Система «бережливый офис» - основа эффективной офисной деятельности

До недавнего времени считалось, что применение принципов и методов системы «бережливое производство» возможно только на производстве. Однако, в последнее время все чаще можно слышать такое понятие, как «бережливый офис». Применение инструментов системы «бережливое производство» в офисе происходит по тому же алгоритму, что и на производственных предприятиях. Однако здесь есть своя специфика, начиная от внедрения lean до последующего его применения в компании.

Первым этапом внедрения системы «бережливый офис» является вовлечение в процесс всех сотрудников компании, что соответствует одному из принципов всеобщего управления качеством. На данном этапе могут возникнуть два вида ошибок, которые допускают компании. В первом случае к внедрению lean призывает высшее руководство можно сказать, принудительно. Во втором – инициатива исходит от сотрудников, но при этом руководство лишь формально или вообще не заинтересованно в предложенных коллективом изменениях. В итоге, при различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. Поэтому оптимальный вариант внедрения системы «бережливый офис» для компании – это совместное с сотрудниками обсуждение проблем компании и выставление приоритетных целей для улучшения работы[4].

Второй этап заключается непосредственно в применении инструментов lean. Но, поскольку «бережливый офис» – это система, направленная на устранение потерь, следовательно, вопрос классификации и выявления потерь является ключевым. Можно выделить, следующие десять видов потерь, наиболее часто встречающихся в офисной работе:

1 Планирование без понимания цели. Часто планирование мероприятий происходит вразрез с пониманием целей и задач, на достижение которых они должны быть направлены. В связи с этим, запланированные действия оказываются не связанными с поставленными целями и не приводят к желаемому результату.

2 Запланировано, но не выполнено. Чрезмерное увлечение планированием не всегда добавляет процессу ценность. Отвлечение временных и людских ресурсов на многочисленные корректировки плана в конечном итоге себя не оправдывают, так как, по меньшей мере, треть запланированных мероприятий никогда не реализовываются.

3 Нерациональное использование ресурсов. Сложности в процессе исполнения намеченных целей связанны, как правило, напрямую с неправильным ресурсным планированием. Перегрузка одних ресурсов и недостаточное использование других не позволяет получить качественный результат.

4 Бесцельный анализ. Распыление сил на анализ данных без понимания цели анализа, как таковой, приводит к невозможности использования результатов анализа и бесполезной трате времени на процесс ради процесса.

6 Забытые данные. Часть данных, полученных в ходе сбора информации, всегда остается не использованной. Иногда эти данные являются ключевыми, их устранение из процесса анализа приводит к некорректности выводов.

7 Игнорирование системных ошибок. Постоянное повторение одних и тех же ошибок, имеющих сходную природу, усиливает их негативное влияние на процесс и неминуемо ведет к снижению его эффективности.

8 Игнорирование проблем. Постоянное откладывание нерешенных проблем приводит, в конечном итоге, к нежеланию решать их когда-либо вообще и стабилизирует застой в реализации намеченных планов.

9 Мнимая «мультизадачность». Отсутствие приоритетов в решении большого количества задач одновременно приводит к невозможности реализации в срок ни одной из них.

10 Работа ради работы. Развитие активности по направлениям деятельности, потребность в которых не исходит от конкретного заказчика, вызывает негативное отношение к ее результатам и исполнителям[1].

После нахождения в офисной работе вышеперечисленных видов потерь, компаниям необходимо руководствоваться следующими главными моментами по налаживанию эффективной работы в офисе:

– сведение воедино (централизация) всей канцелярской работы, в частности папок, оргтехники и т.д., изыскание лучших способов хранения предметов. Каждый сотрудник офиса должен иметь возможность достать все, что ему нужно для работы, в течении 30 секунд. Например, руководству можно разработать простую процедуру получения и возврата документов на место, применяя указатели «Используется_____(таким – то). Взято____(тогда – то)». Таким образом, сотрудники всегда будут знать, где что находиться;

– переход от работы на индивидуальной основе к работе на групповой основе. Стандартизация и система поддержки (т.е. обучение персонала выполнению смежных функций в рамках подразделения) необходимы для равномерного распределения рабочей нагрузки;

– направление усилий на то, чтобы офис был чистым и аккуратным. Офис формирует первые впечатления посетителей, по нему судят о всей фирме. Это одна из причин, по которой так важно стараться делать все возможное, чтобы офис был чистым и аккуратным. Еще важнее преимущества, которые дает аккуратность в том плане, что каждый получает возможность знать, где находятся те или иные предметы. Таким образом, информация становиться доступной[2].

Заключительный этап внедрения системы «бережливый офис» – процесс непрерывного совершенствования. По мере того как будет меняться поведение сотрудников, руководству потребуется ввести систему поощрений, чтобы стимулировать происходящие изменения. Следует помнить, что к системе «бережливый офис» нельзя перейти в один момент. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов[4].

В рамках внедрения системы «бережливый офис» большой эффект приносит проведение кампании «Единица – лучшая цифра». В основном, это – способ не допускать ненужной избыточности, т.е. избавляться от ненужного и сосредотачивать усилия и внимание на том, что необходимо. Имеются самые различные единицы, которые становятся объектом этой компании:

– Одно место для хранения (хранить каждую папку с бумагами только в одном месте);

– обработка документов в течении Одного дня;

– все данные о каком – то проекте умещать в Одной папке;

– проведение собраний, конференций в течение Одного часа;

– хранение документов в Одном экземпляре (хранить только оригинал каждого документа и делать множества ксерокопий) [2].

Таким образом, многие практики отмечают, что выгоды и экономия от применения инструментов lean в офисе получаются даже более существенными, чем на производстве в тех же компаниях. Одним словом, заниматься реализацией lean в административных процессах в сфере обслуживания, управления, в банковском деле, в здравоохранении и других непроизводственных приложениях не только выгодно, но и интересно, так как это относительно новая область применения концепции бережливое производство.

Литература:

1 Бережливое производство в офисе. Виды потерь. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://help4manager.ru/berezhlivoe-proizvodstvo-v-ofise-vidyi-poter/

2 Растимешин, В.Е. Упорядочение. Путь к созданию качественного рабочего места: практическое пособие / В.Е. Растимешин, Т.М. Куприянова. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. – 174 с.

3 Шахлевич, А. Бережливое производство: основные идеи и средства автоматизации / А. Шахлевич //Финансовая газета. - 2007. - № 40. - С. 5 - 6.

4 Шеметов, Ил. Бережливый офис. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.arbconsulting.ru/subscribe/articles/articles_31.html