Иванченко А.А.

Донецкий национальный университет экономики и торговли им. Михаила Туган- Барановского

Использование автоматизированных информационных систем для управления персоналом и особенности их внедрения на украинский рынок

Целью работы является ознакомление с имеющимися программными зарубежными модулями для управления персоналом и примерами успешного внедрения их на украинских предприятиях.

Из отечественных ученых наибольший вклад в изучение этого вопроса внесли В. И. Куншенко, Ф. С. Крейчмана, В. Белкина, Ю. Гнездовского, Е. Елизарова, А. Литвина, Н. Комаровой, С. Осипова, А. Самбурского, А. Федченко, Ю. Фокина, Н. Волгина, Л. А. Конаревой, С. Губанова. До сих пор вопрос использования автоматизированных информационных систем является еще не достаточно изученным, но в последнее время в связи с его актуальностью интерес значительно растет.

На сегодняшний день во все сферы управления предпринимательской деятельностью активно внедряются модели информационных систем. Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле. В широком смысле информационная система представляет собой совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать людей необходимой информацией. В узком смысле информационной системой называют подмножество компонентов ИС, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Персонал является одним из ключевых ресурсов любого предприятия, поэтому от грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Управление персоналом - одна из важнейших ключевых категорий современного менеджмента. Эффективное функционирование системы управления персоналом возможно только при условии передовых информационных технологий, базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью и создаются информационные системы.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Подавляющее большинство комплексных корпоративных информационных систем (КИС) зарубежной разработки (впрочем, как и почти все отечественные КИС) построены по модульному принципу и имеют в своем составе модуль управления персоналом, реализующий автоматизированное управление кадрами. Можно назвать такие известные в мире системы, имеющие в своем составе Human Resources (HR) модули, как SAP R/3, Baan, Oracle Applications и др. Cуществуют и автономные программные пакеты управления персоналом, одним из примеров которых является ПО Renaissance CS Human Resources.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты (следует отметить, что эти эффекты присущи всем современным системам управления персоналом, в том числе и наиболее продвинутым отечественным HR-системам).

Организационные эффекты заключаются в следующем: сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием; повышении качества кадровых решений; оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с украинскими законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет: снизить затраты на управление персоналом; повысить производительность труда персонала; оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем: персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия; ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия; подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Безусловно, для распространения этих модулей на украинских предприятиях существуют определенные ограничения. Основными из этих ограничений являются: высокая цена внедрения и поддержки; функциональная избыточность; недостаточная скорость адаптации к динамически изменяющемуся украинскому законодательству (особенно, налоговому); недостаточная полнота локализации интерфейсов.

Тем не менее, в настоящее время зарегистрировано немалое число внедрений (достигающее десятков) HR-систем западной разработки на крупных украинских предприятиях. Но в большинстве случаев, украинские предприятия использует информационные модули для персонала, адаптированные конкретно для него.

Одним из наиболее масштабных (для Украины) примеров внедрения системы управления персоналом Oracle Human Resourсes является System Capital Management (SCM). В компании внедряются модули Human Resources (Кадры) и Payroll (Зарплата). На базе этих двух модулей решаются следующие задачи служб управления персоналом: учет кадров, ведение организационных структур и штатных расписаний, персонифицированный учет для Пенсионного фонда, ведение реестра рабочих мест и их аттестация, табельный учет, расчет зарплат, автоматизированная подготовка отчетности в государственные органы (Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и др.). Отчетность готовится как в бумажном, так и в электронном виде.

На сегодняшний день использование программных модулей для управления персоналом позволяет значительно облегчить работу по координации работы для менеджмента. Несмотря на первоначальную дороговизну подобных программ для крупных украинских предприятий такое нововведение просто необходимо, поскольку значительно оптимизирует расходы на содержание управленческого персонала и упрощает планирование трудовой деятельности на предприятии.