Токсина Е.В.

Порядок проведения проверок службы внутреннего экологического контроля организации в рамках системы экологического менеджмента

В целях реализации задач системы внутреннего экологического контроля необходимо проведение проверок на предмет выявления нарушений в соблюдении действующего экологического законодательства, а так же внутренних нормативных документов.

Возможно как проведение внеплановой тематической проверки соответствия деятельности организации экологически стандартам и нормативам, так и в рамках комплексной проверки деятельности организации.

Ответственным за осуществление проверок, проводимых сотрудниками управления внутреннего контроля, является начальник управления.

Проверки проводятся по плану, утвержденному руководством организации. План проверок, как правило, должен формироваться на календарный год с учетом необходимости непрерывного контроля и соответствия контроля характеру, масштабам  бизнеса организации. План проверок может быть откорректирован в течении года. В плане должно быть предусмотрено проведение комплексных, «сквозных» и тематических проверок структурных подразделений компании.

Комплексные проверки осуществляются путем выборки документов по всем видам операций и услуг, выполняемых всеми подразделениями компании, которые могут быть связаны с природоохранной деятельностью.

Сквозные и тематические осуществляются путем выборки документов  по конкретному вопросу, конкретного подразделения.

Так же могут проводиться внеплановые проверки по указанию руководства банка.

- объективных прогнозных предположений о наличии, возникновении в деятельности какого-либо подразделения компании экологических рисков для компании в целом;

- объемов и структуры операций соответствующего подразделения компании;

- наличия фактов нарушения внутрибанковских документов и границ предоставленных полномочий;

- результатов предыдущих проверок.

В зависимости от приоритета в проведении проверки, объема осуществленных операций и их рискованности по отдельным направлениям деятельности проверяемого подразделения может проводиться сплошная или выборочная проверка.

Для осуществления проверок структурных подразделений компании формируются рабочие группы из числа сотрудников управления внутреннего контроля и работников соответствующего подразделения компании, при необходимости привлекаемых для решения задач внутреннего контроля по согласованию с руководителем соответствующих структурных подразделений. Численность и состав рабочей группы определяется начальников управления внутреннего контроля.

Проверка подразделения может начинаться без или с предварительным уведомлением руководителя проверяемого структурного подразделения.

Все проводимые управлением внутреннего контроля проверки предусматривают анализ:

- соответствие внутренних эко-нормативов компании требованиям действующего законодательства РФ в области охраны окружающей среды;

- соответствие осуществляемых операций действующему законодательству РФ в области охраны окружающей среды;

- полноты, корректности и соответствия первичным документам информации представляемой в эко-отчетности и вводимой в информационные системы компании;

- полноты, корректности и достоверности первичных документов, подтверждающих законность совершения сделок или операций точки зрения эко-законодательства;

- соблюдение установленного порядка ведения эко-отчетности, правильности и обоснованности отражения данных;

- достоверности, своевременности, полноты и объективности предоставления соответствующей части отчетности для внешних и внутренних пользователей.

По результатам проверки составляется акт о проверке или акт о несоответствии, в зависимости от серьезности выявленных недостатков. В ходе проверки, по мере выявления нарушений, несущих определенные риски у руководителя проверяемого подразделения компании или у сотрудника запрашивается письменное объяснение причин допущенного нарушения.

В акте проверки службы внутреннего экологического контроля так же как и рамках общих проверок внутреннего контроля отражаются проверенные вопросы, период и объем выборки, все выявленные в ходе проверки существенные нарушения и недостатки, факты искажения отчетности и/или некорректности, неполноты либо несоответствия первичным документам информации представленной в ней, причины допущенных нарушений или недостатков, общие выводы, требования и предложения.

Руководитель каждого структурного подразделения должен ознакомиться с актом проверки не позднее определенного внутренними порядками срока. Подпись руководителя подразделения об ознакомлении означает, что акт согласован. При несогласии с изложенными в акте проверки фактами нарушений или недостатков, или выводами руководитель соответствующего структурного подразделения компании в период ознакомления с актом организует составление протокола разногласий, подписывает его и передает сотрудникам управления внутреннего контроля одновременно с актом проверки.

Сущность разногласий рассматривается начальником управления внутреннего контроля, при необходимости с привлечением соответствующих структурных подразделений компании и в случае необходимости в акт вносятся изменения или дополнения.

Акт проверки, а так же при необходимости пояснительная записка, с предложениями о принятии необходимых мер направляется на рассмотрение руководству компании (Совет директоров, Общее собрание участников или Общее собрание акционеров).

Рассмотренный руководством акт проверки с указанием принятого решения возвращается в управление внутреннего контроля. Управление внутреннего контроля доводит акт проверки и решение руководства компании о руководителя проверенного подразделения, а так же должностного лица курирующего соответствующее направление деятельности компании.

С целью устранения выявленных нарушений и недостатков, предотвращения возможного возникновения новых нарушений и рисков для компании руководитель проверенного структурного подразделения обязан:

- составить план мероприятий  и направить его в управление внутреннего контроля не позднее срока определенного внутренними регламентами компании;

- предоставить  в управление внутреннего контроля отчет о выполнении плана мероприятий по мере устранения всех нарушений.

Контроль за устранением нарушений и выполнением плана мероприятий возлагается на управление внутреннего контроля и соответствующего руководителя утвердившего план мероприятий.

Для целей контроля за устранением нарушений используется:

- информация, поступившая из проверенного подразделения;

- информация, поступившая от кураторов данного направления деятельности компании (при наличии);

- информация, ставшая известной управлению внутреннего контроля из общедоступного информационного потока;

- дистанционная проверка документов, присланных по запросу управления внутреннего контроля;

- физическая проверка.

Выше рассмотрены непосредственно процедурные аспекты проведения проверок управления внутреннего контроля, проверку корректности действий подразделений компании в рамках функционирования системы экологического менеджмента. Помимо этого внутренний экологический контроль включает в себя непосредственно контроль источников выбросов и сбросов загрязняющих веществ, состояния параметров воздушной среды на территории предприятия (включая рабочие технологические участки производства продукции) и на прилегающих территориях и т.п.

Литература:

1. Стандарт ISO 14001:2004 Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению;