Омелаенко П.С.

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Организация PR-мероприятия 'день открытых дверей'

На дне открытых дверей участники могут ознакомиться с миссией, корпоративными ценностями компании, корпоративным кодексом ее персонала [2]. Дни открытых дверей, по существу, представляют собой своего рода внутреннюю презентацию компании, что предполагает подготовку наглядных стендов, указателей, посещение новых зданий и территорий с представлением исчерпывающей и эмоционально окрашенной позитивной информации о компании, ее деятельности, достижениях, руководстве, сотрудниках, реализуемых проектах и перспективных планах. При этом нельзя недооценивать визуальный ряд, предлагаемый организаторами мероприятия, — в случае если он не будет тщательно выстроен, а сложится стихийно, может быть получен негативный эффект. В любом случае впечатление, произведенное на посетителей, должно быть комплексным, целостным и внутренне непротиворечивым, лишь тогда PR-воздействие будет продуктивным и долгосрочным. Крайне желательны также предварительные подробный инструктаж и коммуникативные тренинги персонала, ответственного за проведение мероприятия. Время, отведенное для PR-общения, — 1–8 ч, включая обед и культурную программу.

Важно отметить, что в процессе проведения дня открытых дверей целевой аудиторией могут быть получены и незапланированные PR-сообщения, именно поэтому так важны детальная проработка процедуры данных мероприятий, тщательный подбор участников, при которых просто не может быть мелочей и несущественных деталей. Именно на дне открытых дверей, в ситуации максимально неформального межличностного общения и ведения неструктурированных бесед, решающее значение приобретает коммуникативная и конфликтологическая компетентность PR-специалистов и всех участников мероприятия [3].

Основная цель дня открытых дверей – знакомство общественных групп с тем, как работает компания. В рамках дня открытых дверей могут проводиться: презентации новой продукции, услуг, технологий, проектов и т. п.; выставки достижений компании за определенный период времени и ее будущие планы; брифинги для приглашенных журналистов; конференции; круглые столы; приемы делегаций; церемонии открытия новых объектов на территории компании и другие мероприятия [1].

В зависимости от целей проведения дня открытых дверей организаторы могут приглашать на данное мероприятие разные категории общественности. Приглашение местной общественности в лице руководителей органов местного самоуправления, глав администраций и различных инициативных групп весьма положительно влияет на характер взаимоотношений руководства компании с местной общественностью, позволяет укрепить доверие, достичь определенных компромиссов [3].

Организаторы дня открытых дверей иногда приглашают на данное мероприятие членов семей и родственников лиц, работающих в компании. Это позволяет заинтересованным людям лучше ознакомиться с условиями труда на данном предприятии или в организации, составить представление о характере, сложности и безопасности выполняемых операций, оценить перспективы профессионального роста на конкретном рабочем месте, в той или иной должности. Дни открытых дверей проводятся также для привлечения на свободные рабочие места компании лиц соответствующей квалификации, студентов старших курсов и выпускников профильных учебных заведений (как средних, так и высших). В свою очередь, различные учебные заведения (как государственные, так и коммерческие) активно используют дни открытых дверей для привлечения потенциальных абитуриентов.

Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям с общественностью компании. Информация о предстоящем дне открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.

В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.

Как и большинство ПР-мероприятий, дни открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности (в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений, изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др. После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).

Таким образом, PR-мероприятия – эффективный инструмент коммуникаций, без которого не обходится ни одна коммуникационная программа. День открытых дверей является одним из самых распространенных мероприятий PR, который представляет собой внутреннюю презентацию компании. Это непосредственный контакт с целевой аудиторией, он позволяет установить новые и развить существующие, сформировать в глазах присутствующих репутацию и имидж компании, укрепить лояльность аудитории. Такие целевые формы особенно важны при работе с партнерами, корпоративными клиентами и инвесторами.

Список литературы

1. Электронная энциклопедия маркетинга. Организация и проведение мероприятий в PR-компании. Режим доступа: http://www.marketing.spb.ru/

2. Дни открытых дверей. Режим доступа: http://www.reconference.ru/

3. Электронная Бизнес Энциклопедия. Специальные мероприятия. Режим доступа: http://patlah.ru/biznes/biz-04/pr/pr-12.htm

4. Организация и проведение мероприятий в PR-компании: пресс-тур, прием, круглый стол, выставка (часть 2). Режим доступа: http://www.adbusiness.ru/