К.э.н. доцент Иванова И.А.
Мордовский государственный университет имени Н.П. Огарева, Россия
Оценка экономической эффективности использования информационных систем управления промышленными предприятиями
№10-02-23-211а/В
Внедрение информационной системы можно рассматривать как один из этапов оптимизации системы управления предприятием. Автоматизация процессов в данном случае рассматривается как оптимизация процессов предприятия с использованием возможностей информационных технологий. При этом под оптимизацией процессов понимается улучшение показателей эффективности процессов.
Автоматизация управленческого процесса должна уменьшать размер издержек на управление или изменять некие качественные характеристики управленческого процесса, влияющие на величину экономической, социальной и организационной эффективности предприятия.
При этом эффективность системы управления может определяться следующей системой критериев:
- среднее время выработки решения (быстрота реакции);
- частота ошибочных решений (вероятность принятия неправильного решения);
- средние затраты на выработку решения;
- скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях.
- Существует множество подходов к этому вопросу.
Внедрение информационных технологий должно повышать эффективность процесса управления промышленным предприятием, так как информационные технологии вооружают управленческий персонал новыми средствами и технологиями, при этом происходит:
- снижение транспортно-заготовительных расходов;
- сокращение производственного цикла по заказным изделиям;
- снижение задержек с отгрузкой готовой продукции;
- снижение производственного брака;
- уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат;
- сокращение производственного цикла по базовым изделиям;
- уменьшение складских площадей;
- увеличение оборачиваемости средств в расчетах;
- увеличение оборачиваемости товарно-материальных запасов;
- увеличение количества поставок в срок.
Классический подход к оценке эффективности рассматривает общую эффективность с позиций трех основных ее составляющих:
- организационной эффективности (определяется тем, как информационная система управления способствует достижению целей организации и адаптации последней к требованиям внешней и внутренней среды, а также к их изменениям),
- социальной эффективности (реализуется в виде исполнения ожиданий, потребностей и интересов сотрудников, а также клиентов и партнеров организации),
- экономической эффективности (определяется соотношением затрат и результатов в стоимостном выражении).
В качестве критериев экономической эффективности могут быть:
- минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;
- снижение текущих производственных (эксплуатационных) затрат;
- снижение административно-управленческих затрат;
- минимизация налоговых и других обязательных выплат;
- снижение потребности в капитальных затратах;
- увеличение оборачиваемости текущих активов.
Информационные технологии позволяют повышать эффективность организации, в том числе:
- повышение “интеллектуальности” бизнеса (оперативное наличие больших объемов релевантной информации позволяет управленцу принять перспективное, упреждающее решение);
- оптимизация планирования (своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к важной информации, находящейся в одной централизованной базе данных);
- усовершенствование процессов принятия решений (решения становятся более обоснованными, поскольку они подкреплены достоверной и оперативной информацией, кроме того, экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей);
- повышение рыночной привлекательности компании;
- расширение информационной компетентности (чем большее количество сотрудников имеет доступ к корпоративным данным, тем мобильнее становится организация в целом);
- создание единой среды сотрудничества.
Для полноценной, качественной оценки результата, следует сделать упор на то, ради чего осуществляется внедрение ИТ- проекта.
«Ценность информационных активов компании определяется не возможностью хранить и извлекать данные, а способностью динамически устанавливать соответствие информации специфическим процессам и беспрецедентным ситуациям. Корпорации оценивают свои информационные активы по их способности переводить информацию на новый уровень, позволяющий компаниям реагировать на требования рынка более эффективно», – отмечает Карл Фраппаоло.
Процесс оценки эффектов от внедрения ИТ-проектов должен представлять собой согласованное единство двух процессов: структуризации целей «сверху вниз» и агрегации отдельных экономических выгод «снизу вверх», а затем соответствующей верификации полученных оценок.
Можно выделить следующие показатели экономической эффективности:
- минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;
- снижение текущих производственных (эксплуатационных) затрат;
- снижение административно-управленческих затрат;
- минимизация налоговых и других обязательных выплат;
- снижение потребности в капитальных затратах;
- увеличение оборачиваемости текущих активов.
Среди всего многообразия способов оценки эффективности информационных систем и ИТ-проектов выделяются следующие подходы:
- традиционный подход (основан на оценки непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта);
- смешанный подход (производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы — снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации — повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д.).
Первый подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов — продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр.
Выделим основные составляющие методологии второго подхода (Balanced Scoreсard).
Стратегическое развитие предприятия в рамках данной методологии рассматривается в следующих направлениях:
- Финансовые показатели (показывает, насколько интересно акционерам и инвесторам вкладывать деньги в наше предприятие).
- Взаимоотношения с клиентами (показывает, чем могут быть заинтересованы клиенты, чтобы привлечь их и добиться требуемых финансовых результатов).
- Внутренние процессы (показывает, какие процессы играют наиболее важную роль при реализации нашего конкурентного преимущества).
- Инновации и развитие персонала (показывает, за счет каких знаний, умений, опыта, технологий и прочих нематериальных активов мы сможем реализовать наше конкурентное преимущество).
Таким образом, направления в Balanced Scoreсard взаимосвязаны и представляют собой причинно-следственную цепочку стратегий: от конечных финансовых целей до ресурсов, необходимых для их достижения.
Разработка сбалансированной системы показателей заключается в разработке системы взаимосвязанных целей, критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности. Затем задаются плановые значения целей/факторов успеха/показателей эффективности на стратегический и тактический период. Достижение этих значений периодически отслеживается и используется для принятия решений по изменению планов/целей/стратегий.
Построение информационной системы управления предприятия подразумевает автоматизацию процессов данного предприятия. А именно:
- процессы управления (процессы, являющиеся элементами управленческого цикла);
- бизнес-процессы (процессы, участвующие в создании добавленной стоимости, например, производство и сборка, предпродажная подготовка и оказание сопутствующих услуг покупателю);
- процессы обеспечения (процессы, обеспечивающие предприятие ресурсами для ведения бизнеса, например, материально-техническое снабжение, ремонт и строительство);
- процессы инноваций и развития (включая разработку новых технологий и продуктов).
Возможность использования методологии Balanced Scorecard для оценки эффективности проекта объясняется тем, что суть методологии - всеобъемлющая оценка эффективности системы управления предприятиям.
При рассмотрении вопроса оценки эффективности информационных систем следует уделить внимание еще одной методике — TCO (Total Cost of Ownership), которая предназначена помочь руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем.
Цель ее применения — получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.
Значение показателя TCO для каждой закупки должно сравниваться с показателем совокупных выгод владения TBO (Total benefits of owner ship) для определения реальной ценности приобретения.
Существует два вида методики TCO — упрощенная и комплексная.
Упрощенная методика TCO представляет собой шаблон подсчета итоговой цифры. Упрощенная методика расчета TCO дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках, оценивая изменения. Самое главное, что дает эта методика — понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат. Основной ее недостаток заключается в том, что по ней невозможно сравнивать различные варианты построения системы.
Для подсчета TCO в первую очередь требуется соответствующее программное обеспечение.
Для расчета TCO различных решений существуют программы, которые обычно базируются на экспертах от Interpose. Например, для подсчета расходов и возврата инвестиций в сети на базе NetWare компания Novell лицензировала эксперта, который был встроен в Novell Small Business Network Advisor. Для подсчета затрат, необходимых для перехода на новые технологии, стоимости владения и возврата инвестиций компания Microsoft имеет программный продукт Desktop TCO&ROI Advisor. Среди фирм, имеющих программы подсчета TCO и возврата инвестиций — Gartner Group, Intel, IBM, Symantec и др.
Однако все эти программные средства учитывают весьма специализированные компоненты общей информационной системы. На увеличение стоимости владения их влияют следующие факторы:
- действия конечного пользователя;
- ненормативные конфигурации компьютеров;
- привязанность к определенным автоматизированным рабочим местам;
- увеличение числа мобильных пользователей;
- риск неверного инвестирования в информационные технологии;
- риски, исходящие от производителя оборудования и программного обеспечения;
- расплывчатые требования к проектируемой системе, неадекватное макетирование и тестирование рабочей модели;
- слабая защита информационной системы.
Рассмотренные методики позволяют оценить эффективность внедрения информационных систем с разных позиций и могут быть применены к различным типам информационных систем.