Разработка и внедрение интегрированной системы менеджмента

Мнение, что успех в большей степени решает только достаток материальных, людских и иных ресурсов, ошибочно. Изобилие ресурсов не всегда является необходимым условием процветания. Проблема заключается в управлении, правильнее сказать – в его качестве и эффективности.

Одним из способов эффективного использования резервов управления является внедрение в организациях систем менеджмента в соответствии с требованиями международных стандартов. Как показывает опыт, СМК является общепризнанным, действенным методом современного практического менеджмента, который позволяет обеспечить упорядочение деятельности компании, повышение качества процессов и эффективности использования ресурсов. Необходимо понимать, что внедрение СМК – это только начало большого пути в совершенствовании управления. Дальнейшие шаги в развитии управленческой практики ведут к внедрению других систем менеджмента и их интеграции.

Под интегрированными системами менеджмента подразумеваются системы менеджмента, отвечающие требованиям сразу нескольких стандартов (чаще всего - ISO серии 9000 на системы менеджмента качества, серии 14000 на системы экологического менеджмента, стандарты OHSAS серии 18000 на системы менеджмента производственной безопасности и охраны труда). В этих документах собран мировой опыт системного управления качеством, экологией, промышленной безопасностью и охраной труда. Именно системы увязывают в единое целое взаимодействующие и взаимовлияющие процессы, составляющие суть деятельности предприятий, при этом обеспечивается эффективное управление качеством, экологическими аспектами и рисками для здоровья персонала.

Особенностью современных подходов к менеджменту качества является то, что предъявляются требования не к качеству продукции или услуг напрямую, а к системе менеджмента, которая, в свою очередь, призвана обеспечивать предсказуемый и стабильный уровень качества продукции, процесса производства и компании в целом. СМК позволяет создать на предприятии порядок, при котором ответственность персонала точно распределена и документирована.

В то же время на большинстве предприятий, внедривших системы качества и ощутивших реальный управленческий и экономический эффект от системного управления, стали всерьез присматриваться к построению систем в других сферах деятельности.

Не вызывает сомнений, что внедрение группы стандартов, как интегрированной системы, более экономично и эффективно, по сравнению с независимым внедрением нескольких стандартов на системы менеджмента. Именно системы увязывают в единое целое взаимодействующие и взаимосвязанные процессы, составляющие суть деятельности предприятий, направляют работу подразделений на достижение главной цели бизнеса - получение прибыли путем удовлетворения требований и ожиданий потребителей. При этом обеспечивается эффективное управление качеством, безопасностью выпускаемой продукции, рисками, экологическими аспектами, персоналом и ресурсами, финансами и информацией, процессами и сроками, на основе новых информационных технологий, и как результат - повышение конкурентоспособности продукции и самого предприятия.

Внедрение интегрированной системы менеджмента на предприятии позволяет решить следующие проблемы, зачастую возникающие при параллельном или последовательном независимом внедрении нескольких стандартов:

- запутанность взаимосвязей между системами управления качеством, безопасностью выпускаемой продукции, экологией, профессиональной безопасностью и здоровьем при независимом внедрении;

- сложность целостного восприятия системы менеджмента руководством компании, соответственно, низкая эффективность планирования, контроля и управления в целом;

- длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;

- большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.

Создание интегрированной системы менеджмента – сложный инновационный проект, направленный на повышение эффективности создания интегрированной системы менеджмента может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом. При разработке интегрированной системы менеджмента следует избегать механического объединения требований международных стандартов не менеджмент, что может привести к их формальному, поверхностному внедрению.

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ISO серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента.

Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование положений стандартов на отдельные системы в единый комплекс.

Организации могут разрабатывать и внедрять системы управления как последовательно, так и параллельно, причем в обоих случаях системы можно и нужно интегрировать.

В случае разработки и внедрения каждой из систем отдельно – разрабатывается и внедряется документация по каждой системе в соответствии с требованиями выбранного международного стандарта.

Недостатки такого подхода:

- наличие нескольких Политик организации;

- накопление повторяющихся по содержанию документов в организации;

- увеличение числа внутренних и внешних связей, вероятность появления несогласованных связей;

- сложность восприятия документов системы персоналом;

- часто повторяющиеся внутренние и внешние аудиты;

- анализ функционирования систем со стороны руководства не дают цельную картину управления организацией;

- трудоемкость создания нескольких систем и т.п.

В случае интегрирования систем (дополнения одной системы к другой последовательно или разработка нескольких систем одновременно) разрабатывается и внедряется общая документация, которая отвечает требованиям нескольких международных стандартов.

Преимущества такого подхода:

- единая Политика организации;

- оптимальное использование ресурсов;

- комплексные меры оперативного контроля и общее управление документацией;

- единый подход к разработке документации, наличие общего пакета документов по системе менеджмента;

- общая система подготовки и развития персонала;

- организационная структура и структура подотчетности;

- сокращение затрат организации на разработку и сертификацию система измерения и мониторинга;

- записи и отчетность;

- единый аудит;

- единый анализ системы менеджмента.

Приступая к разработке в организации интегрированной системы менеджмента важно правильно определить организационную структуру управления интегрированной системой. Структурируя процессы интегрированной системы менеджмента, определяют общие процессы и процессы, управляющиеся в соответствии с конкретным стандартом. Интегрированная система менеджмента разрабатывается в соответствии со следующим алгоритмом:

- последовательный анализ выбранных для внедрения международных стандартов с целью выявления требований относительно процессов, которые должны присутствовать в системе менеджмента организации;

- анализ связей между процессами (определение потоков документации, информации, ресурсов, объединяющих процессы в систему);

- выявление общих требований стандартов к процессам, документации и ресурсам с целью исключения дублирования составляющих интегрированных систем менеджмента;

- последовательная декомпозиция процессов интегрированной системы менеджмента, необходимая для включения в модель всех требуемых процессов;

- анализ и построение системы взаимосвязей процессов интегрированных систем менеджмента;

- проверка соответствия полученной модели первоначально выявленным требованиям стандартов и устранение выявленных несоответствий.

В процессе разработки интегрированной системы менеджмента:

- разрабатывается общая Политика организации, в которой может быть определена основная цель, направленная на повышение качества и безопасности выпускаемой продукции, удовлетворение потребностей потребителей при постоянном снижении негативных воздействий на окружающую среду и рисков для здоровья сотрудников, подрядчиков, посетителей и общества в целом.

- разрабатывается общая модель процессов;

- разрабатывается общее Руководство по системе менеджмента организации, в котором указывается взаимосвязь процессов, матрица ответственности персонала организации в соответствии с моделью процессов системы менеджмента и организационной структурой организации, кратким описанием процессов системы с ссылками на процедуры по процессам, в которых описывается полное функционирование процесса с входящими и исходящими данными;

- разрабатываются процедуры для всех процессов, происходящих в организации;

- определяются показатели результативности процессов.

Таким образом, применение в организации современных интегрированных систем менеджмента:

- обеспечивает управление качеством процессов;

- обеспечивает управление безопасностью выпускаемой продукции;

- обеспечивает управление воздействием на окружающую среду;

- является основой внедрения новых технологий;

- обеспечивает управление профессиональной безопасностью и здоровьем персонала организации и потребителя;

- позволяет выйти на новый уровень регулирования проблем для поддержания конкурентоспособности.