Шипило Е.И., Козлюк В.О. Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов

В настоящее время достаточно стремительно происходит развитие современных управленческих технологий. Предприятия стремительно занимаются разработкой и внедрением систем качества, реинжинирингом, внедрением и оптимизацией бизнес-процессов. Однако описание бизнес-процессов является достаточно сложной и трудоемкой задачей и нуждается в конкретной методологической платформе. Для большинства украинских предприятий сама формулировка «оптимизация бизнес-процессов» является абсолютно новой, именно поэтому компании своими силами не в состоянии разработать свою бизнес-процессную модель по причине отсутствия у них соответствующих специалистов.

Целью работы является теоретическое обоснование сущности реинжиниринга и оптимизации бизнес-процессов.

Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности или, наоборот, "безответственности".

Для построения такой модели необходимо провести анализ бизнес-процессов и структуры компании. Модель может быть представлена как документами - в виде набора схем, описаний процессов и связей между ними, а также инструкций сотрудникам, так и в виде программного обеспечения - корпоративной информационной системы компании.

По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке - реинжиниринге.

Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).

Реинжиниринг - коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на кардинально новые. Цель реинжиниринга - резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений. Реинжиниринг предполагает, что за очень короткое время организация так изменит способ организации своей деятельности (бизнес-модель), что улучшит свои ключевые показатели: стоимость, качество, сервис и темпы на 200-300%.

Выбор метода изменения бизнес-процессов - оптимизация или реинжиниринг - определяется тем, насколько показатели компании отстают от намеченных. Если затраты превышают запланированные на 10-15% или времени на обслуживание клиентов тратится на 10-15% больше, чем хотелось бы - достаточно оптимизации. Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям (например, существенное падение прибыли из-за того, что появились конкуренты, которые обслуживают клиента в 10 раз быстрее).

Оптимизация приходит на смену широко известному «поиску внутренних резервов». Оптимизация бизнес-процессов предполагает использование ряда методических приемов и методов, которые позволяют вовлечь в процесс изменений сотрудников и руководителей предприятий.

Можно выделить следующие цели оптимизации бизнес-процессов: Улучшение качества бизнес-процессов: качества производства товаров и услуг, качества обслуживания клиентов и др. Оптимизация взаимодействия подразделений. Увеличение скорости протекания отдельных процессов: скорость поставок, скорость обработки заявки, скорость сервисного обслуживания и др. Уменьшение количества ошибок при реализации бизнес-процессов: в документах, при передаче информации и проч. Снижение стоимости отдельных операций в бизнес-процессе.

Следует отметить, что оптимизация бизнес-процессов весьма увлекательный процесс, которым можно заниматься бесконечно, не получив при этом должного и очевидного результата. Поэтому прежде чем оптимизировать тот или иной процесс, необходимо очень четко понять и определить, какие цели предприятие ставит перед собой и что получим в результате оптимизации. Это задает параметры работы и ограничивает творчество четкими временными рамками.

В заключении можно добавить, оптимизация бизнес-процессов – это один из инструментов и приемов интенсивного пути развития организации. Это возможность организовать и выстроить деятельность компании так, чтобы максимально эффективно использовать внутренние резервы, заложенные внутри компании.