Харитонова А.В, Новикова Ю.В.

Человеческий фактор и профессионализм при организации и ведении процесса учета

В настоящее время уже трудно представить себе работу бухгалтера без использования компьютера и специализированной программы. Компьютер взял на себя выполнение всех арифметических операций, облегчил работу с первичными документами, максимально приблизив их электронный вид к привычным бумажным носителям, взял на себя составление отчетов и, наконец, позволил организовать работу нескольких пользователей при решении одной задачи.

Из-за небрежности  в  бухгалтерском  учете  предприятие  может  сильно пострадать или даже потерпеть крах.  Примеров тому очень  много.

Современную систему управления организацией  отличает довольно сложная информационная система. Это связано, прежде всего, с обилием внешних и внутренних информационных потоков, разнообразием видов информации, циркулирующей и информационной системе управления. В общей совокупности экономической информации этой системы половины ее объема составляют данные бухгалтерского баланса.

Специфической особенностью бухгалтерской информации по сравнению с другими видами экономической информации является разнообразие ее пользователей.

Бухгалтерская информационная система взаимодействует с  другими информационными системами как внутри предприятия, так и за его пределами.

Взаимодействие бухгалтерской информационной системы с внутренними системами

Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает экономить средства и строить более эффективный бизнес. Именно по этой причине у каждого бухгалтера на персональном компьютере должна использоваться справочно-правовая система.

Справочно-правовые системы стали удобным инструментом для работы бухгалтера с законодательством. Любой специалист, которому по роду деятельности приходится постоянно принимать решения, связанные с применением законодательства, знает, как трудно иногда бывает определить (даже обладая полным набором нормативных документов), какой нормой права надо руководствоваться в том или ином случае.

Планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия тесно связано с конечными результатами производства, важнейшим из которых в условиях рыночных отношений является общая прибыль или совокупный доход, что требует усиления роли финансов в достижении этих показателей.

На предприятии так же существуют системы планирования производства, выдачи рабочих (сменных) заданий участкам и каждому работнику, учёта перемещения сырья и готовой продукции. Имеется система управления, которая работает как информационная и дает возможность управлять производственными заданиями в реальном времени. Данная система предназначена прежде всего для руководства, в качестве инструмента управления производством.

Система маркетинга является необходимой на каждом производственном предприятии.

Маркетинг - это не простой процесс, а сложная комплексная деятельность: начинается исследования возможностей производства  продукции, системы материально-технического обеспечения, финансовых ресурсов и условий их использования и т.д. Следовательно, процесс маркетинга начинается с рынка и заканчивается на нем. Причем работа по рынку не заканчивается после продажи продукции, а продолжается еще в период послепродажного обслуживания.

Автоматизированный учёт кадров на предприятии позволит не только контролировать поток кадров, но и эффективно оценивать кадровую ситуацию на рынке, иметь кадровый резерв.

Система делопроизводства является неотъемлемой частью бухгалтерской информационной системы. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемов и характером взаимосвязи данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями и с физическими лицами.

Взаимодействие и взаимоотношение бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом предприятия, государственными органами, кредиторами и инвесторами повышает уровень требований к профессиональной компетентности бухгалтера.

Бухгалтер теперь должен не только владеть теорией и практикой бухгалтерского учета, но и иметь навыки работы в конкретной бухгалтерской информационной системе, уметь подготовить информацию для информационных систем внешних пользователей.

Информационная взаимосвязь бухгалтерской системы с информационными системами  внешних пользователей представлена на схеме 2.

Схема 2

Взаимодействие бухгалтерской информационной системы с внешними системами

Ввиду множественности категорий внешних пользователей финансовой отчетности информационные потребности и цели, отвечающие их конкретным интересам различны.

Одной из основных внешних информационных систем является система налоговых органов.

Любое предприятие имеет обязанность сдавать ежеквартально бухгалтерскую и налоговую отчетность, в сроки установленные законодательством Российской Федерации, в независимости от того велась финансово-хозяйственная деятельность или нет.

Другой внешней системой является информационная система Пенсионного Фонда. Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» действует с 1 января 1997 года на всей территории Российской Федерации.

Для организации информационного взаимодействия между информационной системой ПФР и бухгалтерскими информационными системами предприятия применяется программа «Камин», с помощью которой бухгалтерия предприятия подготавливает  на магнитных носителях информацию, необходимую в Пенсионный Фонд.

Информационные системы органов статистики собирают информацию о хозяйственной деятельности предприятия для обобщения ее на макроэкономическом уровне. Информационное взаимодействие между государственной статистической информационной системой и системами бухгалтерского учета предприятия осуществляется благодаря использованию пакетов прикладных программ подготовки и первичной обработки статистических отчетов на уровне предприятия, организации.

Банк - непосредственный пользователь бухгалтерской и налоговой отчетности. При получении кредита просто необходимо представить в банк бухгалтерскую отчетность. На основе ее банковские работники просчитывают платежеспособность предприятия, финансовую устойчивость в случае форс-мажорных обстоятельств, а на основе проведенного анализа выносят свое решение - выдать кредит или нет.

Акционеры изучают  информацию о прибыльности предприятия, изменении собственного капитал и стремятся извлечь выгоду в виде дивидендов за счет повышения рыночной стоимости акций как потенциального дохода.

Инвесторы  рассматривают отчетность с позиции выгодности вложения собственных средств, поэтому их интересы затрагивают наиболее широкие сферы финансовой информации – рентабельность, структуру капитала, финансовую устойчивость, дивидендную политику предприятия. Существующие и потенциальные партнеры по бизнесу оценивают его финансовое положение, изучают отчетность с целью поиска новых возможностей сотрудничества.

Аудиторские фирмы  в своем заключении подтверждают степень достоверности и содержательности предоставленной информации при оценке качества: данные отчетности должны быть не только полными и достоверными, но и прозрачными, интерпретируемыми при оценке качества менеджмента, отчетность не должна иметь искажений.

Государственные органы изучают финансовые отчеты в целях контроля за динамикой цен и движением акций, наблюдением темпов экономического развития, совершенствования методов учета и формирования отчетности; профсоюзные органы – для определения своих требований в части заработной платы и соблюдений трудовых соглашений; информационные агентства и представители прессы – для подготовки обзоров, оценки тенденций развития организации при сравнительном анализе результатов деятельности различных компаний и расчете обобщающих показателей, характеризующих рейтинг хозяйствующих субъектов.

Для современных систем управления крупным предприятием  характерно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпоративных систем.

Комплексная система автоматизации управления предприятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный рыночный цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов. В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной системы предприятия и последующей корректировки планов. Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение.

Немыслим бухгалтерский учет без пакета прикладных программ, так как объем данных достаточно велик, обработать всю первичную документацию вручную просто не возможно, всегда есть риск пропустить ту или иную фактуру, ошибиться в арифметических подсчетах. Неправильно составленная счет-фактура или платежное поручение может вызвать задержку поставки сырья, а как следствие простой и неоправданные убытки.

К выбору программного обеспечения нужно относится крайне внимательно.

Для целей бухгалтерского и налогового учета  применяются несколько   наиболее используемых программных продуктов, которые представлены на схеме 3.

Схема 3

Используемые программные продукты для ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности

Остановимся подробнее на возможностях каждого программного продукта и проследим их взаимосвязь с друг с другом.

Схема 4.

Автоматизация разделов бухгалтерского учета с помощью программы «1С:Бухгалерия»

Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В  программу вводятся все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Документы  могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени. «1С:Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим вести учет  без дополнительных добавок и настроек.

Программа для расчета заработной платы «Камин» является необходимой на предприятиях, где численность персонала достаточно высока. Ведение бухгалтерского учет расчетов по оплате труда с персоналом вручную займет достаточно долгий промежуток времени. Данная программа является достаточно новой на рынке программных продуктов. «Камин» имеет одну особенность – несмотря на достаточно узкую специализацию, позволяет охватывать достаточно большой объем данных. Алгоритм работы в программе достаточно прост. Он определен на схеме 5.

Схема 5

Алгоритм формирования заработной платы и отчислений по налогам с помощью программы «Камин»

На первом этапе при расчете заработной платы вводится табель учета рабочего времени по каждому работнику. На следующем этапе формируется общий фонд заработной платы со всеми надбавками: районный коэффициент и надбавка за стаж. Параллельно формируется свод удержаний по исполнительным листам. Заработная плата формируется по каждому работнику нарастающим итогом с начала года, для того чтобы правильно исчислить и удержать налог на доходы физических лиц по каждому работнику. Конечным этапом является формирование свода отчислений в бюджет и во внебюджетные фонды.

Схема 6

Формирование годовых и квартальных отчетов при помощи программы «Камин».

Формирование отчетов по заработной плате  в программе «Камин» занимает буквально одну минуту, что значительно экономит время.

«Налогоплательщик» применяется для формирования всех форм бухгалтерской отчетности, которые представлены в таблице 7.

Таблица 7

Формы отчетности бухгалтерского учета

«Налогоплательщик» позволяет формировать автоматически:

- Декларацию по налогу на прибыль;

- Декларацию по налогу на добавленную стоимость;

- Декларацию по земельному налогу;

- Декларацию по упрощенной системе налогообложения;

- Декларацию на вмененный доход для отдельных видов деятельности.

«Налогоплательщик» достаточно прост в обращении. Как и во всех программных продуктах первоначально создается база предприятия. Затем выбирается  форма баланса или отчет, который требуется создать. На следующем этапе  вводятся числовые данные, а затем производится расчет-контроль. Программа сама рассчитывает сумму налога, проверяет правильность соотношения всех числовых данных. Если имеются какие-либо ошибки, то они подробно расписываются, устранить их не составит труда.

Огромную роль в финансово-хозяйственной деятельности играют налоги. Не вовремя уплаченные, не правильно подсчитанные могут нанести непоправимый урон финансовому состоянию предприятия. Искажение данных бухгалтерской и налоговой отчетности влечет за собой различные штрафные санкции.

Для того чтобы  правильность применить  тот или иной правовой акт или закон как в бухгалтерском и налоговом учете, а так же уследить за изменением в законодательстве на каждом предприятии просто необходимы справочно-правовые системы «Консультант плюс», «Гарант», «Кодекс» и т.д.. Знать все нюансы законодательства просто не возможно, а оно в свое время не стоит  на месте, а постоянно изменяется: появляются новые законы, изменяются ставка налога, меняются значения различных коэффициентов и ставок, период уплаты налогов, сроки сдачи отчетности.

Справочно-правовые системы помогают быстро найти ответ на интересующий  вопрос в любой области, помогают при решении спорных вопросов и ситуаций.

Программа «Контур-Экстерн» создана для передачи отчетности через Интернет. Благодаря этой программе, не надо тратить время на отстаивание огромных очередей в налоговой службе в отчетный период. В программу загружают нужный отчет, заверяют его электронно-цифровой печатью предприятия и отправляют,  получая подтверждение специализированного оператора связи.

Теперь очевидно, что в формировании бухгалтерской и налоговой отчетности задействовано несколько программных продуктов, для того чтобы пользователи отчетности могли получить достоверные данные и интересующую информацию в полном объеме и в кратчайшие сроки.

Стратегия и контроль является ключевыми составляющими в деятельности любого успешного предприятия. Стратегия определяет цели предприятия. Контроль обеспечивает достижение этих целей.

Первым шагом на пути достижения прибыльности является организация системы бухгалтерского учета, обеспечивающей данные для формирования правдивой и полной отчетности. При надлежащем использовании отчетных документов они станут инструментом финансового планирования, системой раннего оповещения, индикатором проблем и генератором решений. При непоследовательном использовании или неиспользовании вообще они бесполезны, при неправильном использовании – опасны. Вводящая в  заблуждении отчетная информация может привести к принятию неадекватных решений.

Бухгалтерский и налоговый учет на предприятии должен быть организован  с применением различных пакетов прикладных программ, что позволяет минимизировать риски различных ошибок по вине бухгалтера и  навести порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции.

Программные продукты  взяли на себя выполнение всех арифметических операций, ускорили документооборот первичной документации.

Для того, что бы эффективнее использовать пакеты прикладных программ необходимо обучить каждого бухгалтера всем  программным продуктам, применяемым на предприятии. Это позволит организовать работу  более слажено, особенно в том случае, если бухгалтер отвечающий за определенный участок отсутствует на своем рабочем месте.

Так же повысить качество бухгалтерского и налогового учета в условиях автоматизации  позволит привлечение к работе новых бухгалтеров-аналитиков, которые знают каждый программный продукт и его возможности.

В настоящее в России  идет процесс реформирование бухгалтерского учета и максимального приближения его к международным стандартам.

Поэтому рассмотрение вопроса формирования годовой бухгалтерской отчетности никогда не потеряет своей актуальности, тем более в современных условиях развивающегося рынка.

Абакан, июнь 2009.