Время предпринимателя и эффективность его использования

После перехода к рыночным отношениям развитие малого и среднего бизнеса нередко предприниматель-учредитель выступает в качестве менеджера. Это привело к тому, что многие такие менеджеры, не имея базового образования, не владеют основными приемами и методами управления, в частности, праксеологии (общей теории рациональной деятельности людей с точки зрения ее эффективности). Их общий смысл в том, чтобы всячески стимулировать труд через эффективную его оплату, повышение профессионализма, активизации творческого поиска, возбуждения делового интереса плюс соблюдения некоторых специфических правил организации бизнеса. Хорошо владея методами управления можно добиться не меньшего успеха, чем используя новую технику.

Вот почему, актуальным является овладение украинскими предпринимателями, бизнесменами, руководителями различных уровней наукой и искусством эффективного управления. При этом важнейшей составляющей является самоорганизация и организация использования такого особого ресурса как время.

Целью статьи является рассмотрение основных путей эффективного использования рабочего времени как предпринимателем-менеджером, так и руководителям различных уровней и сотрудниками.

Время – это уникальный ресурс. Его нельзя накопить как деньги или сырье. Хотим мы этого или не хотим, но должны тратить его по твердой цене – 60 секунд за минуту. Его нельзя включить или выключить, заменить или возместить. Время – наиболее безжалостный и негибкий элемент нашего существования. Однако мы можем проанализировать, как мы тратим его. Как и любой другой ресурс, его можно использовать или эффективно, или неэффективно.

Хватает ли человеку 40 часов рабочей недели для результативного выполнения работы? На сегодня во многих украинских компаниях принято работать сверхурочно. Нередко начало совещаний назначается на время официального окончания рабочего дня. Нередки случаи, когда такие совещания заканчиваются в 9, 10 и даже 12 часов ночи. Такое явление отрицательно влияет на эмоциональное и физическое состояние работника. Кроме того, не всегда такая работа означает, что будет достигнут ожидаемый результат. Ведь часто люди работают дольше с меньшей интенсивностью и значительными простоями, или это делается «для галочки», чтобы не рассердить руководителя-трудоголика (трудоголизм здесь рассматривается в негативном значении).

Распространение такой практики проведения совещаний свидетельство того, что многие предприниматели, бизнесмены не могут правильно организовать их.

- определение цели и ожидаемые результаты проведения совещания;

- формирование списка участников с последующим предварительным их ознакомлением с повесткой дня, датой и местом проведения, что позволит им лучше подготовиться. При этом надо помнить о необходимости оптимизировать состав участников, приглашая тех, кто непосредственно имеет отношение к решаемой проблеме, т.к. приглашение многих сотрудников по принципу «на всякий случай, пусть знают о существовании такой проблемы» существенно снижает эффективность совещаний;

- определение общих затрат времени на совещание, выбор времени начала (лучше во второй половине рабочего дня), установление регламента для выступающих;

- организация регистрации участников перед началом совещания;

- начинать в точно назначенное время, не ожидая опоздавших;

- во вступительном слове председательствующего на совещании надо озвучить повестку дня, изложить ретроспективу проблемы, возможные пути решения, регламент, состав участвующих;

- в дальнейшем не забывать проверять, выполняются ли решения, принятые на совещании (по срокам и исполнителям).

Четкое соблюдение процедуры подготовки и проведения совещаний позволяет предпринимателю-менеджеру повысить результативность их.

Не менее важным является для предпринимателя-менеджера самоорганизация в использовании своего личного рабочего времени.

Успех любой фирмы во многом зависит от правильного определения стратегии. Предприниматель-менеджер должен помнить, что в структуре затрат времени доля времени, затрачиваемого на выработку и решение стратегических проблем, должна превышать затраты времени на решение тактических, оперативных, ежедневных задач. Но часто предприниматель-руководитель не умеет отсекать поток посетителей как внешних, так и подчиненных. Многие используют принцип «открытых дверей», когда любой посетитель может потребовать внимания руководителя для решения с его точки зрения важных, а на самом деле рядовых вопросов. При этом часто подчиненные снимают с себя ответственность по вопросу.

Предприниматель-менеджер ошибочно полагает, что таким образом он проявляет свою открытость, демократичность. И здесь предприниматель, претендующий на успех, должен научиться сказать твердое «нет» такому порядку. Для этого целесообразно разработать и соблюдать личный график выполнения отдельных работ по дням недели и времени. При этом, следует учесть, что продуктивность работы в первой половинке рабочего дня более высокая, поэтому это время надо определять для выполнения сложной, творческой работы. Работать над текущими вопросами лучше во второй половине дня. При этом для регулирования потока сотрудников, надо их поделить на группы в зависимости от важности и необходимости «подключения» высшего руководства к решению того или иного производственного вопроса. Таким образом, выделяют группы исполнителей, которые в определенное время ежедневно встречаются с руководителем, через день, два, три, раз в неделю. Это не исключает возможности инициативного вызова руководителем любого исполнителя в любое время, при возникновении производственной необходимости.

Такой порядок позволит регламентировать работу руководителя, а подчиненные будут качественно готовиться к аудиенции, многие не существенные проблемы сами собой решаться и отпадут.

Но, кроме вышеизложенных, есть и другие разнообразные причины потерь времени, главными из которых являются:

1. Нечеткая постановка целей

2. Отсутствие приоритетов в делах

3. Попытка слишком много сделать за один раз

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения

5. Плохое планирование трудового дня

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол

7. Трата большого количества времени на чтение корреспонденции

8. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе)

9. Трата времени на поиск записей, адресов, телефонных номеров

10. Плохая система разделения труда

11. Отрывающие от дела телефонные звонки

12. Неспособность сказать «нет»

13. Неполная или запоздалая информация

14. Отсутствие самодисциплины

15. Неумение довести дело до конца

16. Отвлекающие факторы (шум и т.п.)

17. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям

18. Плохо организованная система коммуникаций

19. Разговоры на личные темы

20. Излишняя коммуникабельность

21. Чрезмерное количество деловых записей

22. Синдром «откладывания»

23. Желание знать все

24. Длительные ожидания (например, условленной встречи)

25. Спешка, нетерпение

26. Недостаточное делегирование полномочий

27. Отсутствие контроля за порученными делами

Негативные последствия влекут за собой отвлечения для менеджеров среднего звена, ведь они – своеобразный связующий элемент в бизнес-системе компании. Они ощущают на себе влияние с двух сторон. По опросам, основным источником отвлечения является руководство. И основная причина этого – снова таки отсутствии правильных стандартов работы. Многие бизнесмены считают, что они сами и являются правилом для компании. Другой источник отвлечения – клиенты. Существует ряд организационных и психологических проблем, не позволяющих наладить эффективное взаимодействие с ними.

Рациональное использование рабочего времен дает возможность высвободить часть его для самоусовершенствования и развития, что способно обеспечить большую гибкость и гармоничность в работе организации в целом.

Литература:

1. Балабанова Л.В. Організація праці менеджера: Навч.посібник/Л.В.Балабанова, О.В.Сардак.-К.:ВД Професіонал, 2004.- 304с.

2. Виноградський М. Організація праці менеджера: Навч.посібник /М.Д.Виноградський, А.М. Виноградська, О.М.Шканова.-К.:Кондор, 2003.-518с.