Камдин Алексей Николаевич, Шибилева Ольга Викторовна

Учет движения материальных запасов и его совершенствование (на примере ООО «Строй-Лайн», РФ, Республика Мордовия, г. Саранск)

Основными источниками поступления сырья и материалов в ООО «Строй-Лайн» являются промышленные предприятия, торговые и посреднические организации, подотчетные лица, закупающие материалы за наличный расчет.

Так, ООО «Строй-Лайн» приобрело 5 тонн проката оцинкованного в рулонах, договорная стоимость которых составляет 259747,5 рублей (в том числе НДС – 39622,5 рублей). Материальные запасы оплачены 28 апреля, принято к учету 5 мая. Организацией были оплачены услуги транспортной организации по доставке материальных запасов в сумме 35 400 рублей (в том числе НДС - 5 400 рублей).

Если говорить про субсчета счета 10 «Материалы» применительно к ООО «Строй-Лайн», то на исследуемом предприятии к данному счету открываются следующие субсчета:

10/1 – сырье и материалы;

10/2 – покупные полуфабрикаты;

10/3 – топливо;

10/4 – запасные части;

10/5 – строительные материалы;

В бухгалтерском учете ООО «Строй-Лайн» приобретение партии проката оцинкованного будет отражаться записями, приведенными в таблице 1.

Таблица 1 - Корреспонденции счетов по приобретению материальных запасов

 Таким образом, фактическая себестоимость 1 кг проката оцинкованного в рулонах, сформированная в бухгалтерском учете, составляет 50,03 рубля (220125 рублей +  30 000 рублей)  / 5 000 кг.

Для получения грузов экспедитору или другому лицу, с которым предприятие заключило договор о материальной ответственности, выдается распоряжение на получение груза и доверенность, которая, как документ строгой отчетности, регистрируется в особом журнале.

В случае установления повреждений контейнера или упаковки, а также недостачу числа мест проводится проверка груза. Выявленные недостача и порча материальных ценностей оформляются актом о приемке материалов в 3-х экземплярах, на основании которого в последующем предъявляется претензия транспортной организации или поставщику. Если возникла недостача в пределах норм естественной убыли в пути, то это фиксируется в транспортной накладной.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материальных запасов не соответствует данным счета поставщика, прием материальных запасов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материальных запасов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Прием материалов может осуществляться представителями ООО «Строй-Лайн» непосредственно на складе поставщика. В этом случае представитель предприятия обязан предъявить доверенность и документ, подтверждающий его личность. При отпуске материальных запасов доверенность сдается, а представителю предприятия выдаются необходимые сопроводительные документы (счета, накладные, сертификаты).

Операции по доставке приобретенных материальных запасов, их погрузке и выгрузке включаются в себестоимость заготовленных материальных запасов (дебет счета 10 «Материалы» кредит счетов 23 «Вспомогательные производства», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») в зависимости от вида расходов.

Уплачиваемый при приобретении материалов НДС отражается в учете по субсчету 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам», только если он выделен в расчетных документах отдельной позицией (дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

Материальные запасы могут также поступать в ООО «Строй-Лайн» от подотчетных лиц в порядке закупки мелких партий за наличный расчет (дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются составляемый подотчетным лицом авансовый отчет, товарный чек и акт (справка).

Также поступление может возникнуть вследствие выбытия пришедших в негодность основных средств (дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы») или изготовления собственными вспомогательными производствами (дебет  счета 10 «Материалы» кредит счета 23 «Вспомогательные производства»).

Материалы со складов ООО «Строй-Лайн» отпускаются для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.

Отпущенные в производство и на другие нужды материальные запасы списывают с кредита счета 10 «Материалы» в дебет соответствующих счетов издержек производства (счета 20-29) и на другие счета в течение месяца. Корреспонденции счетов по отпуску материальных запасов приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Корреспонденция счетов по списанию материальных запасов

Отпуск материальных запасов, списываемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами, требованиями-накладными.

Лимитно-заборные карты выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на один вид материальных запасов и сроком на один месяц. В них указывают: вид операций, номер склада отпускающего материалы, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материальных запасов, единицу измерения и лимит месячного расхода материальных запасов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующим нормам расхода.

Сверхлимитный отпуск материальных запасов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению генерального директора ООО «Строй-Лайн», главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов.

Основным направлением отпуска материальных запасов в ООО «Строй-Лайн» является отпуск со склада предприятия на изготовление продукции (дебет счета 20 «Основное производство» кредит счета 10 «Материалы»).

Продавец (поставщик) учитывает по дебету счета учета расчетов в корреспонденции с кредитом счета учета прочих доходов и расходов следующие суммы, подлежащие оплате покупателем: стоимость отгруженных (отпущенных) материальных запасов по договорным ценам; налог на добавленную стоимость в размерах, установленных законодательством.

Списание материальных запасов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материальных запасов: товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др. (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» кредит счета 10 «Материалы»).

Предметом деятельности ООО «Строй-Лайн» является производство строительных материалов. Учитывая особенности производственной деятельности предприятия в целях рациональной организации учета материальных запасов необходимо разработать направления совершенствования учета их движения, которыми должны быть:

1. Автоматизация учета материальных запасов в кладовых. Материальные запасы, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготавливаемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету и контролю материальных запасов на основе программного продукта 1С-предприятие. Он базируется на создании и  ведении информационной базы о наличии материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

Функции 1С-бухгалтерии по учету материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций: автоматизация документирования первичной информации; оперативное управление, контроль за наличием и движением материальных запасов; расчет себестоимости материальных запасов.

2. Разработка и внедрение структуры номенклатурных номеров

В ООО «Строй-Лайн» отсутствует структура номенклатурных номеров. Поэтому, необходимо в учете материальных запасов анализируемого предприятия разработать структуру номенклатурных номеров. Это было бы рационально для облегчения и сокращения рабочего времени учетного работника, обрабатывающего первичные документы по движению материальных запасов. Необходимо разработать девятизначную структуру номенклатурных номеров, из которых: три первых знака образуют номер балансового счета, четвертый - номер субсчета, пятый - номер группы материальных запасов, шестой и седьмой - номер подгруппы в каждой группе, два последних - порядковый номер материального запаса в подгруппе. При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, подразрядная и комбинированная. Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материальных запасов. Некоторое количество шифров следует резервировать для запасов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера (кода) вновь поступившим запасам производится бухгалтерией или отделом снабжения (маркетинга).

3. Введение дополнительного контроля за наличием материальных запасов.

Введение дополнительного контроля за наличием материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в данной области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного вида материальных запасов, повысит дисциплину использования материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования материальных запасов по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

4. Повышение эффективности использования материальных запасов предприятия. Необходимо провести ряд конкретных преобразований, а именно: приобрести специальную мерную тару, оснастить места хранения материальных запасов весовыми средствами, привести в соответствие хранение товарно-материальных ценностей как на складах, так  и в местах открытого  хранения.

В целях предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и обеспечения сохранности материальных запасов необходимо разрешать отпуск материальных запасов строго по лимитно-заборным картам, отражающим расход материальных ценностей на определенный вид работ или выпускаемую продукцию.

Эффективность использования материальных запасов в условиях рыночной экономики предусматривает одну из важнейших задач - экономию материальных запасов.

Совершенствование учета наличия и движения материальных запасов предприятия следует производить по следующим направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу материальных запасов. Отпуск материальных запасов в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках учета материалов производить и внутреннее перемещение ценностей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их автоматизированным отчетом, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, исходя из требований рыночной экономики, совершенствовать методологию бухгалтерского учета материальных запасов. До настоящего времени нет единого мнения о классификации материальных запасов, их оценке в текущем учете, составе отклонений в стоимости материальных запасов и т.д.

В-третьих, следить за тщательным и своевременным проведением инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материальных запасов.

Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и менее трудоемкий учет и аудит за наличием, движение и использованием материальных запасов, а также достичь их экономии.

Повышение эффективности работы предприятия будет во многом обусловливаться изменением уровня материалоемкости товарной продукции. Важное      значение      уделяется      автоматизации      расчетов      по планированию, учету и анализу использования материальных ресурсов.

Исходя из экономического содержания управления материальными запасами, под которым мы понимаем процесс планирования, учета, аудита и анализа  их  использования  и  принятие решений по  разработке  и   осуществлению мероприятий, позволяющих ликвидировать выявленные отклонения, правомерно говорить о создании автоматизированной системы управления  материальными запасами предприятия. Она включает комплексы задач из различных функциональных подсистем.