Роль стратегического мониторинга в управлении предприятием

Практический опыт показывает, что на предприятиях наиболее разработанной является информация о прошедшей деятельности, имеющая преимущественно описательно-исторический характер. Этому способствуют внутрифирменные информационные системы бухгалтерского учета и финансового состояния, делающие основной акцент на изучение основных средств, материалов, труда и заработной платы, денежных средств, расчетных и кредитных операций, фондов, финансовых результатов, инвестиций.

Однако в процессе стратегического управления наибольшей ценностью обладает информация, показывающая перспективы деятельности и сосредоточенная на аспектах окружающей среды и конкуренции, которые в значительной степени влияют на будущее организации. Для того, чтобы узнать какие благоприятные возможности открывает рынок, и какие угрозы подстерегают предприятие, необходимо формирование и регулярное отслеживание стратегической информации.

В связи с этим, возникает необходимость внедрения системы мониторинга в деятельности промышленного предприятия. Мониторинг – это непрерывное наблюдение за состоянием окружающей среды и экономико-хозяйственной деятельностью организации с целью предупреждения нежелательных отклонений по важнейшим параметрам. Систематическое отслеживание результатов этой деятельности, ее коррекция – суть мониторинга. Мониторинг выступает механизмом координации при разработке и реализации стратегии, позволяющей достичь поставленных организационных целей – повышения рентабельности, финансовой устойчивости и др. Другими словами, мониторинг является одним из методов контроля, но контроля не результата, а процесса деятельности предприятия, выявления тенденций и динамики его развития.

Из приведенного понятия мониторинга, мы видим, что его основная цель – информационная. Результатом ее должно быть получение информации, устранение той или иной неопределенности или, напротив, выявление недостатка информации. Поэтому естественным образом цель программы мониторинга может быть направлена на получение информации, связанной с конкретной проблемой и представление информации для различных типов аудитории и ее распространение.

Таким образом, на этапе мониторинга поиск данных должен являться сфокусированным и вестись систематизировано. Это позволяет нам сформулировать функцию мониторинга предприятия, как непрерывное, полное и достоверное наблюдение за происходящими изменениями состояния окружающей среды и его экономико-хозяйственного состояния.

Цель и принципы функционирования системы мониторинга должны оставаться неизменными при любом вариантном исполнении. Более того, система мониторинга должна быть легко совместима с общей системой информационного обеспечения и принятия стратегических управленческих решений.

Обобщая вышеизложенное, будем считать, что мониторинг предприятия – это система непрерывного, полного и достоверного наблюдения за происходящими изменениями состояния окружающей среды и экономико-хозяйственного состояния предприятия с целью последующего диагностирования происходящих воздействий для предупреждения негативных тенденций и обоснованной корректировки положений действующей стратегии.

Руководство предприятия может не только отслеживать важнейшие тенденции развития экономических процессов, но и оперативно оценивать воздействие основных факторов, определяющих возможные изменения этих процессов. Тем самым система мониторинга будет формировать необходимую основу для раннего обнаружения руководством возникающих в деятельности предприятия диспропорций, что позволит повысить эффективность управления.

Основными субъектами системы мониторинга являются: само предприятие, его управление и центральный аппарат, также производственные и вспомогательные подразделения. Участие всех подразделений в мониторинге является обязательным, а руководство предприятия обеспечивает конфиденциальность и достоверность предоставляемой ими информации.

В качестве предметной области мониторинга организации предстают взаимосвязанные процессы управления предприятием. Объектами мониторинга являются тенденции развития внешней среды предприятия, влияющие на устойчивое положение организации и отслеживание динамики показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Система мониторинга предприятия должна включать в себя три основных взаимосвязанных блока, которые базируются на соответствующей методологии: ежемесячный анализ изменения экономической конъюнктуры, позволяющий оценивать в секторе нефинансовых предприятий текущие тенденции в динамике спроса на заемные ресурсы во взаимодействии со спросом и предложением на продукцию и другими факторами; ежеквартальный анализ финансового положения подразделений, позволяющий оперативно оценивать результаты хозяйственной деятельности с позиций формирования источников самофинансирования и потребности в заемных средствах; ежеквартальный анализ инвестиционной активности во взаимосвязи с финансовыми результатами хозяйственной деятельности подразделений, а также спросом и предложением на рынке выпускаемой продукции и капитала.

Сведения, отслеживаемые каждым блоком, входящим в систему мониторинга, можно свести в соответствующие анкеты.

Мониторинг используется как для анализа стратегической ситуации, так и для проверки и контроля новых решений и выступает средством повышения качества стратегического выбора. Он должен решать следующие основные задачи: оценивать эффективность проводимой товарной и финансовой политики с учетом реального развития общеэкономических процессов как по стране в целом, так и в рамках предприятия; оценивать системные риски в отрасли, возникающие, прежде всего, под воздействием структурных сдвигов в реальном секторе экономики; решать практические задачи, связанные с основными функциями производства продукции, в том числе пополнением оборотных средств, запасов и компенсации дополнительных затрат на основе авансового финансирования; проводить анализ и прогноз спроса на производимую продукцию на основе оценки финансовой ситуации на товарных рынках, изменения спроса и предложения на микроуровне, а также изменений инвестиционной активности под воздействием указанных процессов.

Создание системы мониторинга целесообразно осуществлять в два этапа. Первый этап – разработка и апробация пилотного проекта "Мониторинг предприятия" на базе одного из подразделений, например, Планово-экономического управления. Второй этап – создание системы мониторинга на базе остальных подразделений предприятия и обеспечение функционирования системы мониторинга на уровне всего предприятия с макроэкономическими блоками.

Для включения в систему мониторинга конкретных подразделений может использоваться методика определения выборочной совокупности подразделений. На основании данной методики выделяются структурообразующие виды продукции и наиболее важные производства, и производится расчет объема выборочной совокупности в целом по предприятию и в разрезе видов продукции.

В целях анализа получаемой в рамках мониторинга информации должна быть осуществлена отработка методологических подходов и методики обработки анкет и баз данных. На предприятии для этих целей могут быть составлены макеты выходных аналитических таблиц, схем и графиков; разработаны алгоритмы расчета каждого показателя выходных аналитических таблиц. Также необходимо четко определить основные направления анализа изменений экономического состояния, финансовой ситуации и инвестиционной активности.

Система мониторинга должна не просто решать вопросы накопления данных и выдачи отчетов. Главное ее назначение – обеспечение лиц, принимающих управленческие решения, такой информацией, которая помогала бы выбрать наиболее оптимальный вариант решения стоящей перед предприятием стратегической проблемы.

Необходимым элементом эффективного внедрения системы мониторинга является обучение специалистов соответствующего подразделения вопросам методологии и методики, проведение встреч с руководством основных производственных подразделений предприятия, а также с руководителями вспомогательных подразделений для предоставления ими своевременной и достоверной информации в полном объеме.

В ходе реализации пилотного проекта системы мониторинга ежемесячно должен проводиться анализ экономического состояния предприятия и ежеквартально – анализ инвестиционной деятельности и финансового состояния предприятия. Как правило, сопоставление получаемых уже в рамках пилотного проекта данных с данными основных конкурентов позволяет выявить "болевые точки" в экономическом состоянии предприятия, оценить изменение экономической конъюнктуры в отрасли, сделать оценки влияния на финансовое состояние предприятия ряда факторов, включая инструменты и меры финансовой и производственной политики. После внедрения и апробации пилотного проекта осуществляется создание и развитие системы мониторинга всего предприятия. Это приводит к повышению качественного уровня методологического, методического и других элементов функционирования системы, усилению практической направленности использования результатов мониторинга, синхронизации предоставления данных, а также повышению контроля их достоверности.

После внедрения пилотного и основного проекта может быть создана единая система получения, хранения и обработки первичной информации, полученной от подразделений-участников мониторинга, включая отделы, цеха и центральный аппарат предприятия. Одновременно совершенствуется структура первичной и аналитической информации в рамках системы мониторинга предприятия. Могут быть внесены изменения также в формы и состав показателей конъюнктурной, инвестиционной и финансовой анкет с целью более точного выявления существенных и взаимодополняющих факторов, определяющих динамику экономического состояния организации, приведения количественных показателей анкет в соответствие с изменениями бухгалтерской и статистической отчетности. Должны отрабатываться макеты выходной аналитической информации, совершенствоваться методология тематического и агрегированного анализа на основе информационной базы системы с учетом нормативной, законодательной и внешней экономической информации. В результате совершенствования и дополнительной структуризации система мониторинга расширяется и углубляется. В нее входят показатели, охватывающие более широкий спектр данных. В итоге система мониторинга учитывает не только данные самого предприятия, но и основные макроэкономические показатели.

Использование системы мониторинга в течение определенного периода позволит организации более взвешенно позиционировать себя среди предприятий-конкурентов, а также осуществлять наблюдение и анализ изменения не только своего экономического состояния, но и отслеживать отраслевые тенденции. Это даст возможность разрабатывать эффективную стратегию предприятия, корректировать инвестиционные планы, а также более четко формулировать функциональные стратегии предприятия.