги, wiki, социальные сети и т.д. Яркими примерами реализации концепции «WEB2.0»  являются, например, такие проекты в интернете как «LifeJournal.com» и социальная сеть «FaceBook.com». Подход в организации систем «WEB2.0» подразумевает более активную деятельность пользователей, ориентированную на участие в создании контента ресурса. В процессе развития сервиса учитывается опыт и мнение пользователей данного сервиса. Это делает «WEB2.0» ресурсы значительно более интерактивными, давая пользователям свободу самовыражения.

Плюсами системы построенной по принципу «WEB2.0»  являются:

· пользователь, по своей сути, является не пассивным, а активным потребителем услуг.

· формализация идей в неформальной обстановке;

· обмен информацией между ресурсами;

· доступность из любой точки;

Минусы такой системы:

· необходимость постоянной актуализации, информационной поддержки ресурсов;

· необходимость вторичной формализации (оценка информации, вычленение главного и второстепенного в большом потоке информации и т.п.).

Что есть «CrowdSoursing»?

Краудсо́рсинг (англ. crowdsourcing, crowd — «толпа» и sourcing — «использование ресурсов») — передача определённых производственных функций неопределённому кругу лиц на основании публичной оферты, не подразумевающей заключение трудового договора.

Термин впервые введён писателем Джеффом Хау (англ. Jeff Howe) и редактором журнала Wired Марком Робинсоном (англ. Mark Robinson) в июне 2006 года.

В то время как в аутсорсинге работа отсылается за пределы компетенции компании профессиональным исполнителям за определенные деньги, в краудсорсинге вообще платить ни за что не нужно или платить минимум. Всю необходимую работу делают неоплачиваемые или малооплачиваемые профессионалы – любители, которые и будут тратить своё свободное время на создание контента, решение проблем или даже на проведение исследований и разработку. Один из отличительных признаков краудсорсинга — разбивка работы на мелкие части (модули).

Журнал «Sloan Management Review» недавно опубликовал статью Сусуму Огава, профессора маркетинга в Университете Кобе в Токио, и Фрэнка Пиллера, профессора мюнхенской Бизнес Школы, на эту тему. Два профессора исследовали, как компании «уменьшают риск управления товарным производством», используя повсеместные дешевые информационные технологии для привлечения людей со стороны к процессу разработки дизайна. В своей работе они ужали годы исследований до небольшого обзора двух компаний, чей пример иллюстрирует, как можно максимально использовать покупателей.

Сильные стороны краудсорсинга:

· доступ к талантливым кадрам по всей области охвата системы;

· меритократия: значение имеет только конкретный продукт, национальная принадлежность и профессиональная квалификация исполнителя не важны.

Как показало исследование, проведенное Массачусетским технологическим институтом, более успешными из зарегистрированных участников ресурса «InnoCentive.com» были те, кто имел меньше практического опыта в соответствующей отрасли.

         Таким образом сложив сильные стороны понятий «WEB2.0» и «CrowdSourcing» получим представление о предложенной концепции «WCS» организации системы контроллинга на предприятии.

         «WCS» система контроллинга – система контроллинга, предполагающая использование интеллектуального (или иного) ресурса как можно большего числа работников компании вне зависимости от их квалификации в целях самосовершенствования системы и поддержания уровня её актуальности.

         Основной идеей концепции является предположение о том, что система контроллинга будет работать тем эффективнее, чем больше сотрудников организации будут способствовать ее совершенствованию.

Под совершенствованием автор понимает:

· адаптацию систем контроллинговых показателей под конкретные условия работы предприятия внешние и внутренние;

· расширение и оптимизацию методов сбора информации о вутреней и внешней деятельности предприятия;

· оптимизацию представления аналитической информации;

· расширение поля мотивации менеджеров и рядовых сотрудников.

Предлагаемая авторская концепция построения системы контроллинга на предприятии позволяет решить такую проблему как слабая изученность технологий совершенствования контроллинговых инструментов и методов.

В современных системах контроллинга совершенствование инструментов и методов производится в основном силами и ресурсами служб контроллинга. С тенденцией роста объемов анализа и обработки информации службы контроллинга современных предприятий вынуждены потреблять все больше ресурсов для обеспечения качества своей работы.

При условии же организации системы контроллинга на предприятии в соответствии с принципами и правилами концепции «WCS» такие функции службы контроллинга как изучение работы бизнес-процессов и разработка новых контроллинговых показателей, отражающих реальные стороны работы сотрудников, отделов, служб, и всего предприятия в целом, оптимизация представления аналитической информации, расширение и оптимизация методов сбора информации о внутренней и внешней деятельности предприятия, делегируются «толпе» (отходят на сторону рядовых сотрудников и менеджеров). Таким образом, служба контроллинга, высвободив ресурсы, может сосредоточиться на более стратегических задачах.

Обеспечение системы контроллинга в условиях процессного управления особенно актуально, т.к. позволяет получить детальную, достоверную информацию о текущем состоянии процессов на предприятии, что является основой для принятия управленческих решений, регулирования и оптимизации распределения ресурсов организации. 

Процессный подход в управлении - подход к управлению, основывающейся на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций.

Процессный подход в управлении позволяет руководителям определять, контролировать и управлять ключевыми процессами и результатами деятельности компании, действительно создающими добавленную стоимость; а также, интегрировать часто разрозненные действия функциональных департаментов и направлять их усилия на единый результат. Компания, построенная по процессному принципу, более гибкая и адаптивная.

Процессный подход позволяет: 1) учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя в повышении качества конечного продукта и, как следствие, заинтересованность в качественном выполнении своей работы; 2) более гибко реагировать на внешние и внутренние изменения; 3) оптимизировать обмен информацией между функциональными подразделениями.

Согласно концепции, процессный подход может быть успешно реализован при координации циклов планирования, организации, контроля и мотивации лицом, принимающим решение. Из множества методов управления затратами, бюджетирования и оперативного планирования лицо, принимающее решение, должно выбрать наиболее приемлемые и суметь скоординировать управленческие шаги по их применению на практике. Недостатком данной концепции является размывание границ между инструментами контроллинга и управлением затратами. Контроллинг куда более емкое направление предпринимательской деятельности, нежели управление затратами, имеющее в арсенале собственные координирующие методы. Адепты данной концепции координирующую роль контроллинга видят в выработке методики согласования стратегического и оперативного планирования в области менеджмента.

Обобщив все вышесказанное, контроллинг может быть определен как целеориентированная система планирования и контроля, обеспечивающая интеграцию, системную организацию и координацию фаз процесса управления, функциональных областей, организационных единиц и проектов предприятия.

Основная цель контроллинга в торговой организации - ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед организацией. В настоящее время на многих российских предприятиях существует необходимость в интегрированной методической и инструментальной базе для поддержки основных функций менеджмента - планирования, контроля, учета и анализа, координации различных аспектов управления бизнес-процессами. Однако только внедрение пусть и наиболее продвинутых (и дорогостоящих) программ не может способствовать созданию четкой картины функционирования того или иного хозяйствующего объекта. Современные методы анализа и прогнозирования остаются неиспользуемыми, а менеджмент оказывается не в состоянии составить даже среднесрочные планы. Причем применяемый менеджерами и аналитиками инструментарий различается по подразделениям, что может вызвать затруднения в координации и недостаточность информации у руководства. Проблему увязки управленческой информации в единое целое в рамках отдельно взятой торговой компании решает контроллинг.