Информационная база контроллинга

Основная цель контроллинга, по мнению С.В. Данилочкина - ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого контроллинг обеспечивает выполнение следующих функций:

1. координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия,

2. информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений,

3. создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием,

4. обеспечение рациональности управленческого процесса.

Информационная база контроллинга призвана помогать руководителям предприятия, при этом она должна быть краткой, конкретной и предлагать возможные варианты реагирования на неё.

Говоря об информационной базе контроллинга, мы говорим о той информации, которая должна соответствовать информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения.

Информационная база контроллинга представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, информационных ресурсов и процессов, обеспечивающих потребность при принятии решений.

Применение информационной базы в контроллинге ориентировано на различные факторы, повышающие конкурентоспособность предприятия: потребность в оперативной реакции на изменяющиеся условия:

-эффективное размещение средств;

-повышение эффективности маркетинга;

-регулирование рыночного риска;

-уменьшение себестоимости продукции.

- выявление проблем и определение информационных потребностей;

- отбор источников информации;

- сбор информации;

- обработка информации и оценка её значимости;

- анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

- разработка прогнозов поведения предприятия;

- оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управленческих решений для осуществления стратегических планов.

Информационные материалы, используемые для изучения хозяйственной деятельности, разнообразны. Они подразделяются по характеру содержащихся сведений и характеризуемому периоду хозяйственной деятельности, стадиям образования, источникам поступления.

Информация должна содержать (плановые, заданные нормативные) и фактические (учетные и внеучетные) данные, отклонения, выявляемые средствами учета в целом по предприятию и в разрезе его подразделений.

Плановая информация включает текущие и перспективные планы независимо от установленного порядка их утверждения, прогнозы, а также все виды заданий, например: дополнительное задание по товарообороту, задания по изысканию дополнительных товарных ресурсов, по ускорению товарооборачиваемости и др.

Нормативная информация – это технико-экономические нормы и нормативы, а также прогнозы, проекты экономического развития предприятия. В их числе нормы и нормативы затрат труда и заработной платы, расхода сырья, материалов, топлива и энергии, использования производственных мощностей и др.

Учетная информация представляет собой бухгалтерскую, статистическую и оперативную отчетность. К этой группе относятся первичные бухгалтерские документы, отчеты материально-ответственных лиц, отчеты, составляемые на всех уровнях управления.

Внеучетная информация – это протоколы собраний, справки о ходе и достигнутых результатах, акты проверок, а также материалы сплошных и выборочных обследований.

По стадиям образования (формирования) информация делится на первичную, сводную и обработанную.

Первичная информация представляет собой исходную стадию, т.е. стадию возникновения сведений. Она фиксирует конкретные процессы, хозяйственные и финансовые операции. В состав данной группы информации входят накладные, табеля учета рабочего времени, акты, протоколы совещаний, инвентаризационные ведомости и т.п.

Сводная информация формируется в результате свода первичной документации. Это баланс, другие формы бухгалтерских отчетов, статистические отчеты и другие разнообразные обобщенные материалы.

Обработанная информация возникает на третьей стадии формирования сведений. В состав данной группы информации входят сведения, содержащиеся в аналитических таблицах, на магнитных дисках и т.п. Данная информация возникает в результате обработки первичной и сводной информации. Обработанный вид информации свидетельствует о том, что контроллинг выступает не только как потребитель информации, но и сам создает некоторую информацию, необходимую для изучения хозяйственной деятельности.

В зависимости от источников поступления информация бывает внутренняя и внешняя.

Внутренняя информация формируется на предприятии, в объединении, организации и отрасли в результате осуществления плановой работы, проведения учета, разработки научно обоснованных ведомственных норм и нормативов.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

- система внутрифирменного электронного документооборота;

- документы из электронных хранилищ;

- документы на бумажных носителях.

Бумажные носители информации заметно тормозят развитие предприятия на пути внедрения передовых технологий управления, так как в настоящее время одним из важнейших способов в бизнесе для принятия управленческих решений служат современные методы сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации в корректной форме. Контроллинг как система управления предназначена для обеспечения длительного функционирования предприятия. Одной из основных задач системы контроллинга на предприятии является выработка рекомендаций для принятия управленческих решений. Для того чтобы сформировать такие рекомендации, необходимо, проанализировать сам процесс принятия решений. Определить из каких этапов он состоит, когда и какая информационная база требуется руководителю.

Внешняя информация - это сведения о деятельности структурных подразделений других отраслей народного хозяйства или отдельные экономические и социальные показатели.

Внешние источники информации:

- материалы и данные информационных агентов, как в электронном виде, так и на бумажных носителях;

- законодательные и нормативные материалы регулирующих органов;

- материалы и данные, представленные партнерами предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.

С технической точки зрения сегодня нет проблем со сбором и предоставлением информации практически на любой уровень управления. Существенную помощь в этом оказывают информационные технологии.

Проблема в другом, немногие сотрудники предприятия точно знают, какая информация для них важна, некоторые даже не знают, какая нужна. Поэтому контроллеры должны выбирать не только наиболее важные, но и понятные для пользователей показатели. Кроме того, желательно, чтобы в отчетах контроллеров большее место занимали не цифры, а комментарии к ним.

Отчеты составляются внутри каждого функционального подразделения предприятия. Отдел контроллинга формирует систему отчетности в целом и координирует составление отчетов. Качество отчетной информации зависит от идентичности структуры отчетов в системе планирования.

А если в этой информации есть существенное отклонение от плана, то именно по этим отклонениям, и только по ним, должны быть представлены развернутый анализ возникновения их причин и рекомендация по устранению выявленных недостатков.

Итак, подводя итоги всего вышесказанного, прежде всего, отметим, что служба контроллинга занимает обособленное положение в организационной структуре предприятия, и при ее создании необходимо учитывать следующие требования:

- Служба контроллинга должна иметь возможность беспрепятственно получать необходимую ей информацию из всех служб предприятия (бухгалтерии, планово-экономической службы, службы сбыта и т. п.), а также быстро доводить информацию до сведения высшего руководства.

- Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других служб сбор информации, не содержащейся в существующих документах.

- Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры и методы сбора и обработки информации, а также методы управления предприятием.

- Служба контроллинга должна быть полностью независимой от той или иной службы предприятия и подчиняться непосредственно высшему руководству.

Таким образом, контроллинг - информационная, контролирующая и координирующая система, которая обеспечивает органическое соединение информационной базы и всех источников получения информации — анализа, мониторинга, планирования и контроля.