Головченко Н.В., Выхватень В.А. Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятиях розничной торговли

В Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов № 69 нет конкретных рекомендаций относительно проведения инвентаризаций на предприятиях розничной торговли. Но в любом случае руководитель (собственник) обязан спланировать проведение инвентаризации таким образом, чтобы, во-первых, ее проведение не сказалось отрицательно на торговом обслуживании населения, во-вторых, чтобы не было значительного снижения объема товарооборота, в-третьих, данные инвентаризации должны быть максимально точны.

Целью нашей статьи является раскрытие важных аспектов, касающихся особенностей проведения инвентаризации в рознице.

Специфика розничной торговли предполагает: наличие большого количества персонала (продавцы, кассиры и пр.), непосредственно связанного с приемом, хранением и реализацией товаров; большую продолжительность работы торговой точки в течение дня (с раннего утра до 22–23 часов, а часто и круглосуточно).

В таких случаях наиболее приемлема коллективная (бригадная) материальная ответственность как разновидность полной материальной ответственности (ст. 1352 КЗоТ). Она вводится тогда, когда нельзя разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним индивидуальный договор. К началу проведения инвентаризации все материально ответственные лица должны принять на себя полную материальную ответственность.

Еще одной важной особенностью деятельности предприятий в розничной торговле являются большие потоки товаров и наличности. Поэтому предприятия, занимающиеся розничной торговлей (в т. ч. супермаркеты), проводят инвентаризацию в сроки, установленные руководителем торгового предприятия. Инвентаризация в основном проводится после каждой смены, то есть при смене материально ответственного лица, а в случае выявления кражи, порчи или окончания срока пригодности товаров — в день установления таких фактов, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным (п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69).

Инвентаризация розничного предприятия может проводиться тремя способами: с закрытием розничного предприятия; с частичным закрытием розничного предприятия, когда закрывается только отдельный отдел на время инвентаризации; без закрытия розничного предприятия, то есть инвентаризация осуществляется в рабочем режиме.

Что касается первого способа, то он прост, но экономически не выгоден. В данном случае участие в инвентаризации принимают все работники предприятия.

При втором способе для проведения инвентаризации выбирается удобное время. Для круглосуточно работающего розничного предприятия наилучшим будет время, когда поток покупателей минимальный, то есть приблизительно начиная с часа ночи и до шести часов утра.

Инвентаризация на предприятиях розничной торговли проводится на основании распоряжения (приказа) руководителя, который составляется в произвольной форме. Приказом назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем.

Согласно подпункту 11.2 Инструкции № 69 на предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства на основании приказа руководителя предприятия создаются также рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, механика, товароведа, экономиста, бухгалтера и других работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, назначившим инвентаризацию.

До начала инвентаризации по требованию рабочей инвентаризационной комиссии материально ответственное лицо составляет отчет на дату проведения инвентаризации и дает расписку, которая включается в заглавную часть инвентаризационной описи.

Инвентаризационная комиссия отражает фактическое наличие товарно-материальных ценностей в инвентаризационной описи по форме № М21 с указанием наименования, сорта, вида, номенклатурного номера, цены, фактического количества и суммы остатка товарно-материальных ценностей.

После заполнения документов инвентаризационная комиссия и материально ответственное лицо подсчитывают количество порядковых номеров на странице, количество натуральных единиц (без учета того, что они разные, — кг.; м; шт. и т. д.), записывают их прописью и заверяют подписями.

Подпунктом 11.8 Инструкции № 69 предусмотрен следующий порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей: их обмер, подсчет, перевзвешивание осуществляются в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допускается беспорядочный переход членов комиссии от одного вида ценностей к другому. При хранении товаров в разных изолированных помещениях инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После инвентаризации вход в помещение пломбируется, а комиссия переходит в следующее помещение; количество товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться по документам при условии обязательной проверки части такого товара; на приходных документах на товар, принятый в ходе инвентаризации, материально ответственное лицо делает отметку «после инвентаризации» в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью председателя со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти товары; на расходных документах на товары, отпущенные со склада во время инвентаризации (с разрешения руководителя и главного бухгалтера), в присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее председателя делается отметка, и они заносятся в отдельную опись в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших в ходе инвентаризации.

Следует отметить, факт, что обычно весь товар в розничном магазине имеет штрих-коды, что значительно облегчает процедуру учета вообще и инвентаризации в частности. Считывание штрих-кодов заменяет обычный подсчет, а значит сокращает время инвентаризации и количество возможных ошибок.

В соответствии с пунктом 11.6 Инструкции № 69 после окончания инвентаризации, но до открытия магазина (склада, кладовой, секции) проводятся контрольные проверки инвентаризации, при которой проверяются наиболее ходовые товары. При выявлении значительных отклонений данных инвентаризационных описей и данных контрольной проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения новой сплошной инвентаризации.

Оформленные инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для выведения результатов. В случае выявления расхождений составляется «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств» (ф. № инв-19, утвержденная постановлением № 641). Результаты инвентаризации должны быть утверждены руководителем предприятия и отражены в бухгалтерском учете в том месяце, в котором закончилась инвентаризация.

При выведении результатов могут быть выявлены недостачи и/или излишки товаров. Регулирование недостач и излишков осуществляется в следующем порядке (п. 11.12 Инструкции № 69): взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы возможен только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что эти излишки и недостачи образовались у одного материально ответственного лица и за один проверяемый период; если в результате такого взаимозачета стоимость недостающих товаров больше стоимости излишних, то разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц. Если виновные в пересортице не установлены, такая разница относится на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При этом в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть исчерпывающие объяснения причин, из-за которых разницы не могут быть отнесены на виновных лиц; если в результате взаимозачета стоимость излишних ценностей оказалась больше стоимости недостающих, то в этом случае разница относится на увеличение остатков ТМЦ и результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

При выведении результатов инвентаризации товаров в розничной торговле необходимо в обязательном порядке учесть стоимость потерь в пределах норм естественной убыли, которую необходимо списать на расходы в соответствии с пунктом 20 П(С)БУ 16.

Итак, несмотря на то, что на сегодняшний день не разработаны единые методологические требования к порядку проведения инвентаризации в розничной торговле с учетом особенностей данной отрасли, каждый руководитель, опираясь на действующую нормативную базу, может организовать инвентаризацию товарно-материальных с учетом различных аспектов деятельности своего предприятия, что позволит избежать негативных последствий деятельности и обеспечить сохранность материальных ценностей, а также изъятие в полном объеме суммы нанесенного ущерба при возникновении такового.

ЛИТЕРАТУРА КЗоТ – Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. Инструкция № 69 – Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69. Постановление № 241 – постановление Государственного комитета СССР по статистике «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г. № 241. Еженедельник «Главбух» № 19 (570) апрель 2008 г., стр. 8 Еженедельник «Главбух» № 61 (612) ноябрь 2008 , стр. 33