Повышение конкурентоспособности организации за счет автоматизации документооборота

Появление же и развитие конкурентов дало толчок к рассмотрению вопроса повышения качества и скорости решения стоящих перед предприятием задач за счет ускорения движения информационных потоков, а также за счет четкого контроля всех процессов.

Цель исследования- разработать комплекс мероприятий по автоматизации документооборота, обеспечивающих повышение конкурентоспособности ООО "КАТКонефть"

Проведенный анализ результатов хозяйственной деятельности ООО "КАТКонефть" показал, что чистая прибыль компании в 2008 году сократилась до 94 016 тыс.руб., что на 211 599 тыс. руб. меньше, чем в 2007году, но к 2009 году увеличилась на 72 217 тыс.руб. По итогам первого полугодия 2010 года данный показатель находился на уровне 65 025 тыс.руб.

Однако, показатели рентабельности активов и капитала, ликвидности хотя и находятся в интервалах допустимых значений, с 2008г. имеют тенденцию снижения.

Расчет интегрального показателя конкурентоспособности и проведенный SWOT-анализ деятельности ООО "КАТКонефть" позволили прийти к выводу, что у предприятия нет больших угроз из внешней среды, но необходимо усилить свои внутренние позиции. На сегодняшний день весомой проблемой компании является недооценка значимости систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Для повышения конкурентоспособности ООО «КАТКонефть» был разработан комплекс мероприятий, обеспечивающий повышение конкурентоспособности за счет автоматизации документооборота компании и произведена оценка их экономической эффективности, в том числе и с учетом положительного влияния сокращения статьи прочих затрат, включающим в среднем 420 тыс. рублей экономии от системы электронного документооборота (СЭД) ежемесячно.

Важным этапом, предшествующим внедрению СЭД в ООО "КАТКонефть", является отладка системы бумажного документооборота.

1. Разработать нормативно-методическое обеспечение делопроизводства (приказы, положения, инструкции, памятки).

2. Разработать положение о Канцелярии, должностные инструкции ее сотрудников. Обязательно разработать Инструкцию по делопроизводству.

3. Подготовить проект приказа по основной деятельности "О регистрации документов в компании". Регистрация документов преследует три цели: учет документов, контроль их исполнения и справочная работа по документам.

4. Установить правило для сотрудников компании - работать с документами только через Канцелярию, как это происходит во всех государственных учреждениях и во многих коммерческих структурах.

5. Организовать и систематизировать работу с документами, предназначенными для руководства компании, в Канцелярии.

6. Классифицировать отделы компании. Индексация отделов необходима для регистрации всех основных видов документов и оперативного поиска их исполнителей и самих документов.

8. Довести до сведения руководителей компании, что любой документ, поступивший к ним на рассмотрение через Канцелярию, должен иметь резолюцию.

9. Для повышения квалификации секретарей, работающих в Канцелярии компании, необходимо проводить методические занятия.

10. Создать на файловом сервере компании общедоступную папку с шаблонами основных видов документов для их использования всеми сотрудниками.

11. Организовать методическое обучение сотрудников правилам оформления документов с использованием утвержденных образцов документов. Разработать краткие инструкции для сотрудников: "Как правильно работать с документами", "Как правильно оформлять письма".

12. Разработать совместно с начальниками отделов схему взаимодействия по обмену информацией между отделами в процессе коммерческой деятельности. Утвердить общие правила взаимодействия по обмену информацией между отделами в виде приказа или инструкции.

13. Утвердить порядок контроля исполнения документов.

14. Составить перечень документов, подлежащих утверждению руководителем.

15. Составить перечень документов, не подлежащих регистрации в Канцелярии.

16. Разработать и ввести в действие общую инструкцию по делопроизводству в компании.

17. Составить номенклатуру дел (опись всех дел в компании и их систематизация).

18. Создать архив компании.

19. Автоматизировать работу с документами, выбрав подходящую программу по электронному документообороту.

Следующим шагом на пути к внедрению системы электронного документооборота является проектирование последовательности этапов построения СЭД: 1 этап - анализ документации, 2 этап - создание комплекта документов и 3 этап - разработка параметров (атрибутов) системы управления электронным документооборотом.

Параллельно с разработкой системы корпоративного документооборота необходимо составить инструкции для пользователей, касающиеся работы с электронными записями и документами. Инструкции должны объяснять, как их правильно создавать, заносить в систему, сохранять, искать, передавать, распространять, классифицировать, архивировать, уничтожать.

Одновременно с инструкциями разрабатывается план-график обучения пользователей работе с СЭД. А в период ее внедрения крайне желательно организовать горячую линию, на которую пользователи смогут обращаться с вопросами, возникающими в процессе работы по новым правилам.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 2 880 тыс. руб. срок окупаемости системы электронного документооборота составит менее года.

В результате реализации комплекса мероприятий уровень конкурентоспособности ООО «КАТКонефть» повысится на 0,2. Организация, таким образом, займет лидирующие позиции среди конкурентов (6,84 против 6,74 «Schlumberger»).