Ягмур Е. А., Павлова А. С

Особенности документального обеспечения бухгалтерского учета

В отличие от оперативно-технического и статистического учета бухгалтерский учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности юридических лиц основывается исключительно на применении метода документирования. Этот метод предусматривает сплошное и непрерывное документирование всех хозяйственных операций, которые осуществляются в деятельности предприятий, учреждений и организаций.

Однако ряд проблем на данный момент остаются до конца не решенными и нуждаются в дальнейшем их рассмотрении, что обуславливает актуальность темы исследования.

Целью статьи является критический анализ формирования документального обеспечения деятельности предприятия и разработка на его основе предложений по совершенствованию организации процесса документирования.

Основанием для бухгалтерского учета деятельности предприятия, которая состоит из хозяйственных операций (действия и события, которые вызывают изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия), являются первичные документы. Информация, содержащаяся в первичных документах, которые составляются во время осуществления или непосредственно по окончании хозяйственной операции и фиксируют факт ее осуществления, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета. Данные регистров на конец отчетного периода служат основой составления финансовой отчетности предприятия, которая является главным источником необходимой информации пользователям на постоянной основе [2].

Очевидно, что каждая упорядоченная система предусматривает применение определенных правил, норм и порядков, которые закрепляются соответствующим нормативным документом для общего пользования.

При документировании хозяйственных операций и отображении их в регистрах бухгалтерского учета следует обеспечить выполнение определенных требований и правил. Главные и принципиально важные условия и требования, которых нужно придерживаться для обеспечения достоверности и обоснованности записей в бухгалтерском учете, закреплены в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (с изменениями и дополнениями).

Документированием хозяйственных операций занимаются не только работники бухгалтерской службы предприятия, а в первую очередь те, кто осуществляют хозяйственные операции и дают поручения или разрешения на их проведение (должностные лица производственных, технологических, инженерно-технических и организационно предписывающих служб и подразделов предприятия). При этом руководитель предприятия, организации обязан обеспечить документирование всех хозяйственных операций, связанных с получением и распределением доходов, разными расходами, изменениями в составе и состоянии имущества, обязательств, капитала и тому подобное [3].

Графиком документооборота целесообразно предусмотреть оптимальное количество подразделов и исполнителей, через которых проходит каждый первичный документ, минимальный срок его пребывания в подразделении. Это способствует улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации, своевременному составлению бухгалтерской, статистической, налоговой и внутрипроизводственной отчетности.

Перенесение информации с первичных документов в учетные регистры осуществляется в меру их поступления к месту обработки (бухгалтерия, вычислительная машина), однако не позже срока, который обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов по налогам, обязательных отчислений в государственные целевые фонды.  Ответственность за правильность записей в учетных регистрах возложена на тех, кто составил и подписал эти регистры [1].

Для должного и упорядоченного хранения документы, которые прошли обработку, комплектуются в разрезе учетных регистров в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются. Регистры и отчеты подлежат обязательному хранению и передаче в архив [4]. Сроки хранения документов, установленные Перечнем типичных документов, уменьшению не подлежат. Все правила и требования при составлении, передаче и хранении первичных документов должны быть закреплены в обязательном порядке в Приказе (положении) об учетной политике на предприятии. Данным документом регламентируются виды и формы используемых документов, сроки их хранения, способ ведения, график их передвижения на предприятии.

В данной статье были рассмотрены некоторые правила ведения документооборота. Соблюдение основных условий и требований упорядочивания первичных документов на предприятии позволит бухгалтеру быстро и качественно предоставлять всю необходимую информацию о деятельности предприятия, начиная от внутренних пользователей и заканчивая внешними, такими как налоговая служба, инвесторы и прочие заинтересованные лица. Учетная информация - это основа для принятия управленческих решений.

Литература:

1. Білуха М. Т. Теорія бухгалтерського обліку. Підручник. К.: Київський ДТЕУ, 2000.-692 с.

2. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку. Підруч. для студ.вузів.- 2-е вид.перераб. і доп.- Житомир.2000.- 356 с.

3. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шигун М. Н., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. – Житомир.2001.- 576 с.

4. Івахненков С. П. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку.- К.: Знання. Прес, 2003.- 235 с.

5. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 2-ге вид. доповнене та перероблене. – К.: Алерта, 2007. – 954 с.