К.э.н. Савельева Е.В., Виниченко А.В.

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Автоматизация управления персоналом

В целом, автоматизация кадровых процессов прочно вошла в жизнь крупных и средних организаций. Использовать услугу WorkSection могут рекламные агентства, дизайн-студии, и другие компании не самого крупного масштаба. Так проектный научно-исследовательский институт ДонНИГРИ внедрил инновационную систему управления при помощи Worksection. У ДонНИГРИ появились следующие возможности:

1) Работа над проектом с учетом рабочего времени; контроль задач и подзадач; четкость сроков; общение с собственными заказчиками; получение комментариев на сайте, в учетной записи компании.

2) Простота и красота интерфейса сайта (дизайн достаточно привлекательный и в то же время не отвлекает от основной цели).

Суть работы WorkSection заключается в возможности создавать проекты, описывать задания к ним, вносить данные по работающим с ними сотрудникам. Каждый проект разрешается комментировать – это могут делать как сотрудники, так и заказчик, наблюдающий за работой. На страницах каждого проекта разрешено также загружать и файлы по нему. Каждый проект состоит из нескольких задач, сроки выполнения которых отмечаются тут же. И если задача не выполнена своевременно, она отмечается красным цветом как задержанная. То же касается и самих проектов, в общем. Их можно просмотреть в календаре, и если какой-то из проектов еще в работе, хотя должен быть завершен, его также выделяют для наглядности.

На странице «Обзор проекта» можно увидеть проект в общем. На ней отображены задачи проекта с указанием подробной информации, включая имена ответственных. Там же можно увидеть ход выполнения проекта (какой процент задач выполнен, сколько времени уже затрачено на проект). Готовые проекты можно удалять или архивировать.

В пакете данного сервиса находится «Диаграмма Ганта», которая представляет собой отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельному проекту, задаче или подзадаче. Проекты, задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.

Диаграмма использует простое цветовое кодирования для облегчения восприятия информации. Проект, задача и подзадача – имеют разные цвета, кроме того, интенсивность окраски и форма концов отрезков также несет смысловую нагрузку. Красным цветом отмечаются просроченные задания, а светло-красным задания выполненные с задержкой или же конфликтующие со сроками заданий.

В календарь заносятся даты завершения всех проектов и задач, при условии, что они определены. А также дни рождения сотрудников и клиентов. После того, как проект сделан и перенесен в архив, все его даты перестают отображаться в общем календаре.

Так, как в ДонНИГРИ принято ограничивать исполнение любого задания временными рамками, при создании проекта и задачи, введены часы, которые отводятся на эту работу в поле «Предполагаемое время работы».

E-mail уведомления, это письма, автоматически отправляемые Worksection на почтовый ящик. Они помогают руководителю данной организации всех событий, происходящих в проектах, узнавать о новых или изменившихся задачах, подзадачах, комментариях и файлах.

По-умолчанию, в системе Worksection, все участники проекта имеют одинаковый доступ к просмотру задач, подзадач, файлов и комментариев. То есть, любой участник видит то, что написал или создал любой другой участник проекта. Но при желании, можно ограничить видимость любой задачи, подзадачи, комментария или файла.

Благодаря использованию системы Worksection в ГП «ДонНИГРИ» увеличена эффективность управления персоналом, упрощены возможности работы сотрудников над проектами. Таким образом, внедрение Worksection в систему менеджмента предприятия предоставляет следующее: удобство в использовании, простота интерфейса, большая функциональность, экономия рабочего времени, повышение качества управленческих решений, повышение эффективности сотрудников, обеспечение контроля и управляемости, то есть результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность, что позволяет наиболее полно использовать имеющийся на предприятии кадровый потенциал.